- usługi
- Migracja poczty do Microsoft 365
Co obejmuje migracja poczty do Microsoft 365?
Migracja poczty składa się z pięciu etapów i tylko jeden z nich widzą pracownicy. Poniżej wszystkie: inwentaryzacja skrzynek, pierwsza kopia, konfiguracja domeny, przełączenie i synchronizacja końcowa oraz sprawdzenie po stronie odbiorców. Konfigurację samego Exchange Online, czyli skrzynki współdzielone, reguły i archiwum, ustawiamy przy tej samej okazji.
- 01
Inwentaryzacja
Liczba i rozmiar skrzynek, aliasy, skrzynki współdzielone, reguły przekazywania.
- 02
Pierwsza kopia
Przeniesienie historii w tle, na działającej poczcie, bez wpływu na pracę.
- 03
Domena i DNS
Wpisy MX, SPF, DKIM i DMARC ustawione przed przełączeniem, nie po nim.
- 04
Przełączenie
Zmiana kierowania poczty poza godzinami pracy i synchronizacja różnicowa.
- 05
Weryfikacja
Testy wysyłki do dużych dostawców i sprawdzenie losowych skrzynek pod kątem kompletności.
Ile kosztuje migracja poczty do Microsoft 365?
Migracja do dwudziestu skrzynek z historią i kalendarzami zaczyna się od 2 900 zł netto jednorazowo, około półtora dnia pracy. Sama konfiguracja Exchange Online, bez przenoszenia danych, to od 1 900 zł netto, około dnia. Cena rośnie razem z liczbą skrzynek i objętością archiwum, a licencje Microsoft 365 kupujecie osobno.
Tyle kosztuje: do 20 skrzynek z historią i kalendarzami.
Wszystkie kwoty są netto. Tej usługi nie sprzedajemy z cennika, więc dokładną kwotę podajemy po rozmowie o zakresie, przed podpisaniem umowy.
Jak wygląda migracja od strony pracownika
Prawie niewidocznie. W piątek pracuje jak zwykle, w poniedziałek loguje się w programie pocztowym raz jeszcze i widzi tę samą skrzynkę z tą samą historią, tylko szybciej wyszukiwaną. To cały efekt, jaki powinien zobaczyć.
Wszystko, co robimy, ma służyć temu jednemu zdaniu. Reszta dzieje się w tle i przed przełączeniem.
Co to jest Exchange Online i co się zmienia po przejściu
Exchange Online to poczta firmowa utrzymywana przez Microsoft, dostępna z programu pocztowego, przeglądarki i telefonu. Wchodzi w skład większości planów Microsoft 365 i w praktyce jest najczęstszym powodem, dla którego firmy w ogóle kupują ten pakiet.
Z perspektywy właściciela zmienia dwie rzeczy: znika serwer pocztowy do utrzymania i znikają problemy z dostępnością poczty przy awarii łącza w biurze. Skrzynki działają na Waszej domenie, a pojemność, kalendarze i dostęp z telefonu przestają być tematem rozmów z hostingodawcą.
Kolejność prac
- Inwentaryzacja. Ile skrzynek, jak duże, jakie aliasy, które są współdzielone, gdzie działają reguły przekazywania.
- Konta i licencje. Utworzenie kont, przypisanie planów, konfiguracja drugiego składnika logowania.
- Pierwsza kopia. Przeniesienie historii w tle, przy działającej starej poczcie.
- Wpisy w domenie. SPF, DKIM i DMARC ustawione przed zmianą kierowania poczty, żeby wiadomości od razu były uwierzytelnione.
- Przełączenie i dogranie. Zmiana wpisów MX poza godzinami pracy i synchronizacja różnicowa.
- Weryfikacja. Testy wysyłki, sprawdzenie losowych skrzynek, kontrola kalendarzy i skrzynek współdzielonych.
Co konfigurujemy poza przeniesieniem skrzynek
Przeniesienie danych to połowa roboty. Druga połowa to ustawienie poczty pod to, jak firma naprawdę pracuje, i robimy to przy tej samej okazji, bo później nikt już do tego nie wraca.
Skrzynki współdzielone. Biuro, zamówienia, reklamacje: adresy działowe z historią widoczną dla całego zespołu, bez przekazywania hasła między pracownikami i bez osobnej licencji.
Adresy techniczne. Osobne konta dla sklepu, drukarki i systemu handlowego, żeby zmiana hasła pracownika nie zatrzymywała wysyłki powiadomień.
Reguły i nieobecności. Sortowanie, przekazywanie na czas urlopu, odpowiedzi automatyczne i blokady wysyłki poza organizację tam, gdzie jest to wymagane.
Archiwum i retencja. Zasady przechowywania korespondencji, istotne w kancelariach, biurach rachunkowych i wszędzie tam, gdzie mail bywa dowodem.
Firma, która zakłada pocztę od zera i nie ma czego przenosić, kupuje wyłącznie tę część. Konfiguracja środowiska do dwudziestu skrzynek to około dnia pracy, od 1 900 zł netto.
Dlaczego wiadomości trafiają do spamu
Prawie zawsze odpowiada za to uwierzytelnianie domeny, a nie treść wiadomości. Drugi typowy powód to wysyłanie poczty z kilku miejsc naraz: ze strony internetowej, z systemu handlowego i ze skrzynki pracownika, bez uporządkowania tego w jednym miejscu.
Dlatego przy migracji spisujemy wszystkie systemy wysyłające pocztę w imieniu firmy, ustawiamy dla nich uwierzytelnianie i sprawdzamy wysyłkę testami do kilku dużych dostawców. To jednodniowa praca, która potrafi odzyskać kontakt z klientami, którzy od miesięcy nie dostawali ofert.
