Wdrożenie systemów Insert Rzeszów

Co Insert obejmuje u poddostawcy, a czego nie obejmie nigdy?

Zaczynamy od tej granicy, bo jej pominięcie jest najdroższym błędem w rzeszowskich zakładach obróbczych. Insert prowadzi handel, magazyn, rozrachunki, kadry i księgowość. Nie planuje obciążenia maszyn, nie prowadzi marszrut technologicznych i nie zastąpi systemu produkcyjnego, choćby ktoś bardzo chciał, żeby zastąpił.

Obszar pracy zakładu	Kto to prowadzi po wdrożeniu
zamówienia od odbiorców, terminy i ilości	Subiekt
przyjęcia materiału, stany, wydania, przesunięcia	Subiekt
sprzedaż, faktury walutowe, rozrachunki	Subiekt razem z Gestorem
księgi, deklaracje, ewidencje	Rewizor albo Rachmistrz
kadry, czas pracy, wynagrodzenia	Gratyfikant
sprzedaż wysyłkowa gotowych elementów	Sello NX
harmonogram maszyn, marszruty, programy CAM	poza Insertem, u Was i u dostawcy oprogramowania
kontrola jakości i dokumentacja wyrobu	poza Insertem, choć numery dokumentów da się powiązać

Dwa ostatnie wiersze bywają rozczarowaniem i lepiej przeżyć je przed zakupem licencji niż w trzecim tygodniu wdrożenia. Dobra wiadomość jest taka, że większość podkarpackich poddostawców, z którymi rozmawiamy, potrzebuje uporządkowania właśnie tych pierwszych sześciu wierszy, a produkcję ma opisaną gdzie indziej.

Jak powiązać materiał z dostawą, z której pochodzi?

Przez przyjęcie prowadzone partiami, ustawione przed pierwszym dokumentem, a nie dopisane później. Zwykły artykuł handlowy wystarczy śrubie w magazynie podręcznym. Pręt, blacha czy odkuwka, których pochodzenie odbiorca potrafi sprawdzić po roku, wymagają innej struktury kartoteki, bo inaczej wsad z dwóch różnych dostaw zlewa się w jedną pozycję i rozdzielenie go po fakcie oznacza korekty stanów.

W praktyce ustawiamy to tak, żeby przy przyjęciu dało się zapisać numer z dokumentu dostawcy oraz podpiąć skan dokumentu jakościowego, a przy wydaniu widać było, z której partii schodzi materiał. Sposób zapisu dobieramy do wybranej linii Insertu i sprawdzamy go na Waszych dokumentach przed startem, bo wymagania odbiorców bywają różne i nie każdy potrzebuje tego samego poziomu szczegółu.

Nie nazywamy tego pełną identyfikowalnością wyrobu i nie sprzedajemy Insertu jako narzędzia do niej. To jest ewidencja materiału na tyle dokładna, żeby odpowiedzieć, z jakiej dostawy pochodzi wsad użyty do konkretnego wydania. Reszta łańcucha dowodowego mieszka w Waszej dokumentacji jakościowej, a jak ją utrzymać w środowisku IT, opisuje firma informatyczna Rzeszów.

Co ustawiamy, zanim wyjdzie pierwsza faktura za granicę?

Sześć rzeczy, i wszystkie przed pierwszym dokumentem, bo poprawianie ich po zamknięciu miesiąca zawsze kończy się korektą. Waluta przypisana do kontrahenta, źródło i moment pobrania kursu, cennik prowadzony w walucie kontraktu, stawka właściwa dla dostawy wewnątrzwspólnotowej albo eksportu, komplet danych identyfikacyjnych odbiorcy oraz wydruk w jego języku.

