- usługi
- Automatyzacja obiegu faktur
Co obejmuje automatyzacja obiegu faktur?
Obieg faktury składa się z pięciu kroków, z których cztery da się zautomatyzować. Poniżej wszystkie: odbiór dokumentu, odczyt danych, akceptacja merytoryczna, wpis do systemu oraz archiwum z możliwością wyszukania po treści.
- 01
Odbiór
Skrzynka na faktury, folder na dysku i zdjęcia z telefonu w jednym miejscu.
- 02
Odczyt danych
Numer, kontrahent, kwoty, terminy i pozycje, także z dokumentów słabej jakości.
- 03
Akceptacja
Zatwierdzenie przez właściwą osobę w Teams albo mailem, z zapisem kto i kiedy.
- 04
Wpis do systemu
Dokument trafia do programu księgowego z uzupełnionymi polami i załącznikiem.
- 05
Archiwum
Wyszukiwanie po treści, nie tylko po dacie i numerze, z podglądem oryginału.
Ile kosztuje automatyzacja obiegu faktur?
Wdrożenie obiegu faktur zaczyna się od 4 900 zł netto, około dwóch i pół dnia pracy. Rynkowo automatyzacja pojedynczego procesu wyceniana jest na 2 000 do 8 000 zł, a integracja z każdym dodatkowym systemem to zwykle od 1 000 do 5 000 zł, i tak też ją liczymy. Opieka nad procesem to 700 zł netto miesięcznie.
Tyle kosztuje: odczyt, akceptacje i wpis do systemu, około 2,5 dnia.
Wszystkie kwoty są netto. Tej usługi nie sprzedajemy z cennika, więc dokładną kwotę podajemy po rozmowie o zakresie, przed podpisaniem umowy.
Jak to wygląda dzisiaj w większości firm
Faktury przychodzą na wspólną skrzynkę, ktoś je drukuje albo przesyła dalej, osoba odpowiedzialna zatwierdza mailem, księgowość przepisuje dane do systemu, a plik ląduje w folderze nazwanym rokiem. Szukanie konkretnego dokumentu po pół roku zajmuje kwadrans.
Każdy z tych kroków jest powtarzalny i każdy poza samą akceptacją da się zdjąć z ludzi.
Co robi automat, a co człowiek
Automat odbiera dokument, odczytuje dane, sprawdza, czy kontrahent jest znany, kieruje do właściwej osoby, po zatwierdzeniu wpisuje do systemu i archiwizuje z możliwością wyszukania po treści.
Człowiek zatwierdza merytorycznie i rozstrzyga przypadki, których automat nie jest pewny. Nie odwrotnie i nigdy bez śladu w historii.
Gdzie to się psuje bez dobrego wdrożenia
Przy dokumentach słabej jakości, przy kontrahentach wysyłających nietypowe formaty i przy fakturach korygujących. Dlatego ustawiamy próg pewności odczytu i kierujemy wątpliwe przypadki do sprawdzenia, zamiast wpuszczać je do systemu z błędną kwotą.
Faktura z pomyłką w kwocie, która przeszła cały obieg, kosztuje więcej niż cała oszczędność z automatyzacji.
Co zostaje po wdrożeniu
Działający obieg, dokumentacja reguł kierowania, monitoring uruchomień i pomiar oszczędzonego czasu. Do tego archiwum, w którym dokument znajduje się po treści, a nie po dacie.
Samą platformę opisaliśmy przy n8n, a wdrożenia systemów handlowych przy systemach Insert.
Treść sprawdzona i zaktualizowana: 30 lipca 2026
Od telefonu do działającego środowiska, pięć kroków
Nie przejmujemy środowiska w ciemno. Najpierw sprawdzamy, co macie, potem wyceniamy.
- Krok 1 Rozmowa i szybki przegląd tego, co macie i co boli najbardziej.
- Krok 2 Przegląd środowiska. Dostajesz listę ryzyk i kolejność ich naprawiania.
- Krok 3 Oferta z zakresem, czasem reakcji i ceną. Bez ukrytych pozycji.
- Krok 4 Przejęcie środowiska, dokumentacja, dostępy, monitoring.
- Krok 5 Praca bieżąca i przeglądy. Raport co miesiąc.
Pytania, które padają najczęściej
Odpowiedzi na to, o co pytają firmy przed podpisaniem umowy.
Częste pytania klientów na tym etapie:Tak, także na zdjęciach robionych telefonem, choć przy słabej jakości rośnie liczba dokumentów kierowanych do ręcznego sprawdzenia. Dlatego przy wdrożeniu ustawiamy próg pewności: poniżej niego dokument trafia do człowieka, zamiast wejść do systemu z błędem.
Najczęściej z linią Insert, systemami księgowymi i platformami obiegu dokumentów. Jeśli system ma interfejs programistyczny, integracja jest prosta. Jeśli nie ma, zostaje import plików i wtedy mówimy o tym przed wyceną.
Ci sami ludzie co dziś, tylko w jednym miejscu i z historią. Reguły kierowania ustawiamy pod Waszą strukturę: według kwoty, działu albo kontrahenta. Automat nie zatwierdza niczego samodzielnie.
Faktury sprzedażowe idą swoją drogą, a obieg kosztowy dotyczy tego, co przychodzi do firmy. Konfigurację pod wymagania systemów krajowych prowadzimy przy wdrożeniach systemów księgowych, bo tam jest jej miejsce.
Mierzymy przed i po. W firmach, które prowadzimy, przy kilkuset fakturach miesięcznie oszczędność liczy się w kilkudziesięciu godzinach pracy, ale podajemy to jako pomiar u konkretnego klienta, a nie jako obietnicę z ulotki.
Gdzie nas znajdziesz
Pracujemy zdalnie w całym kraju, a w wymienionych miastach także u klienta na miejscu.
Nasze biura, 14 adresów
Umów bezpłatną konsultację
Krótka rozmowa wystarczy, żeby ocenić zakres prac i podać widełki kosztu. Bez zobowiązań.
Inne usługi z katalogu
Zestaw zmienia się codziennie, więc przy kolejnej wizycie zobaczysz inny wycinek katalogu.
Audyt informatyczny
Niezależny przegląd tego, co firma ma w IT, jak to działa i co grozi jej w najbliższym roku. Audyt dla firmy do dwudziestu stanowisk zaczyna się od 2 900 zł netto i kończy raportem z listą napraw uporządkowaną według ryzyka, a nie według naszego cennika.
Zobacz usługęTworzenie stron internetowych
Od rozmowy o tym, co strona ma osiągnąć, przez strukturę i projekt, po wdrożenie i szkolenie. Strona do sześciu podstron zaczyna się od 4 900 zł netto, a cały proces trwa zwykle od trzech do pięciu tygodni, w tym najwięcej czeka się na treści.
Zobacz usługęISO 27001
ISO/IEC 27001 to norma opisująca system zarządzania bezpieczeństwem informacji. Prowadzimy firmy przez całą drogę: audyt zerowy od 7 900 zł netto, wdrożenie od 24 900 zł i przygotowanie do certyfikacji, którą wydaje niezależna jednostka, nie my.
Zobacz usługę