Wdrożenie systemów Insert Kraków

Dlaczego w krakowskim biurze rachunkowym rozmowa zaczyna się od dostępu?

Bo to jest pierwsze pytanie, jakie biuro dostaje od własnych klientów, a coraz częściej także od ich audytorów. Firma oddająca księgi na zewnątrz oddaje razem z nimi pełen obraz swojej sprzedaży, marż i wynagrodzeń, więc prędzej czy później pyta, kto po drugiej stronie to widzi. Odpowiedź „nasz zespół” wystarczała jeszcze kilka lat temu i dziś zwykle nie wystarcza.

Do tego dochodzi druga strona tej samej sprawy. W biurze obsługującym kilkadziesiąt podmiotów pracują ludzie, którzy odchodzą, wracają, przejmują klientów po koleżankach i zastępują się w sezonie. Dostęp nadany doraźnie na jeden miesiąc zostaje na trzy lata, bo nikt nie prowadzi listy, z której dałoby się go zdjąć.

Wdrożenie Insertu w takim miejscu nie polega więc na uruchomieniu Rachmistrza i Rewizora na kolejnych komputerach. Polega na ustaleniu, kto pracuje na czyich danych, i doprowadzeniu do tego, żeby dało się to pokazać bez przeszukiwania pamięci zespołu.

Kto ma widzieć którą bazę?

Podział ustalamy przed instalacją, na piśmie, bo później oznacza przepisywanie uprawnień przy kilkudziesięciu podmiotach naraz.

Rola w biurze	Do czego ma dostęp	Czego nie widzi	Gdzie zostaje ślad
Osoba prowadząca księgi klienta	bazy przypisanych jej firm	baz pozostałych opiekunów	logowanie do bazy i wprowadzone dokumenty
Osoba prowadząca kadry i płace	moduł płacowy przypisanych firm	dokumentów handlowych i marż	operacje na listach płac
Właściciel lub kierownik biura	wszystkie bazy oraz raporty zbiorcze	nic, i dlatego to konto jest imienne	pełny zapis, przeglądany okresowo
Osoba zastępująca na czas urlopu	wskazane bazy, na wskazany okres	reszty portfela	nadanie i wygaśnięcie uprawnienia
Pracownik klienta wystawiający dokumenty	wyłącznie własną bazę firmy	wszystkiego, co poza nią	jego własne logowania i dokumenty
Administrator środowiska	serwer, kopie i konta	nie potrzebuje wglądu w treść ksiąg	operacje administracyjne
Konto techniczne integracji	wskazany zakres wymiany danych	pozostałych baz i modułów	zadania wykonane automatycznie

Wiersz z zastępstwem jest tym, na którym najczęściej rozsypuje się cała konstrukcja. Uprawnienie nadane na czas urlopu ma mieć datę wygaśnięcia wpisaną w chwili nadania, inaczej po dwóch sezonach połowa zespołu widzi połowę portfela i nikt nie potrafi powiedzieć, skąd się to wzięło.

Co wydajemy klientowi, który przechodzi do innego biura?

Ustalamy to przy wdrożeniu, a nie przy wypowiedzeniu umowy. Na liście są zwykle trzy rzeczy: kopia bazy w postaci, którą przyjmie kolejne biuro, wykaz dokumentów za okres współpracy oraz informacja o wersji programu i linii produktowej, w której ta baza pracowała. Ostatni punkt bywa pomijany i to on najczęściej zatrzymuje przekazanie, bo baza z linii GT otwiera się inaczej niż baza nexo.

Ustalamy też, co zostaje u Was i na jak długo. Biuro ma własne obowiązki dotyczące przechowywania dokumentacji i nie kończą się one w dniu rozstania, więc archiwum zamkniętych lat prowadzimy dalej, z ograniczonym dostępem i bez możliwości dopisywania czegokolwiek.

