Firma informatyczna Gdańsk

Które kompetencje musi mieć dostawca IT firmy pracującej z portem?

Cztery, i rzadko mieszczą się w jednej głowie. Zgłoszenie agenta, który nie może otworzyć pliku, zatrzymana wymiana danych z systemem partnera i podejrzana zmiana numeru rachunku w korespondencji to trzy różne sprawy: inna wiedza, inne uprawnienia, inne tempo reakcji.

Co się dzieje	Kto to przejmuje	Czego wymaga
Zablokowane konto, poczta, drukarka etykiet	pierwsza linia	znajomość Waszych kont i uprawnień, kontakt z użytkownikiem
Zatrzymana wymiana danych z partnerem	inżynier od serwerów	Windows Server, Linux, certyfikaty, logi po obu stronach
Zerwany tunel do oddziału albo do obiektu	inżynier od sieci	MikroTik, FortiGate, drugie łącze, przełączenie awaryjne
Wiadomość ze zmienionym numerem rachunku	inżynier od bezpieczeństwa	nagłówki poczty, SPF, DKIM i DMARC, przegląd logowań
Pytanie zarządu o koszt i plan wymian	opiekun umowy	znajomość Waszego biznesu, budżetu i rytmu sezonu

Podział nie zależy od wielkości firmy. Nawet przy piętnastu stanowiskach te obszary rozjechały się na tyle, że jedna osoba trzyma je równocześnie tylko do dnia, w którym zdarzą się dwa naraz. Wtedy okazuje się, że wybór był nie między tanim a drogim dostawcą, lecz między dwiema sprawami załatwianymi po kolei a dwiema załatwianymi równolegle.

Co musi być na piśmie, zanim dostaniemy pierwszy dostęp?

Trzy dokumenty i wszystkie przed pierwszym hasłem, nie po pierwszym incydencie.

Umowa o świadczenie usług opisuje zakres, gwarantowany czas reakcji liczony od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 do 18:00, nadzór nad infrastrukturą pracujący bez przerwy jako osobną warstwę oraz dyżur poza godzinami helpdesku jako usługę osobno płatną, wycenianą po ustaleniu zakresu. Są w niej także prace stojące poza abonamentem i okres wypowiedzenia.

Umowa powierzenia przetwarzania wchodzi razem z nią i ma załącznik z wykazem systemów: poczta, serwer plików, program spedycyjny, system kadrowy, archiwum dokumentów. Dostęp administracyjny do nich jest przetwarzaniem danych, nawet jeśli nikt niczego nie otwiera.

Zobowiązanie do poufności obejmuje więcej niż dane osobowe: stawki, warunki umów z kontrahentami, listę odbiorców i wszystko, co widać przy okazji pracy w cudzym środowisku. W obrocie międzynarodowym akurat te informacje bywają dla konkurencji cenniejsze niż czyjekolwiek nazwisko.

Kto odpowiada za dane kierowców, agentów i kontrahentów?

Administratorem danych jest Wasza firma. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym i działamy na Wasze udokumentowane polecenie, co w praktyce znaczy tyle, że nie decydujemy, komu wysłać plik, jak długo trzymać archiwum ani kto ma widzieć stawki.

Rodzaj danych	Gdzie leżą	Co robimy my
Dokumenty przewozowe i celne	serwer plików, archiwum	utrzymanie, kopie, kontrola dostępu do katalogów
Dane kierowców i podwykonawców	program spedycyjny	konta, uprawnienia, rejestr logowań
Korespondencja z kontrahentami	Microsoft 365	ochrona poczty, odtworzenie skrzynki na żądanie
Dane pracowników	system kadrowy	dostęp wyłącznie na zgłoszenie, bez wglądu w treść
Zapisy sesji zdalnych i logi	nasze narzędzia	prowadzimy i udostępniamy Wam na żądanie

Przy naruszeniu ochrony danych zgłoszenie do UODO w ciągu 72 godzin składa administrator, a naszą częścią jest dostarczyć fakty: co się stało, kiedy, których zasobów dotyczyło i kto się w tym czasie logował. Firma, która wpuszcza dostawcę do systemów bez umowy powierzenia, zostaje z tym obowiązkiem sama i bez dowodów.

Co się dzieje, gdy dokumenty jadą do partnera spoza Unii?

W spedycji i w obsłudze armatorów jest to codzienność, a nie wyjątek. Zlecenie idzie do agenta w Azji, lista załadunkowa do biura na innym kontynencie, dane kierowcy do odbiorcy poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Decyzja, czy i na jakiej podstawie te dane wychodzą, należy do Was i do Waszego prawnika.

Nasza część jest techniczna i sprowadza się do czterech pytań: którymi kanałami dane wychodzą, kto ma do nich dostęp po drodze, czy transmisja jest szyfrowana i czy w ogóle wiadomo, że konkretny plik został wysłany. Odpowiedzi zapisujemy w dokumentacji środowiska, bo bez nich rejestr czynności przetwarzania jest zbiorem założeń.

