Ochrona poczty i filtrowanie treści Gorzów Wielkopolski

Dlaczego spis nadawców robi się chodząc po budynku

Wpisy w domenie da się przeczytać z dowolnego miejsca na świecie. Problem polega na tym, że mówią one, komu wolno wysyłać, a nie kto faktycznie wysyła. Tę drugą listę buduje się w firmie, przy ludziach, i za każdym razem jest dłuższa od tej, którą ktoś podaje przez telefon.

W gorzowskich zakładach do listy dopisujemy zwykle te same pozycje. Urządzenie wielofunkcyjne przy księgowości, które skanuje dokumenty prosto na skrzynkę. System magazynowy wysyłający potwierdzenia wydania towaru. Centrala alarmowa raportująca otwarcia bramy. Stary program kadrowy rozsyłający paski płacowe z adresu osoby, która odeszła trzy lata temu. Formularz na stronie, postawiony przez agencję, podpisujący się Waszą domeną, choć wysyła z zupełnie innego serwera.

Każda z tych pozycji przestanie działać w dniu, w którym ktoś włączy odrzucanie niezgodnych wiadomości, i nikt nie połączy jednego z drugim, bo takie wiadomości nie odbijają się z komunikatem. Znikają po cichu u odbiorcy.

Kto w firmie wysyła pocztę poza działem handlowym

Nadawca	Co wysyła	Co się dzieje bez przygotowania
Urządzenie wielofunkcyjne	skany dokumentów do księgowości	skany przestają docierać, nikt nie wie od kiedy
System magazynowy	potwierdzenia wydania i awizacje	kierowca przyjeżdża bez dokumentu
Program kadrowy	paski płacowe do pracowników	pracownicy pytają o wypłatę na korytarzu
Centrala alarmowa i monitoring	powiadomienia o zdarzeniach	alarm zgłasza się w pustkę
Formularz na stronie firmowej	zapytania od klientów	zapytania nie trafiają do sprzedaży
Zewnętrzne narzędzie do wysyłek	oferty i newsletter	kampania ląduje w folderze ze spamem

Pierwszy i trzeci wiersz są najbardziej dotkliwe, bo dotyczą pieniędzy i ludzi. Ostatni jest najczęstszy, bo firmy zamawiające wysyłkę na zewnątrz prawie nigdy nie dostają od wykonawcy informacji, że trzeba dopisać go do domeny.

Co przychodzi do firm handlujących przez granicę

Bliskość przejścia w Kostrzynie nad Odrą i Słubicach oznacza, że w gorzowskich hurtowniach, spedycjach i zakładach korespondencja po niemiecku jest codziennością, a nie wyjątkiem. To zmienia sposób, w jaki pracownik ocenia wiadomość. Przy tekście w obcym języku nikt nie zwraca uwagi na dziwną składnię, bo składnia i tak jest dla niego dziwna. Zostaje sam załącznik i sam odnośnik.

Druga rzecz to nazwy firm. Kontrahent nazywa się tak, że nikt w biurze nie pamięta dokładnej pisowni jego domeny, więc adres różniący się jedną literą nie budzi niczyjej wątpliwości. Dlatego listę stałych partnerów wprowadzamy do reguł jako dane, a nie zostawiamy jej pamięci pracowników.

Trzecia to godziny. Zamówienia z zachodniej strony przychodzą wcześnie rano, często przed przyjściem osoby, która zwykle je czyta, i odbiera je ktoś inny, w pośpiechu, przed otwarciem magazynu.

Jak wygląda pierwszy miesiąc

Pierwsze dwa tygodnie to codzienny przegląd tego, co filtr zatrzymał, i to jest najbardziej pracochłonna część całej usługi. Reguły dostrojone na sucho zawsze łapią za dużo albo za mało, a jedynym sposobem sprawdzenia jest ruch, który faktycznie do Was przychodzi.

Równolegle chodzą raporty DMARC w trybie samej obserwacji. Po dwóch tygodniach mamy komplet nadawców, po czwartym przechodzimy na kwarantannę, a odrzucanie włączamy dopiero wtedy, gdy w raportach nie zostaje nic nierozpoznanego. Ta kolejność jest jedynym powodem, dla którego wdrożenie trwa tygodnie zamiast jednego popołudnia.

Pod koniec miesiąca zostawiamy w firmie jedną kartkę dla zespołu: jak zgłosić podejrzaną wiadomość i pod jakim numerem potwierdzać zmianę konta bankowego. Reszta ustaleń idzie do dokumentacji, ale te dwie rzeczy muszą wisieć przy stanowisku.

Co robimy, gdy wiadomość jednak przeszła

Zgłoszenie od pracownika trafia do nas jednym kliknięciem w programie pocztowym, razem z nagłówkami, których nikt nie umiałby przepisać ręcznie. Oceniamy je tego samego dnia roboczego. Jeżeli to realny atak, usuwamy tę samą wiadomość ze wszystkich skrzynek w firmie, dokładamy regułę i sprawdzamy, czy ktoś zdążył kliknąć.

Jeżeli ktoś zdążył, unieważniamy sesje, zmieniamy hasło i sprawdzamy reguły przekierowania w skrzynce, bo atakujący ustawia je jako pierwsze. Potem przeglądamy wiadomości wysłane z tego konta, żeby wiedzieć, do kogo poszło coś w Waszym imieniu. Ta ostatnia część decyduje o tym, czy trzeba dzwonić do kontrahentów.

Na co filtrowanie nie pomoże

Nie pomoże na telefon z prośbą o pilny przelew ani na wiadomość wysłaną z prawdziwej, przejętej skrzynki kontrahenta, bo wszystkie kontrole techniczne wypadają wtedy poprawnie. Ostatnią kontrolą jest wtedy człowiek, a odruch weryfikacji buduje szkolenie i testy phishingowe.

Przejęcie samego konta utrudnia logowanie wieloskładnikowe, załącznik uruchomiony mimo wszystko zatrzymuje ochrona stacji roboczych, a kopię samych skrzynek prowadzi backup Microsoft 365. Wszystkie warstwy w jednej umowie obejmuje bezpieczeństwo IT dla firm. Termin spisu nadawców ustalamy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 31 lipca 2026