Wdrożenie Microsoft 365 Kraków

Co się dzieje, gdy zespół przestaje pracować w środowisku centrali?

Krakowski oddział zagranicznej spółki rzadko ma własne środowisko od początku. Ludzie pracują na kontach założonych w dzierżawie grupy, dokumenty leżą w zbiorach centrali, a polski zespół widzi z tego wszystkiego jedynie swój wycinek. Układ jest wygodny i przez lata nikomu nie przeszkadza.

Zmienia się w jednym z trzech momentów. Grupa sprzedaje polską część działalności albo wydziela ją jako osobną spółkę. Zmienia się właściciel i nowy nie zamierza utrzymywać ludzi w środowisku poprzedniego. Albo oddział rośnie na tyle, że utrzymywanie go w cudzej dzierżawie zaczyna kosztować więcej kłopotu niż warte jest wygodą. W każdym z tych przypadków pojawia się data, przed którą trzeba mieć własne środowisko.

Trudność nie polega na jego zbudowaniu, bo to jest praca dwóch dni. Polega na tym, że zespół nie zaczyna od pustego miejsca. Ma za sobą kilka lat pracy, dokumenty w zbiorach, do których po odłączeniu straci dostęp, oraz systemy grupy, z których będzie korzystał dalej, tylko już z zewnątrz. Trzeba to rozstrzygnąć zawczasu, ponieważ w dniu odcięcia nie ma czasu na ustalenia z centralą.

Co zabieramy, co zostaje u grupy, a co powstaje od nowa?

Poniżej podział, przez który przechodzimy razem z Wami i z osobą wskazaną po stronie centrali. Kolumna ostatnia jest w tym zestawieniu najważniejsza, bo część rozstrzygnięć w ogóle nie należy do nas.

Element	Gdzie jest dzisiaj	Co z nim robimy	Kto o tym decyduje
Konta pracowników	w dzierżawie grupy	zakładamy własne, z tym samym składem osobowym	spółka, po stronie kadr
Skrzynki i historia korespondencji	w środowisku centrali	przenosimy zakres, na który jest zgoda	centrala razem z działem prawnym
Dokumenty tworzone przez zespół	zbiory grupy	przenosimy do nowych bibliotek	ustalenie na piśmie przed startem
Materiały wspólne z centralą	zbiory grupy	zostają, dostęp jako gość	centrala
Systemy branżowe grupy	poza dzierżawą	dostęp imienny z zewnątrz	właściciel systemu
Adresy w domenie grupy	domena centrali	przekierowanie na czas przejściowy	centrala
Zasady logowania i przechowywania	narzucone przez grupę	odtwarzamy we własnym środowisku	dział zgodności centrali
Konta administracyjne	u administratorów grupy	powstają od nowa, dwa i imienne	zarząd spółki

Trzeci wiersz zajmuje w praktyce najwięcej czasu i najrzadziej bywa przewidziany w harmonogramie. Odpowiedź na pytanie, czyją własnością jest dokument napisany przez polskiego pracownika w narzędziu grupy, nie jest techniczna i nie podejmiemy jej za nikogo. Naszym zadaniem jest przygotowanie wykazu, dzięki któremu ta rozmowa toczy się na konkretach, a nie na przypuszczeniach.

Jak wygląda okres, w którym pracownik ma dwa konta?

Trwa zwykle od dwóch do sześciu tygodni i jest najmniej wygodnym fragmentem całego przedsięwzięcia. Człowiek loguje się do dwóch środowisk, w jednym ma nowe dokumenty, w drugim historię i systemy grupy, a przełączanie się między nimi męczy każdego pierwszego dnia.

Skracamy ten czas dwiema decyzjami. Data wygaśnięcia dostępu po stronie grupy jest ustalona z góry i znana zespołowi, zamiast być przedmiotem domysłów, bo środowisko utrzymywane bezterminowo zostaje na zawsze. Do tego od pierwszego dnia mówimy wprost, która rzecz gdzie się dzieje: poczta i dokumenty tu, wskazane systemy grupy tam, i nic pomiędzy.

Największym zagrożeniem tego okresu jest praca w dwóch miejscach naraz. Dokument poprawiany raz w starym, raz w nowym zbiorze rozjeżdża się w ciągu tygodnia, a scalanie takich wersji kosztuje więcej niż samo wdrożenie. Dlatego zbiór przeniesiony do nowego środowiska zamykamy po stronie grupy do odczytu tego samego dnia i prosimy centralę o potwierdzenie, że tak się stało.

Jak przekładamy wymagania grupy na ustawienia środowiska?

Traktujemy je jak listę kontrolną i przechodzimy przez nią przed założeniem pierwszego konta. Wymagania bywają spisane w jednym dokumencie, częściej są rozrzucone po korespondencji z działem zgodności i po pytaniach, które ktoś zadał rok wcześniej. Zebranie ich w jedną listę jest pierwszą pracą, jaką wykonujemy.

Każdy punkt trafia do jednej z trzech grup. Pierwsza to ustawienia na kilka minut, na przykład wymóg drugiego składnika logowania albo ograniczenie liczby kont administracyjnych. Druga zmienia projekt środowiska i trzeba ją uwzględnić przed startem, jak okres przechowywania korespondencji czy zakaz udostępniania plików bez terminu. Trzecia grupa jest niemożliwa do spełnienia w wybranym planie licencyjnym i o tym mówimy przed zakupem subskrypcji, a nie po nim.

Na koniec dostajecie opis konfiguracji ułożony w tej samej kolejności, w jakiej przyszły pytania. Dział zgodności w centrali czyta wtedy odpowiedź w swojej własnej strukturze, zamiast dostawać zrzuty ekranu z prośbą o interpretację, a polska spółka nie tłumaczy tego samego dwa razy.

Czego to wdrożenie nie obejmuje?

Nie obejmuje negocjacji z grupą. Przygotowujemy wykazy, pokazujemy skutki każdego wariantu i wykonujemy ustalenia, natomiast rozmowę o tym, co spółka może zabrać, prowadzicie sami.

Nie obejmuje sieci ani sprzętu w biurze. Łącza, okablowanie i wyposażenie stanowisk to osobny projekt pod inną datę, prowadzony z osobą odpowiadającą u Was za lokal.

Nie obejmuje wreszcie włączania narzędzi, których nikt nie będzie używał, tylko dlatego, że znalazły się w wykupionym planie. Rozdzielany zespół ma dość zmian naraz. Przeniesienie skrzynek z dzierżawy centrali opisuje migracja poczty, zasady wymuszane na komputerach i telefonach wdrożenie Intune, a prowadzenie środowiska po rozdzieleniu Microsoft 365 dla firm. Warsztat prowadzimy u Was albo w naszym biurze przy Reducie 26a w Krakowie. Termin umówicie przez formularz kontaktowy, a późniejszy koszt opieki policzy kalkulator.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026