Migracja poczty do Microsoft 365 Kielce

Który tydzień nie nadaje się na przełączenie poczty w kieleckiej firmie?

Firmy, z którymi pracujemy w Kielcach, mają rok podzielony inaczej niż biuro handlowe. Są w nim tygodnie, w których sprzedaż stoi na jednym adresie i jednym terminie: dzień składania ofert w postępowaniu oraz dni, w których zespół pracuje na stoisku targowym zamiast przy biurkach. W obu przypadkach liczba wiadomości rośnie, a odbierają je ludzie, którzy nie mają czasu na logowanie się drugi raz.

Dlatego rozmowę o terminie zaczynamy od Waszego kalendarza, a nie od naszego. Interesują nas trzy daty: najbliższy termin, do którego składacie ofertę, tygodnie wyjazdowe oraz dzień zamknięcia miesiąca w księgowości. Okno przełączenia ustawiamy tak, żeby nie stykało się z żadną z nich, i dopiero wtedy układamy wstecz resztę harmonogramu.

Technicznie przesiadka jest obojętna na porę roku. Kosztowna staje się dopiero wtedy, gdy wypadnie w tygodniu, w którym każde pytanie o hasło zabiera człowieka odpowiadającego na zapytanie ofertowe. Ta jedna decyzja o dacie robi dla spokoju firmy więcej niż cała reszta pracy.

Co przychodzi na adresy wspólne i czym grozi cisza na którymś z nich?

Poniżej adresy, które w kieleckiej firmie budowlanej albo produkcyjnej niosą najwięcej, razem z tym, co przy każdym z nich robimy w trakcie przenoszenia.

Adres	Co przez niego przychodzi	Czego pilnujemy przy przesiadce	Co się dzieje przy ciszy
Oferty i przetargi	zaproszenia, zmiany specyfikacji, terminy	przeniesienie w pierwszej turze, test po przełączeniu	postępowanie idzie dalej bez Was i nikt tego nie zgłosi
Zamówienia	zamówienia klientów, potwierdzenia dostaw	dostęp imienny dla całego działu, historia widoczna od pierwszego dnia	zamówienie wraca do klienta jako niedostarczone
Serwis i gwarancja	zgłoszenia z okresu rękojmi	zasady przechowywania i wyszukiwanie po załączniku	termin z umowy biegnie, choć zgłoszenia nikt nie widział
Kadry i rekrutacja	zgłoszenia ludzi na sezon	wąski krąg odbiorców, dostęp na czas naboru	wakat zostaje otwarty w miesiącu, w którym ruszają place
Adres z formularza na stronie	zapytania spoza stałych klientów	potwierdzenie odbioru, kontrola raz w tygodniu	zapytanie znika bez śladu, bo nikt nie wie, że przyszło
Urządzenia i systemy	skany, raporty, powiadomienia z programów	osobne konto techniczne z własnym uwierzytelnianiem	dokument nie dochodzi, co wychodzi przy zamykaniu miesiąca

Pierwszy wiersz jest tym, przez który ta migracja różni się od migracji w firmie handlowej. Zawiadomienie o zmianie warunków postępowania przychodzi raz, w wyznaczonym terminie, i nikt go nie ponawia telefonem. Adres, na który ma dotrzeć, przenosimy więc przed wszystkimi innymi i sprawdzamy osobno, razem z folderem niechcianej poczty, zamiast zakładać, że skoro reszta działa, to i on działa.

Jak przesiadają się ludzie, których tego ranka nie ma w biurze?

Poranek po przełączeniu wygląda w Kielcach inaczej niż w firmie mieszczącej się na jednym piętrze. Część zespołu jest wtedy na placu, ktoś od świtu jedzie do inwestora, a dwie osoby siedzą kilkaset kilometrów dalej przy stoisku. Zebranie wszystkich w jednym pokoju na godzinę nie jest możliwe i nie próbujemy tego robić.

Zamiast tego dzielimy przesiadkę na tury. Pierwsza to biuro razem z adresami wspólnymi, czyli miejsce, w którym stoi większość ruchu i w którym jesteśmy obecni. Druga, kilka dni później, to ludzie pracujący poza firmą, każdy z krótką instrukcją i wyznaczoną godziną rozmowy telefonicznej. Trzecia zbiera resztę: telefony prywatne z pocztą firmową i programy pocztowe na komputerach, których nikt nie włączał od tygodni.

Przy sprzęcie pracującym poza zasięgiem sieci firmowej dochodzi rzecz, o której łatwo zapomnieć w biurze. Pierwsze pobranie skrzynki na laptopie idzie wtedy przez kartę w modemie, a kilkanaście gigabajtów historii potrafi wyczerpać pakiet transferu w jeden wieczór. Takim urządzeniom ustawiamy pobieranie ograniczone do ostatnich miesięcy i zostawiamy pełne archiwum w przeglądarce, a komplet dociąga się sam po powrocie do biura.

Kto jest u Was w dniu przełączenia i co robi na miejscu?

Inżynier prowadzący przeniesienie. Przygotowanie, kopiowanie historii i ustawienia domeny idą wcześniej przez sieć, bo nie wymagają niczyjej obecności, ale poranek po przełączeniu spędzamy w Waszym biurze. Zaczynamy ten dzień w kieleckim biurze i jesteśmy u Was, zanim usiądą pierwsi ludzie, którzy mają zalogować się na nowo.

Na miejscu inżynier robi to, czego nie da się zrobić z konsoli. Siada z biurem przy pierwszych logowaniach, przestawia urządzenia otwierające panel wyłącznie z klawiatury na obudowie i przechodzi z Waszą osobą kontaktową listę sprzętu wysyłającego pocztę. Skaner w kosztorysowni i sterownik w hali są w tym wykazie równie ważne jak komputery, bo o nich przypomina sobie dopiero zamknięcie miesiąca.

Drugą turę, czyli kierowników pracujących w terenie, prowadzimy telefonicznie i przez sesje zdalne, bo tych ludzi tego dnia w firmie nie ma. Zgłoszenia trafiają wprost do inżyniera prowadzącego przeniesienie, a nie do ogólnej kolejki, i odbieramy je w dni robocze od 8:00 do 18:00. Stara poczta pracuje przez ten czas dalej i nic w niej nie kasujemy, więc do każdej wiadomości prowadzą dwie drogi.

Czego przy tym przeniesieniu nie robimy?

Nie porządkujemy cudzych skrzynek. Foldery nazwane numerami kontraktów zostają z tymi samymi nazwami i tą samą zawartością, tylko szukanie w nich działa szybciej.

Nie ruszamy przy tej okazji plików z serwera projektowego. Zbudowanie środowiska razem ze strukturą bibliotek opisuje wdrożenie Microsoft 365 w Kielcach, bieżące prowadzenie dzierżawy po zmianie Microsoft 365 dla firm, a zabezpieczenie telefonów, na których czytana jest przeniesiona poczta, wdrożenie Intune.

Nie składamy wreszcie wypowiedzenia u dotychczasowego dostawcy za Was. Dajemy zestawienie tego, co zostało przeniesione i sprawdzone, a decyzję o zamknięciu starej usługi podejmujecie sami, kiedy potwierdzicie komplet. Termin przesiadki ustalimy po kontakcie, a koszt późniejszej opieki policzy kalkulator.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 7 września 2026