Ochrona poczty i filtrowanie treści Szczecin

Kto naprawdę pisze na Wasz adres zleceń

Skrzynka handlowa firmy produkcyjnej dostaje wiadomości od kilkunastu stałych kontrahentów. Skrzynka zleceń w spedycji dostaje je od wszystkich: stałych zleceniodawców, przypadkowych przewoźników, giełd transportowych, agencji celnych i osób, które adres znalazły w wynikach wyszukiwania.

Ta otwartość jest warunkiem prowadzenia biznesu i nie da się jej zamknąć. Można natomiast sprawić, żeby wiadomość udająca znanego kontrahenta nie wyglądała identycznie jak prawdziwa, a plik z rzekomym zleceniem nie otwierał się bez wcześniejszego sprawdzenia.

W tej branży dochodzi jeszcze jedna rzecz, której nie ma w firmie handlowej. Wiadomość może służyć nie do wyłudzenia przelewu, tylko do podstawienia fałszywego przewoźnika pod prawdziwy ładunek. Skutkiem nie jest wtedy strata kwoty z faktury, tylko strata całego towaru.

Trzy scenariusze, które widujemy w korespondencji przewozowej

Scenariusz	Jak wygląda wiadomość	Co ją zatrzymuje
Zmiana numeru rachunku	pismo od znanego kontrahenta z korektą danych	wykrycie podszycia plus telefon pod numer z umowy
Podstawienie przewoźnika	zgłoszenie do zlecenia z podobnego adresu	weryfikacja nazwy domeny i potwierdzenie w rejestrze
Fałszywe zlecenie	plik z rzekomym zamówieniem i makrem	sprawdzenie załącznika przed dostarczeniem
Podszycie pod zarząd	prośba o pilny przelew poza procedurą	reguła wykrywająca nazwę wyświetlaną
Przejęta skrzynka kontrahenta	prawdziwy adres, prawdziwy wątek	tego filtr nie zatrzyma, zostaje procedura
Faktura za rzekomą usługę	dokument od nieznanego nadawcy	filtr i zasada akceptacji zakupu

Piąty wiersz jest w tej tabeli najważniejszy. Wiadomość wysłana z prawdziwej, ale przejętej skrzynki kontrahenta przechodzi każdą kontrolę techniczną, bo technicznie jest w porządku. Ostatnią kontrolą jest wtedy człowiek i dlatego filtr sam nie wystarcza, o czym mówi program szkoleń i testów.

Co wysyła w Waszym imieniu, choć nikt o tym nie pamięta

Zanim domena trafi do polityki odrzucania, trzeba wiedzieć, co z niej wysyła. W firmie działającej kilkanaście lat lista bywa długa i prawie nigdy nie jest spisana w jednym miejscu.

Poza pocztą firmową znajdujemy zwykle system spedycyjny wysyłający statusy przesyłek, program do fakturowania, formularz kontaktowy ze strony, narzędzie do wysyłek marketingowych sprzed kilku lat, skaner odkładający dokumenty na skrzynkę i urządzenie monitorujące, które wysyła alerty. Każde z nich musi zostać uwzględnione w rekordach, inaczej po zaostrzeniu polityki przestanie docierać do odbiorców.

Dlatego przechodzimy etapami. Najpierw obserwacja i zbieranie raportów, potem polityka pośrednia, na końcu odrzucanie. Skrót tej drogi kończy się zawsze tak samo: pierwszego dnia po zmianie nie dochodzi potwierdzenie zlecenia do największego zleceniodawcy.

Kto pilnuje kwarantanny w firmie pracującej na zmiany

W firmie biurowej wystarcza jeden opiekun, bo poczta i tak czeka do rana. Tutaj wiadomość zatrzymana o dwudziestej drugiej może dotyczyć transportu, który wyjeżdża o szóstej. Dlatego opiekun kwarantanny ma zastępcę z drugiej zmiany, a lista zaufanych nadawców obejmuje wszystkich stałych zleceniodawców od pierwszego dnia.

Ustalamy też, co dzieje się z wiadomością zwolnioną z kwarantanny. Każde takie zwolnienie jest dla nas sygnałem do sprawdzenia reguły, bo powtarzające się fałszywe trafienia oznaczają, że filtr uczy się złych rzeczy. Po miesiącu tych przypadków powinno być zauważalnie mniej i to jedna z liczb w raporcie.

Na co filtrowanie nie pomoże

Nie pomoże na telefon. Rozmowa z osobą podającą się za dyspozytora zleceniodawcy nie przechodzi przez żaden serwer pocztowy i zatrzymuje ją wyłącznie procedura potwierdzania.

Nie pomoże na wiadomość z prawdziwej skrzynki, którą ktoś przejął. Zmniejsza to ryzyko po Waszej stronie logowanie wieloskładnikowe, ale u kontrahenta nie macie na to wpływu.

Nie pomoże też na złośliwy plik uruchomiony z pendrive’a albo pobrany ze strony. Tym zajmuje się ochrona stacji i serwerów, a odporność na najgorszy scenariusz ochrona przed ransomware. Przegląd domeny i skrzynek umówimy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 31 lipca 2026