Trzecia sprawa jest czysto praktyczna. Przekazanie danych to zwykle kilka godzin pracy, a nie kilka minut, i warto mieć to wycenione zanim ktokolwiek się na nie powoła. Zapisujemy więc w opisie środowiska, jak taka operacja przebiega i ile zajmuje, żeby rozmowa o niej nie odbywała się w tygodniu wypowiedzenia.

Jak pilnować terminów, gdy jest ich kilkadziesiąt w miesiącu?

Przenosimy je z arkusza do systemu, bo arkusz działa dokładnie do pierwszej nieobecności osoby, która go prowadzi. Rewizor i Rachmistrz trzymają obowiązki sprawozdawcze przypisane do konkretnego podmiotu, Gratyfikant terminy związane z zatrudnieniem: koniec umowy na czas określony, badania okresowe, szkolenia. Każda pozycja ma opiekuna i zastępcę, a przypomnienie idzie z wyprzedzeniem do obu.

Osobno pilnujemy tego, co nie jest terminem klienta, tylko Waszym: ważności abonamentów u producenta, wersji programu wymaganej przez kolejne obowiązki sprawozdawcze, w tym KSeF i zmiany w strukturach JPK, oraz dat odnowienia certyfikatów używanych do wysyłki dokumentów. Aktualizację planujemy przed terminem, a nie w tygodniu, w którym wysyłka przestaje działać.

Sama aktualizacja idzie w oknie serwisowym, po wykonaniu kopii, i sprawdzamy ją na prawdziwym dokumencie w jednej bazie, zanim wejdzie do pozostałych. Przy kilkudziesięciu podmiotach różnica między testem a jego brakiem to różnica między jednym telefonem a czterdziestoma.

Co ustawiamy, zanim ktokolwiek zaloguje się do pierwszej bazy?

Kolejność jest stała, bo połowa poprawek robionych po wdrożeniu bierze się z pominięcia tego etapu.

• Spisujemy podmioty razem z formą prawną, zakresem obsługi i osobą prowadzącą.
• Ustalamy schemat nazw baz, żeby po roku dało się je odróżnić bez otwierania.
• Definiujemy role i przypisujemy do nich klientów, zamiast nadawać dostęp pojedynczo.
• Uzgadniamy, co wchodzi do kalendarza terminów i kto jest zastępcą przy każdej pozycji.
• Włączamy kopię wszystkich baz oraz próbę odtworzenia jednej z nich, wybranej losowo.
• Opisujemy sposób pracy spoza biura, razem z listą kont, które mają do niej prawo.

Punkt z próbą odtworzenia jest jedynym, którego nie da się nadrobić później. Kopia, której nikt nigdy nie otworzył, jest w biurze rachunkowym ryzykiem większym niż w firmie handlowej, bo utrata bazy oznacza tu utratę cudzych ksiąg, a nie własnej sprzedaży.

Za co nie odpowiadamy w tym środowisku?

Nie prowadzimy ksiąg, nie ustalamy planu kont i nie rozstrzygamy, jak zaksięgować dokument. Nie zmieniamy działania samych programów ani nie piszemy do nich dodatków, bo należą do producenta. Błędy zgłaszamy w Waszym imieniu, pilnujemy odpowiedzi i wdrażamy obejście, jeśli takie istnieje.

Nie decydujemy też za Was o rzeczach, które dotyczą sposobu prowadzenia biura: kto obsługuje którego klienta, jak długo trzymacie zamknięte lata i czy pracownik klienta ma sam wystawiać dokumenty w swojej bazie. Przygotowujemy warianty i pokazujemy skutki każdego z nich, wybór zostaje po Waszej stronie.

Licencje możecie zamówić razem z wdrożeniem albo kupić bezpośrednio, w obu przypadkach po cenie producenta, a nasza praca stoi w kosztorysie osobną pozycją. Sprzęt, czyli serwer i stacje robocze, kupujecie u dostawcy na własne faktury.

Serwer z bazami prowadzimy dalej w ramach administracji serwerami, zgłoszenia zespołu przyjmuje helpdesk IT w Krakowie, a całe środowisko razem z tymi programami obejmuje obsługa informatyczna firm w Krakowie. Termin ustalimy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026