Wdrożenie ISO 27001 Lublin

Jak prowadzić projekt, gdy połowa zespołu bywa w bazie raz na dwa tygodnie?

Klasyczny plan wdrożenia zakłada spotkania, szkolenia w sali i listy obecności z podpisami. W lubelskiej firmie transportowej albo usługowej ten plan przewraca się w drugim tygodniu, bo kierowcy i przedstawiciele są w drodze, a dyspozytornia pracuje na zmiany i nie da się zabrać z niej trzech osób naraz.

Dlatego projekt układamy inaczej już na etapie harmonogramu. Warsztaty przy ocenie ryzyka umawiamy z ludźmi, którzy siedzą w biurze, czyli z kierownikiem transportu, osobą prowadzącą kadry i administratorem. Wiedzę od pracujących w terenie zbieramy krótkimi rozmowami przy odprawie, a nie przez wzywanie ich do bazy.

Najważniejsza zmiana dotyczy jednak dowodów. Zamiast wytwarzać papier, który ktoś musi podpisać, przenosimy ślad tam, gdzie praca i tak go zostawia.

Co da się zrobić bez zwoływania ludzi do bazy?

Etap	Kto musi w nim uczestniczyć	Czy da się zdalnie	Typowy czas
Audyt zerowy	administrator, kierownik transportu	częściowo, wizyta w bazie konieczna	2 do 4 tygodni
Ocena ryzyka	zarząd, kadry, kierownicy	tak, poza jednym spotkaniem otwierającym	3 do 6 tygodni
Dokumentacja	osoba wskazana jako gospodarz	tak, w całości	4 do 6 tygodni
Zabezpieczenia techniczne	administrator	w większości tak	równolegle z dokumentacją
Szkolenia dla biura	pracownicy biura	tak	1 tydzień
Szkolenia dla pracujących w drodze	kierowcy, przedstawiciele	tak, materiałem na telefon	rozłożone na miesiąc
Zbieranie dowodów	wszyscy, biernie	tak, dzieje się w systemach	2 do 3 miesięcy
Badanie wewnętrzne	gospodarz, administrator	częściowo	2 do 3 tygodni
Audyt jednostki	zarząd i wskazane osoby	nie, audytor przyjeżdża	4 do 6 tygodni

Etapy nachodzą na siebie, więc suma wierszy nie jest długością projektu. Realnie wychodzi od czterech do ośmiu miesięcy, a decyduje o tym nie tempo naszej pracy, tylko dostępność gospodarza projektu po Waszej stronie.

Kto po Waszej stronie musi być gospodarzem?

Jedna osoba z realnym czasem na to zadanie i z prawem do podejmowania decyzji. Nie musi znać normy, bo od tego jesteśmy my, ale musi wiedzieć, kto w firmie za co odpowiada, i mieć możliwość umówienia rozmowy z zarządem w tym samym tygodniu, w którym o to poprosi.

Projekty, które się przeciągają, prawie zawsze mają ten sam powód. Rolę gospodarza dostaje osoba obłożona bieżącą pracą, więc każda decyzja czeka dwa tygodnie na wolne popołudnie. Mówimy o tym przed podpisaniem umowy, bo termin badania jednostki wynika właśnie z tego, a nie z liczby dni doradczych w kosztorysie.

Jak wygląda samo badanie jednostki certyfikującej?

Ma dwa etapy i warto wiedzieć o tym zawczasu, bo firmy zwykle planują jeden. Pierwszy dotyczy dokumentacji i gotowości, kończy się listą uwag oraz terminem etapu drugiego. Drugi to badanie na miejscu, czyli rozmowy z ludźmi, przegląd zapisów i sprawdzenie zabezpieczeń, zwykle przez dwa do czterech dni.

W firmie przewozowej największą niewiadomą jest dostępność osób, o które audytor poprosi. Dlatego przed badaniem ustalamy, kto musi być obecny w tych dniach, i planujemy to razem z grafikiem. Kierowca wezwany z trasy w środku kursu to scenariusz, którego da się uniknąć jednym telefonem tydzień wcześniej.

Drobne niezgodności usuwa się w wyznaczonym terminie i przedstawia dowody, bez kolejnej wizyty. Duże wymagają ponownego sprawdzenia i wtedy audytor przyjeżdża jeszcze raz. Właśnie po to prowadzimy wcześniej badanie wewnętrzne, żeby lista z pierwszego etapu nie zawierała niczego zaskakującego.

Z czego składa się kwota i kto wystawia którą fakturę?

Cztery pozycje i tylko pierwsza jest nasza. Praca doradcza, badanie i certyfikat po stronie jednostki, brakujące zabezpieczenia u dostawców oraz czas Waszego zespołu, który nie pojawia się na żadnej fakturze, ale jest realnym kosztem.

Piąta pozycja to utrzymanie w kolejnych latach, czyli audyty nadzoru, przeglądy i aktualizacja oceny ryzyka. Warto policzyć ją z góry, bo dokument, którego nie ma za co utrzymać, wygasa razem z pieniędzmi już wydanymi. Stan wyjściowy i wielkość listy braków pokazuje audyt zgodności, a zakres samych dokumentów opisaliśmy przy dokumentacji systemu.

Kiedy odradzamy certyfikację?

Gdy nikt jej od Was nie wymaga, a chodzi o realne bezpieczeństwo. Te same pieniądze wydane na kopie odporne na skasowanie, kontrolę dostępu i zabezpieczenie urządzeń mobilnych dadzą w firmie przewozowej więcej niż dokument. Mówimy tak, choć certyfikacja byłaby dla nas znacznie większym zleceniem. Rozmowę umawiamy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 14 sierpnia 2026