Migracja poczty do Microsoft 365 Kraków

Kto dotyka firmowej poczty w tygodniu przeniesienia?

To jest pierwsze pytanie, jakie słyszymy w kancelarii i w spółce rozliczanej przez zagranicznego właściciela, i pada ono wcześniej niż pytanie o termin. Powód jest prosty: skrzynka prawnika, doradcy albo kontrolera zawiera materiał, którego nie wolno pokazać osobie postronnej, a wykonawca przeniesienia jest z punktu widzenia takiej firmy osobą postronną do momentu, w którym zakres jego dostępu zostanie opisany.

W większości ofert ten wątek nie istnieje. Praca opisana jest od strony technicznej, uprawnienia nadaje się na starcie, trzyma przez cały projekt i zwykle zostawia po jego zakończeniu, bo nikt nie pamięta, żeby je odebrać. Środowisko działa, poczta chodzi, a po pół roku okazuje się, że konto założone na potrzeby jednorazowej pracy nadal ma pełne uprawnienia.

Prowadzimy to inaczej, ponieważ w tych branżach rozliczani jesteście nie tylko z wyniku, ale też z przebiegu. Uprawnienia nadajemy na czas jednego etapu, odbieramy je po jego zamknięciu, a każde wejście zostawia ślad w tym samym dzienniku, w którym widać wejścia Waszych ludzi.

Który etap wymaga jakiego dostępu?

Poniżej przebieg typowego przeniesienia rozpisany od strony uprawnień. Kolumna ostatnia jest tu najważniejsza, bo to ona odróżnia pracę rozliczalną od pracy opartej na zaufaniu.

Etap	Co robimy	Czego potrzebujemy	Kiedy to oddajemy
Spis stanu zastanego	wykaz skrzynek, aliasów, adresów zbiorowych i nadawców technicznych	odczyt ustawień, bez wglądu w treść	po zatwierdzeniu wykazu
Przygotowanie środowiska	konta, grupy, zasady logowania, adresy wspólne	uprawnienia administracyjne w nowym środowisku	po przekazaniu środowiska
Kopiowanie historii	przeniesienie wiadomości, folderów i kalendarzy	dostęp pozwalający przenieść zawartość skrzynek	po zamknięciu kopiowania
Zmiany w domenie	wpisy kierujące pocztę i uwierzytelniające wysyłkę	dostęp do panelu rejestratora albo osoba wykonująca wpisy	tego samego dnia
Przełączenie i dogrywka	zmiana kierowania wiadomości i dobranie ostatnich godzin	te same uprawnienia co przy kopiowaniu	po potwierdzeniu prób
Próby po zmianie	wysyłka i odbiór na wskazanych adresach	dostęp do wskazanych skrzynek, nie do wszystkich	po podpisaniu protokołu
Okres kontrolny	wyjaśnianie różnic i pytania zespołu	zwykłe zgłoszenie do helpdesku	dostęp nie jest podnoszony

Wiersz przedostatni bywa źródłem nieporozumienia. Próby wykonujemy na skrzynkach, które sami wskażecie, i na adresach zbiorowych, a nie na losowej korespondencji zespołu. Jeżeli wolicie wykonać je samodzielnie, przygotowujemy listę czynności do odhaczenia i zostajemy przy telefonie.

Co robimy z korespondencją, która jest dowodem?

Ustalamy jej zakres przed pierwszym skopiowanym gigabajtem, bo po przełączeniu jest na to za późno. W kancelarii, w biurze rachunkowym i w spółce, która spodziewa się kontroli, część wiadomości nie jest zwykłą korespondencją, tylko materiałem, który trzeba będzie okazać.

Praktycznie oznacza to dwie rzeczy. Wiadomości przenoszą się z oryginalnymi datami nadania i odbioru oraz z załącznikami w niezmienionej postaci, bo bez tego ich wartość spada. Wskazane zbiory obejmujemy zasadą przechowywania, dzięki czemu sprzątanie skrzynki przed urlopem nie usuwa niczego, co jest objęte sprawą.

Jedną rzecz mówimy przy tym wprost, ponieważ bywa źródłem złudzenia. Zasada przechowywania i archiwum nie są kopią zapasową. Odpowiadają za to, żeby wiadomość dała się odnaleźć i żeby nie zniknęła przypadkiem, a nie za odtworzenie zbioru skasowanego dwa kwartały wcześniej. Niezależna kopia poczty jest u nas osobną usługą i jej koszt podajemy jeszcze przed startem przeniesienia.

Kiedy przełączamy pocztę firmy pracującej pod terminy?

W przedziale, w którym najmniej rzeczy od poczty zależy, a nie w piątek wieczorem z przyzwyczajenia. W kancelarii wyznacza go kalendarz terminów, w centrum usług wspólnych rytm zamknięcia okresu, a w spółce obsługującej ruch turystyczny sezon, który przez kilka miesięcy nie zostawia żadnego spokojnego tygodnia.

Na przygotowanie schodzą zwykle dwa albo trzy tygodnie, przy poczcie, która przez cały ten czas pracuje normalnie. Kopiujemy historię w tle, zakładamy konta, ustawiamy uwierzytelnienie domeny i przygotowujemy uprawnienia do adresów zbiorowych. Kierowanie wiadomości pozostaje nietknięte, więc zespół nie odczuwa niczego.

W samym oknie zmieniamy wpisy i dogrywamy to, co przyszło w ostatnich godzinach. Zaraz potem idzie seria prób: wiadomość od człowieka, odpowiedź na adres zbiorowy, dokument z systemu, który wysyła w imieniu firmy, oraz wysyłka do kilku dużych dostawców. Rano czekamy na pytania od otwarcia helpdesku, czyli od 8:00, i wtedy przychodzi ich najwięcej: profil pocztowy w telefonie, podpis do odtworzenia, reguła sortowania zapisana kiedyś lokalnie i przez to nieprzenoszalna.

Czego przy tym przeniesieniu nie robimy?

Nie porządkujemy zawartości skrzynek za ich właścicieli. Bierzemy stan zastany, więc skrzynka zbierana przez dziesięć lat wygląda po zmianie identycznie i zyskuje wyłącznie na szybkości wyszukiwania.

Nie rozstrzygamy, jak długo macie przechowywać korespondencję. Terminy podaje Wasz zespół albo doradca, a my przekładamy je na ustawienie działające bez udziału człowieka.

Nie przenosimy plików ani uprawnień do dokumentów. Zajmuje się nimi wdrożenie Microsoft 365, prowadzenie środowiska po zmianie Microsoft 365 dla firm, a urządzenia, na których czytana jest przeniesiona korespondencja, wdrożenie Intune. Rozmowę przed przeniesieniem prowadzimy u Was albo w naszym biurze przy Reducie 26a w Krakowie. Datę ustalimy przez formularz kontaktowy, a rachunek za późniejszą opiekę wyliczy kalkulator.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026