- usługi
- Automatyzacja obiegu faktur
Co obejmuje automatyzacja obiegu faktur?
Obieg faktury składa się z pięciu kroków, z których cztery da się zautomatyzować. Poniżej wszystkie: odbiór dokumentu, odczyt danych, akceptacja merytoryczna, wpis do systemu oraz archiwum z możliwością wyszukania po treści.
- 01
Odbiór
Skrzynka na faktury, folder na dysku i zdjęcia z telefonu w jednym miejscu.
- 02
Odczyt danych
Numer, kontrahent, kwoty, terminy i pozycje, także z dokumentów słabej jakości.
- 03
Akceptacja
Zatwierdzenie przez właściwą osobę w Teams albo mailem, z zapisem kto i kiedy.
- 04
Wpis do systemu
Dokument trafia do programu księgowego z uzupełnionymi polami i załącznikiem.
- 05
Archiwum
Wyszukiwanie po treści, nie tylko po dacie i numerze, z podglądem oryginału.
Ile kosztuje automatyzacja obiegu faktur?
Wdrożenie obiegu faktur zaczyna się od 4 900 zł netto, około dwóch i pół dnia pracy. Rynkowo automatyzacja pojedynczego procesu wyceniana jest na 2 000 do 8 000 zł, a integracja z każdym dodatkowym systemem to zwykle od 1 000 do 5 000 zł, i tak też ją liczymy. Opieka nad procesem to 700 zł netto miesięcznie.
Tyle kosztuje: odczyt, akceptacje i wpis do systemu, około 2,5 dnia.
Wszystkie kwoty są netto. Tej usługi nie sprzedajemy z cennika, więc dokładną kwotę podajemy po rozmowie o zakresie, przed podpisaniem umowy.
Jak to wygląda dzisiaj w większości firm
Faktury przychodzą na wspólną skrzynkę, ktoś je drukuje albo przesyła dalej, osoba odpowiedzialna zatwierdza mailem, księgowość przepisuje dane do systemu, a plik ląduje w folderze nazwanym rokiem. Szukanie konkretnego dokumentu po pół roku zajmuje kwadrans.
Każdy z tych kroków jest powtarzalny i każdy poza samą akceptacją da się zdjąć z ludzi.
Ile czasu zjada obieg papierowy
Policzmy typową akceptację faktury kosztowej w firmie na czterdzieści osób. Dokument czeka na podpis kierownika, zwykle do następnego dnia, bo akurat był na spotkaniu. Jeśli kwota przekracza próg, potrzebny jest jeszcze podpis zarządu, więc czeka do czwartku. Na każdym etapie giną minuty, a czasem dni, i nikt nie wie, gdzie leży faktura, dopóki jej nie znajdzie. Termin płatności mija, dostawca dzwoni, ktoś szuka.
| Etap | Ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Rejestracja dokumentu | 5 minut i wydruk | automatycznie z załącznika |
| Znalezienie właściwego akceptanta | zależy od pamięci | reguła w systemie |
| Oczekiwanie na podpis | 1 do 3 dni | powiadomienie i przypomnienie |
| Druga akceptacja przy wyższej kwocie | kolejne 1 do 2 dni | równolegle, nie po kolei |
| Przepisanie do systemu księgowego | 4 minuty na dokument | integracja, bez przepisywania |
| Odpowiedź na pytanie „gdzie jest faktura” | kilka minut szukania | podgląd statusu na liście |
Przy dwustu fakturach miesięcznie samo przepisywanie to kilkanaście godzin pracy. Czas oczekiwania na akceptację skraca się z dni do godzin, co bywa ważniejsze, bo od tego zależą terminy płatności i rabaty za wcześniejszą zapłatę.
Co robi automat, a co człowiek
Automat odbiera dokument, odczytuje dane, sprawdza, czy kontrahent jest znany, kieruje do właściwej osoby, po zatwierdzeniu wpisuje do systemu i archiwizuje z możliwością wyszukania po treści.
Człowiek zatwierdza merytorycznie i rozstrzyga przypadki, których automat nie jest pewny. Nie odwrotnie i nigdy bez śladu w historii.
Gdzie to się psuje bez dobrego wdrożenia
Przy dokumentach słabej jakości, przy kontrahentach wysyłających nietypowe formaty i przy fakturach korygujących. Dlatego ustawiamy próg pewności odczytu i kierujemy wątpliwe przypadki do sprawdzenia, zamiast wpuszczać je do systemu z błędną kwotą.