Co potrafi pójść nie tak
Wpisy DNS zmienione zbyt wcześnie. Poczta zaczyna trafiać do nowego środowiska, zanim przeniosła się historia, i przez chwilę wiadomości są w dwóch miejscach.
Zapomniane skrzynki techniczne. Adresy używane przez sklep, drukarkę albo system handlowy do wysyłania powiadomień. Znajdujemy je przy inwentaryzacji, bo inaczej po migracji cicho przestają działać.
Duże archiwum na koncie prywatnym. Zdarza się, że najważniejsza korespondencja firmy leży na prywatnej skrzynce właściciela. Wtedy migracja jest też okazją, żeby to uporządkować.
Po migracji
Zostaje kopia zapasowa poczty niezależna od Microsoftu, dokumentacja konfiguracji domeny i dostęp do starej skrzynki przez ustalony czas. Bieżącą opiekę nad środowiskiem opisaliśmy przy Microsoft 365 dla firm, a uruchomienie całego środowiska od zera, razem z plikami i politykami, przy wdrożeniu Microsoft 365, od 3 900 zł netto.
Treść sprawdzona i zaktualizowana: 31 lipca 2026
Od telefonu do działającego środowiska, pięć kroków
Nie przejmujemy środowiska w ciemno. Najpierw sprawdzamy, co macie, potem wyceniamy.
- Krok 1 Rozmowa i szybki przegląd tego, co macie i co boli najbardziej.
- Krok 2 Przegląd środowiska. Dostajesz listę ryzyk i kolejność ich naprawiania.
- Krok 3 Oferta z zakresem, czasem reakcji i ceną. Bez ukrytych pozycji.
- Krok 4 Przejęcie środowiska, dokumentacja, dostępy, monitoring.
- Krok 5 Praca bieżąca i przeglądy. Raport co miesiąc.
Pytania, które padają najczęściej
Odpowiedzi na to, o co pytają firmy przed podpisaniem umowy.
Częste pytania klientów na tym etapie:Nie, o ile migracja jest prowadzona etapami. Historię kopiujemy w tle na działającej poczcie, a po przełączeniu robimy synchronizację różnicową, która dobiera wiadomości z ostatnich godzin. Stara skrzynka zostaje dostępna do potwierdzenia kompletności.
Kopiowanie kilkudziesięciu gigabajtów potrafi zająć kilka dni, ale dzieje się w tle i nikt tego nie odczuwa. Widoczny dla pracowników jest wyłącznie moment przełączenia, który planujemy na piątek wieczorem albo weekend.
Z hostingu współdzielonego, z własnego serwera Exchange, z Google Workspace i z pojedynczych skrzynek pocztowych na kontach prywatnych, co w małych firmach zdarza się częściej, niż mogłoby się wydawać.
W większości firm tak i zwykle to zalecamy, bo utrzymanie własnego serwera pocztowego jest dziś kosztowniejsze i bardziej ryzykowne niż subskrypcja. Wyjątkiem są wymagania nakazujące trzymanie poczty wyłącznie we własnej infrastrukturze.
Reguły serwerowe przenosimy, reguły lokalne w programie pocztowym pracownika zwykle trzeba odtworzyć, bo są zapisane na jego komputerze. Uprzedzamy o tym przed migracją, żeby nikt nie stracił automatycznego sortowania z dnia na dzień.
Konfigurujemy dla niego osobny adres techniczny i sposób uwierzytelniania, zamiast pozwalać mu wysyłać jako konto pracownika. Dzięki temu zmiana hasła nie zatrzymuje powiadomień, a wiadomości systemowe nie psują reputacji domeny.
Nie, jeśli wpisy SPF, DKIM i DMARC są poprawne, a to ustawiamy przed przełączeniem i sprawdzamy testami do kilku dużych dostawców. To najczęstszy błąd przy migracjach robionych naprędce i najbardziej kosztowny, bo psuje kontakt z klientami.
Nie w sposób, którego oczekuje większość firm. Microsoft odpowiada za działanie usługi, a nie za odtworzenie folderu skasowanego kilka miesięcy temu. Dlatego przy każdej migracji proponujemy osobną kopię poczty, niezależną od dostawcy.
Gdzie nas znajdziesz
Pracujemy zdalnie w całym kraju, a w wymienionych miastach także u klienta na miejscu.
Nasze biura, 19 adresów
Umów bezpłatną konsultację
Krótka rozmowa wystarczy, żeby ocenić zakres prac i podać widełki kosztu. Bez zobowiązań.
Inne usługi z katalogu
Zestaw zmienia się codziennie, więc przy kolejnej wizycie zobaczysz inny wycinek katalogu.
Administracja siecią firmową
Przejmujemy sieć firmy razem z odpowiedzialnością za to, że działa: routery MikroTik, przełączniki, punkty UniFi, firewall Fortinet lub Palo Alto, podział na VLAN-y, Wi-Fi i dostęp zdalny. Stała opieka zaczyna się od 2 000 zł netto miesięcznie za jedną lokalizację. Sieci, której jeszcze nie ma, budujemy od kabla po firewall.
Zobacz usługęPomiary sieci LAN
Certyfikujemy okablowanie miernikiem i wydajemy protokoły dla każdego toru, z jasną informacją, które przeszły test, a które trzeba poprawić. Pomiar do 48 torów zaczyna się od 890 zł netto razem z dojazdem i dokumentacją.
Zobacz usługęAdministracja chmurą
Chmura utrzymywana po inżyniersku, a nie klikana w panelu przy okazji. Pilnujemy tożsamości, kopii, uprawnień i rachunku, który potrafi urosnąć w tydzień. Nadzór nad subskrypcją kosztuje od 590 zł netto miesięcznie, każda maszyna wirtualna 250 zł, tak samo jak serwer stojący u Was.
Zobacz usługę