Wdrożenie systemów Insert Wrocław

W którym momencie wrocławska firma przestaje sobie radzić arkuszem?

Pierwszy sygnał nie dotyczy księgowości, tylko magazynu. Przy kilkudziesięciu zamówieniach miesięcznie arkusz z listą towarów wystarcza, bo jedna osoba pamięta stany. Przy kilkuset ta sama osoba zaczyna sprawdzać dostępność telefonicznie, a klient dowiaduje się o braku po opłaceniu zamówienia.

Drugi sygnał widać na fakturach. Numeracja prowadzona ręcznie ma luki, korekta wystawiona w pośpiechu nie zgadza się z dokumentem magazynowym, a osoba odpowiadająca za sprzedaż spędza pół dnia w miesiącu na łączeniu jednego z drugim. Trzeci to zewnętrzne biuro rachunkowe, które co miesiąc prosi o te same brakujące dokumenty, bo nikt nie ustalił, co dokładnie ma wychodzić z firmy.

Wdrożenie Insertu rozwiązuje wszystkie trzy naraz, pod warunkiem że zaczyna się od rozmowy o obiegu dokumentów, a nie od instalatora.

Jak układamy wymianę danych z biurem rachunkowym?

To jest część, którą we wrocławskich firmach usługowych i handlowych pomija się najczęściej, a która potem generuje najwięcej telefonów. Poniżej zakres, jaki ustalamy przed startem, razem z osobą po drugiej stronie.

Co przekazujecie	Postać	Termin	Kto odpowiada
Sprzedaż z Subiekta	plik wymiany albo dostęp do bazy w trybie odczytu	do trzeciego dnia miesiąca	osoba fakturująca
Zakupy i koszty	skany opisane według ustalonego schematu	na bieżąco	osoba przyjmująca faktury
Dokumenty magazynowe	zestawienie z okresu	przy zamknięciu miesiąca	magazyn
Kadry i płace, jeśli macie Gratyfikanta	eksport list płac i deklaracji	według terminów ZUS	osoba prowadząca kadry
Korekty i dokumenty nietypowe	osobno, z opisem przyczyny	w dniu wystawienia	osoba wystawiająca

Ustalenie tej tabeli zajmuje jedno spotkanie z udziałem biura rachunkowego i zdejmuje z firmy powtarzalną wymianę wiadomości przy każdym zamknięciu okresu. Jeśli prowadzicie księgowość u siebie, w Rewizorze albo Rachmistrzu, ta sama tabela opisuje przepływ wewnętrzny i również warto ją spisać.

Gdzie postawić bazę, skoro nie wszyscy siedzą w biurze?

Insert lubi działać blisko bazy, a zespół pracujący z kilku miejsc jest od niej daleko. Rozwiązaniem nie jest wystawienie portu SQL Server na zewnątrz, choć zdarza nam się takie instalacje zastawać i jest to najkrótsza droga do zaszyfrowania danych sprzedażowych.

Stosujemy dwa układy. Pierwszy to serwer terminalowy: baza i aplikacja stoją razem, a użytkownicy łączą się z pulpitem, więc przez sieć idzie obraz, a nie zapytania. Drugi to tunel do firmy dla osób pracujących z jednej dodatkowej lokalizacji. Przy obu włączamy drugi składnik logowania i ograniczamy dostęp do wskazanych kont, a nie do całej sieci.

Sama maszyna może stać u Was albo w naszym środowisku hostowanym. Decyduje to, czy macie gdzie ją trzymać i kto ma pilnować kopii. Przy jednym stanowisku wystarcza dobrze skonfigurowany komputer traktowany jak serwer, z osobnym dyskiem na bazę i kopią wynoszoną poza biuro.

Co ustawiamy, żeby system zniósł podwojenie zespołu?

Trzy rzeczy, wszystkie tanie na starcie i drogie później.

Pierwsza to role zamiast kont nadawanych po kolei. Handlowiec widzi cennik sprzedażowy i swoich kontrahentów, magazynier stany i dokumenty wydania, osoba fakturująca całość sprzedaży. Marże i ceny zakupu mają najwęższy krąg odbiorców i nie rozszerzamy go dlatego, że komuś raz były potrzebne.

Druga to kartoteka towarowa i schemat numeracji. Kartoteka porządkowana po roku sprzedaży kosztuje wielokrotnie więcej niż ustalona przed startem, bo trzeba poprawić także dokumenty już wystawione.

Trzecia to konto producenta założone na adres w domenie firmy, z dostępem dla więcej niż jednej osoby. Licencja przypisana do prywatnej skrzynki wraca jako problem przy każdym odnowieniu abonamentu i przy każdej wymianie sprzętu.

Czego przy tym wdrożeniu nie robimy?

Nie prowadzimy księgowości i nie ustalamy planu kont ani polityki rabatowej. Konfigurujemy narzędzie zgodnie z decyzją Waszego księgowego albo biura rachunkowego i pokazujemy techniczne konsekwencje każdego wariantu.

Nie zmieniamy działania samego programu i nie piszemy do niego dodatków, bo należą do producenta i jego partnerów. Błąd zgłaszamy w Waszym imieniu, pilnujemy odpowiedzi i wdrażamy obejście, jeśli takie istnieje.

Nie doliczamy marży do licencji. Możemy zamówić je razem z wdrożeniem albo kupujecie je sami, cena pozostaje producenta, a nasza część jest widoczna w kosztorysie osobno.

Serwer, na którym stoi baza, prowadzimy dalej w ramach administracji serwerami, a jeśli chcecie oddać całe IT razem ze zgłoszeniami zespołu, opisuje to obsługa informatyczna firm we Wrocławiu. Pełny opis wdrożeń znajdziecie na stronie krajowej, a termin ustalimy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 7 września 2026