Do tego dochodzi rzecz, o którą podkarpackie zakłady pytają najczęściej, czyli zgodność dokumentu z zamówieniem odbiorcy. Duży kontrahent przemysłowy nie przyjmuje faktury opisanej po Waszemu. Chce swojego indeksu przy pozycji, swojego numeru zamówienia w nagłówku i takiego samego opisu wyrobu, jaki wysłał w zapytaniu. Wszystkie te dane da się trzymać przy kartotece i przy kontrahencie, więc powstają raz, a nie przy każdej wysyłce.

Konfigurację uzgadniamy z osobą prowadzącą księgi, także wtedy, gdy robi to biuro rachunkowe z zewnątrz. Wymiana danych między Subiektem a Rewizorem lub biurem jest częścią wdrożenia, nie osobnym tematem na później.

Co zrobić z obróbką, którą zlecacie na zewnątrz?

Opisać ją dokumentem, zamiast udawać, że materiał chwilowo zniknął. Kooperacja jest w podkarpackim łańcuchu dostaw normą, a nie wyjątkiem: hartowanie, azotowanie, anodowanie, malowanie proszkowe czy pomiar na współrzędnościówce regularnie odbywają się poza zakładem, czasem u dwóch podmiotów po kolei.

Ustawiamy to najprościej, jak się da. Kooperant dostaje własny magazyn w systemie, materiał przechodzi tam przesunięciem, więc w każdej chwili widać, ile i czego u niego leży. Powrót wchodzi jako przyjęcie, a faktura za usługę wiąże się z tą samą partią, dzięki czemu koszt obróbki nie rozpływa się w kosztach ogólnych miesiąca.

Rozwiązanie alternatywne, czyli zdejmowanie materiału ze stanu na czas obróbki, zastajemy w co drugiej firmie przechodzącej z arkusza kalkulacyjnego. Działa do pierwszej inwentaryzacji, po której nikt nie potrafi wyjaśnić różnicy, i do pierwszego pytania odbiorcy o to, gdzie fizycznie jest jego zamówienie.

Jak wygląda dzień, w którym przechodzicie na nowy system?

Jest jeden i jest umówiony z góry, zwykle na początek miesiąca albo tuż po inwentaryzacji. Praca w dwóch programach naraz brzmi ostrożnie, a kończy się dwoma niezgodnymi stanami i wystawianiem dokumentów tam, gdzie akurat wygodniej.

Na dzień zero przenosimy stany magazynowe, rozrachunki z kontrahentami, otwarte zamówienia od odbiorców i zamówienia do dostawców oraz kartoteki po uporządkowaniu. Historia sprzed tej daty zostaje w starym programie zabezpieczonym do odczytu, razem z opisem, jak go uruchomić, bo dokumenty trzeba przechowywać dłużej niż trwa umowa z jego producentem.

Pierwszy tydzień prowadzimy w podwyższonej gotowości, ze wsparciem przypisanym do osób, które wystawiają dokumenty codziennie. Materiały ze szkolenia opisują Wasze dokumenty i Wasze ścieżki, nie przykłady z instrukcji producenta, więc osoba przyjęta pół roku później uczy się tego samego, czym pracuje reszta zespołu.

Kto prowadzi te prace, skoro nie mamy biura w Rzeszowie?

Inżynier z naszego biura w Krakowie, przypisanego do obsługi Podkarpacia. Przygotowanie środowiska, instalację silnika bazy, przeniesienie kartotek i testy robimy zdalnie, zanim ktokolwiek wsiądzie w samochód. Na miejscu zostaje to, czego przez sieć zrobić się nie da, czyli urządzenia przy stanowiskach, szkolenie prowadzone rolami oraz obecność w dniu przejścia.

Po wdrożeniu zostaje pytanie, kto pilnuje bazy, kopii i aktualizacji. Możemy zająć się samym systemem albo całym środowiskiem, co opisuje obsługa informatyczna firm Rzeszów, a bieżące sprawy użytkowników przyjmuje helpdesk IT Rzeszów. Zakres i kwotę ustalamy przed startem, po rozmowie umówionej przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 14 sierpnia 2026