Automatyzacja procesów w firmie Lublin

Dlaczego faktura czeka na kierowcę, a nie na przewóz

Bo przewóz kończy się przy rozładunku, a dokument potwierdzający go kończy podróż kilka dni później, w teczce za fotelem. Do tego czasu zlecenie jest wykonane, towar stoi u odbiorcy, a w firmie nie ma czym udowodnić, że tak się stało. Faktura czeka więc nie na usługę, tylko na papier.

W lubelskich firmach, które wożą na wschód i wracają po tygodniu, ta różnica jest największa. Kurs zamknięty w poniedziałek bywa opisany dopiero w kolejny piątek, przy czym nikt nie wie, czy dokumentu nie ma, bo kierowca go jeszcze nie przywiózł, czy dlatego, że odbiorca odmówił podpisu i sprawa wymaga rozmowy. Te dwie sytuacje wyglądają w segregatorze identycznie i to jest właściwy koszt papierowego obiegu, nie sam czas przepisywania.

Gdzie dokument przystaje w drodze z rampy do biura

Poniższe zestawienie wypełniamy razem z dyspozytorem i osobą prowadzącą rozliczenia, przechodząc jeden konkretny kurs. Kolumna trzecia jest tą, która decyduje o kolejności prac, bo pokazuje postoje, o których nikt nie mówi na spotkaniu, bo wszyscy je znają.

Punkt na drodze dokumentu	Kto go dziś obsługuje	Ile trwa postój	Co zmienia proces
podpis odbiorcy przy rozładunku	kierowca	chwila, zwykle bez śladu w systemie	zapis z godziną, miejscem i zdjęciem
powrót papieru do bazy	kierowca	od dnia do tygodnia, zależnie od trasy	dokument w biurze zaraz po rozładunku
skojarzenie ze zleceniem	dyspozytor	kilka minut na dokument, więcej przy braku numeru	powiązanie po numerze zlecenia i rejestracji
przekazanie do fakturowania	dyspozytor	oczekiwanie na komplet za dany tydzień	pozycja gotowa, gdy tylko wpłynie potwierdzenie
zebranie danych do rozliczenia kierowcy	rozliczenia	kilka godzin przed terminem wypłaty	zestawienie składane o stałej porze
odpowiedź na pytanie o brakujący kwit	kto akurat odbierze telefon	tyle, ile trwa szukanie	widok kursów bez kompletu papierów

Wiersz ostatni bywa niedoceniany, a to on najczęściej rozstrzyga o zakresie. Telefon od zleceniodawcy z pytaniem o dokument sprzed dwóch tygodni przerywa pracę dwóm osobom naraz i kończy się obietnicą oddzwonienia, po której ktoś przegląda segregator.

Co widać po jednym kursie przejechanym razem z dyspozytorem

Widać, że proces ma dwa różne rodzaje opóźnień i tylko jeden z nich da się zdjąć narzędziem. Pierwszy to czekanie na fizyczny transport kartki i on znika w całości. Drugi to sprawy sporne, czyli odmowa podpisu, uwaga o uszkodzeniu towaru, inna liczba palet niż w zleceniu. Ten drugi zostaje, bo wymaga rozmowy człowieka z człowiekiem, ale zaczyna się dużo wcześniej, jeszcze przy rampie, a nie po powrocie pojazdu do bazy.

Widać też, ile pól w formularzu ma sens. Kierowca stojący przy naczepie wypełni trzy rzeczy i zrobi zdjęcie, a przy siódmym polu zacznie klikać cokolwiek. Dlatego pytamy o to, czego naprawdę potrzebuje rozliczenie, a resztę pobieramy ze zlecenia, które przecież już w systemie jest.

Jak wygląda dzień rozliczeń po zmianie

Dzisiaj zaczyna się od zbierania. Ktoś wyciąga teczki z kabin, ktoś inny prosi kierowców na trasie o przypomnienie sobie szczegółów sprzed dwóch tygodni, a osoba prowadząca rozliczenia składa zestawienie zamiast je sprawdzać. Najgorszy jest moment, w którym okazuje się, że jednego dokumentu po prostu nie ma i nie wiadomo, czy zaginął, czy nigdy nie powstał.

Po zmianie ten dzień polega na przeglądaniu pozycji, które proces sam odłożył jako wątpliwe, bo zdjęcie było nieczytelne albo brakowało podpisu. Reszta jest już opisana. Braku dokumentu nie odkrywa się w dniu rozliczenia, bo zgłasza się on tego dnia, w którym powstał, i trafia do dyspozytora, gdy kierowca jest jeszcze w drodze.

Czego nie wkładamy w ten proces

Decyzji o uznaniu reklamacji i o obciążeniu kierowcy. Narzędzie zbiera zapisy i pilnuje, żeby żaden nie zaginął, natomiast rozstrzygnięcie zostaje przy osobie, która bierze za nie odpowiedzialność wobec zleceniodawcy.

Nie wkładamy też danych, które służą wyłącznie do tego, żeby ktoś miał czym się wykazać, a nikt ich nigdy nie czyta. W starych procedurach transportowych takich pozycji bywa sporo i uczciwiej jest zapytać, komu są potrzebne, niż przenosić je do narzędzia na kolejne lata. Pytanie zadajemy jeszcze przed ofertą, choć zwykle kończy się ono węższym zakresem zlecenia.

Kiedy lepiej zacząć od innego procesu

Gdy firma właśnie zmienia program spedycyjny, bo regułę trzeba by budować dwa razy. Gdy kursów jest kilkanaście w miesiącu i prowadzi je jedna osoba, bo oszczędność nie pokryje kosztu opieki. Oraz wtedy, gdy nikt nie chce rozstrzygnąć, co uznajemy za komplet dokumentów, ponieważ przepływ bez tej definicji będzie tylko szybszym sposobem gromadzenia zdjęć.

W takich sytuacjach zaczynamy zwykle od strony kosztowej, opisanej przy obiegu faktur, albo od odciążenia spedytorów szukających w instrukcjach, czyli od asystenta na Waszych dokumentach. Platformę, na której te przepływy stoją, pokazuje wdrożenie n8n, a zakres bez części lubelskiej opisuje automatyzacja procesów w firmie. Przejazd jednym kursem umawiamy z biura przy Kresowej 6, po rozmowie pod numerem +48 888 777 822 albo przez formularz kontaktowy.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 14 sierpnia 2026