Najczęściej kończy się to uporządkowaniem trzech rzeczy: wymiany plików z partnerem przez kanał z uwierzytelnianiem zamiast zwykłej skrzynki pocztowej, zawężenia uprawnień do katalogu z dokumentami oraz włączenia zapisu, kto co pobrał.

Jak odpowiadamy na wymagania bezpieczeństwa przysłane przez armatora?

Kontrahenci z branży morskiej i operatorzy terminali przysyłają swoje procedury w formie listy pytań do dostawcy IT i oczekują odpowiedzi na piśmie. Wypełniamy je razem z Wami, bo część pytań dotyczy Waszych decyzji, a część naszego sposobu pracy.

Z naszej strony dokładamy wykaz osób z dostępem, opis uwierzytelniania wieloskładnikowego, zasady nadawania i odbierania uprawnień, harmonogram kopii razem z retencją, wynik ostatniego testu odtworzenia oraz rejestr zmian w środowisku. Jeśli podlegacie wymaganiom NIS 2 albo utrzymujecie ISO/IEC 27001, pytania z takiej listy w większości pokrywają się z tym, co i tak dokumentujecie.

Czego przy tym nie robimy, to nie potwierdzamy stanu, którego nie ma. Brakujące punkty wypisujemy razem z terminem doprowadzenia do zgodności, bo ankieta wypełniona życzeniowo wraca przy pierwszym audycie kontrahenta i kosztuje wtedy dużo więcej niż uczciwa odpowiedź.

Kto przejmie środowisko, jeśli nasz inżynier zmieni pracę?

Osoba wskazana z nazwiska, a nie ktokolwiek, kto akurat ma wolne. Odejście uruchamia u nas stałą kolejność: konta imienne gasną w dniu zakończenia pracy, hasła do Waszych systemów, które ta osoba znała, idą do wymiany, dostęp do sejfu zostaje odebrany, a Wy dostajecie nazwisko następcy i spotkanie na przekazanie kontekstu.

Warunkiem, żeby to działało, jest opis środowiska prowadzony od pierwszego tygodnia. Schemat sieci z adresacją, wykaz serwerów i maszyn wirtualnych, konfiguracje urządzeń brzegowych, zależności między systemami oraz historia zgłoszeń są u nas zapisem roboczym, z którego korzystamy codziennie, a nie dokumentem tworzonym raz do roku pod audyt.

Z Waszej perspektywy zmienia się nazwisko w zestawieniu miesięcznym. Nie zmienia się czas reakcji, zakres ani to, pod jakim numerem odbiera ktoś, kto zna Wasze systemy.

Czym rozliczamy miesiąc pracy i co z tego zostaje na papierze?

Na fakturze stoi jedna pozycja abonamentu, ta sama co miesiąc, wynikająca z progu liczby komputerów i z wybranego czasu reakcji. Własną kwotę sprawdzicie w kalkulatorze, a same progi i to, co w nich siedzi, opisuje obsługa informatyczna firm w Gdańsku.

Potwierdzeniem jest zestawienie miesięczne pisane tak, żeby zrozumiał je właściciel firmy, a nie wyłącznie informatyk. Widać w nim liczbę zgłoszeń w podziale na kategorie, dotrzymanie czasów reakcji razem z przekroczeniami, wykonane prace planowe, wynik testu odtworzenia kopii oraz listę rzeczy do zaplanowania na najbliższe miesiące.

Wszystko, co stoi poza abonamentem, dostaje wycenę przed startem i własny dokument odbioru: projekt, zakup sprzętu, licencje, okablowanie. Pozycja, na którą nikt u Was nie wyraził zgody, nie ma prawa pojawić się na rozliczeniu.

Czego nie da się zabrać od dostawcy, który nie prowadził dokumentacji?

Wiedzy, bo nigdy nie istniała poza czyjąś pamięcią. Reszta zwykle daje się odtworzyć, tylko kosztuje: hasła do urządzeń brzegowych przez reset na miejscu, adresacja przez zrzut konfiguracji, licencje przez korespondencję z dostawcami, a powody nietypowych ustawień metodą prób.

U nas rozstanie ma opisany tryb. Tydzień po wypowiedzeniu macie u siebie spis rzeczy do wydania z datami, kto po naszej stronie za nie odpowiada. Obsługa zgłoszeń i nadzór nad infrastrukturą działają do dnia przejęcia, bo przerwa między dostawcami wypada zwykle wtedy, gdy nikt nie może sobie na nią pozwolić. Po potwierdzeniu odbioru usuwamy Wasze dane z naszych narzędzi i kasujemy dostępy.

Licencje kupujemy na Wasz podmiot, więc zostają przy Was razem z historią zakupów. To samo dotyczy domen i certyfikatów, które w firmach po zmianie dostawcy bywają zarejestrowane na kogoś zupełnie innego.

Rozmowę o zakresie zaczynamy zwykle od kontaktu, a nakład pracy po stronie ludzi opisuje informatyk dla firm w Gdańsku. Numer do biura przy Matemblewskiej 63 to +48 888 777 822.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026