Faktura z pomyłką w kwocie, która przeszła cały obieg, kosztuje więcej niż cała oszczędność z automatyzacji.
Co zostaje po wdrożeniu
Działający obieg, dokumentacja reguł kierowania, monitoring uruchomień i pomiar oszczędzonego czasu. Do tego archiwum, w którym dokument znajduje się po treści, a nie po dacie.
Samą platformę i jej uruchomienie opisaliśmy przy wdrożeniu n8n, a wdrożenia systemów handlowych przy systemach Insert.
Treść sprawdzona i zaktualizowana: 31 lipca 2026
Od telefonu do działającego środowiska, pięć kroków
Nie przejmujemy środowiska w ciemno. Najpierw sprawdzamy, co macie, potem wyceniamy.
- Krok 1 Rozmowa i szybki przegląd tego, co macie i co boli najbardziej.
- Krok 2 Przegląd środowiska. Dostajesz listę ryzyk i kolejność ich naprawiania.
- Krok 3 Oferta z zakresem, czasem reakcji i ceną. Bez ukrytych pozycji.
- Krok 4 Przejęcie środowiska, dokumentacja, dostępy, monitoring.
- Krok 5 Praca bieżąca i przeglądy. Raport co miesiąc.
Pytania, które padają najczęściej
Odpowiedzi na to, o co pytają firmy przed podpisaniem umowy.
Częste pytania klientów na tym etapie:Tak, także na zdjęciach robionych telefonem, choć przy słabej jakości rośnie liczba dokumentów kierowanych do ręcznego sprawdzenia. Dlatego przy wdrożeniu ustawiamy próg pewności: poniżej niego dokument trafia do człowieka, zamiast wejść do systemu z błędem.
Najczęściej z linią Insert, systemami księgowymi i platformami obiegu dokumentów. Jeśli system ma interfejs programistyczny, integracja jest prosta. Jeśli nie ma, zostaje import plików i wtedy mówimy o tym przed wyceną.
Ci sami ludzie co dziś, tylko w jednym miejscu i z historią. Reguły kierowania ustawiamy pod Waszą strukturę: według kwoty, działu albo kontrahenta. Automat nie zatwierdza niczego samodzielnie.
Faktury sprzedażowe idą swoją drogą, a obieg kosztowy dotyczy tego, co przychodzi do firmy. Konfigurację pod wymagania systemów krajowych prowadzimy przy wdrożeniach systemów księgowych, bo tam jest jej miejsce.
Mierzymy przed i po. W firmach, które prowadzimy, przy kilkuset fakturach miesięcznie oszczędność liczy się w kilkudziesięciu godzinach pracy, ale podajemy to jako pomiar u konkretnego klienta, a nie jako obietnicę z ulotki.
Gdzie nas znajdziesz
Pracujemy zdalnie w całym kraju, a w wymienionych miastach także u klienta na miejscu.
Nasze biura, 19 adresów
Umów bezpłatną konsultację
Krótka rozmowa wystarczy, żeby ocenić zakres prac i podać widełki kosztu. Bez zobowiązań.
Inne usługi z katalogu
Zestaw zmienia się codziennie, więc przy kolejnej wizycie zobaczysz inny wycinek katalogu.
Backup danych firmy
Prowadzimy kopie zapasowe firmy od decyzji o zakresie po odtworzenie danych: serwery, bazy, pliki, poczta i chmura, kopia lokalna oraz poza siedzibą, nadzór nad każdym zadaniem i test odtworzenia raz w miesiącu. Obsługa jednego serwera i do jednego terabajta danych zaczyna się od 500 zł netto miesięcznie. Odtwarzanie na Wasze zgłoszenie jest w cenie.
Zobacz usługęChmura hybrydowa
Chmura hybrydowa to najczęstszy stan rzeczy w polskich firmach: poczta i pliki w chmurze, systemy branżowe na własnym serwerze. Prowadzimy oba końce z jednego miejsca, od 840 zł netto miesięcznie za subskrypcję plus jeden serwer lokalny, z jednym logowaniem i jedną umową.
Zobacz usługęTworzenie sklepów internetowych
Budujemy sklepy internetowe spięte z tym, na czym firma już pracuje: systemem magazynowym, płatnościami i kurierami. Sklep z podstawowymi integracjami zaczyna się od 9 900 zł netto. Integrację z systemem handlowym wyceniamy osobno, bo to ona decyduje o pracochłonności.
Zobacz usługę