Automatyzacja procesów w firmie Poznań

Ile godzin miesięcznie zjada przepisywanie z arkusza dostawcy

W hurtowni, która ma w ofercie kilkanaście tysięcy indeksów od kilkudziesięciu dostawców, aktualizacja cen jest pracą stałą. Dostawca przysyła arkusz, ktoś go otwiera, porównuje z poprzednim, wybiera pozycje, które faktycznie się zmieniły, i wprowadza je do systemu handlowego. Jeden plik zajmuje od kilkunastu minut do godziny, a plików jest tylu, ilu dostawców.

Nikt tego nie liczy, bo praca rozkłada się na cały miesiąc i nigdy nie zajmuje całego dnia naraz. Policzona wygląda inaczej. Przy trzydziestu cennikach i średnio dwudziestu minutach na plik wychodzi dziesięć godzin, do których trzeba dołożyć poprawki po pomyłkach oraz telefony od handlowców pytających, dlaczego w systemie wisi stara cena.

Dlatego zaczynamy od pomiaru, nie od narzędzia. Potrzebujemy dwóch liczb: ile minut zajmuje jedno przejście i ile razy w miesiącu ono następuje. Iloczyn zestawiony z kosztem budowy i opieki mówi, czy w ogóle warto zaczynać. Gdy wychodzi z niego, że zwrot przekracza rok, mówimy o tym przed ofertą.

Jak wygląda doba w firmie handlowej z centralą w Poznaniu

Poniżej rozkład typowego dnia w dystrybucji, złożony z tego, co widzimy najczęściej. Godziny są przykładowe, bo zależą od tego, o której wyjeżdża pierwsza dostawa.

Pora dnia	Co się dzieje dzisiaj	Co przejmuje przepływ
przed ósmą	ktoś przegląda skrzynkę i wybiera dokumenty do wprowadzenia	pobranie załączników i wstępne rozpoznanie
ósma do dziesiątej	wpisywanie zamówień pozycja po pozycji	wpis do systemu, kolejka wyjątków dla reszty
przed południem	wczytywanie cennika, który dostawca przysłał w nocy	porównanie z poprzednią wersją i wskazanie zmian
po południu	telefony z oddziałów o stany i terminy	odświeżenie stanów w jednym miejscu, widoczne wszędzie
po szesnastej	potwierdzenia dla klientów i zestawienie dnia	wysyłka potwierdzeń i złożenie zestawienia
wieczorem	dokumenty przysłane po godzinach czekają do rana	rozpoznane w nocy, rano czeka gotowa kolejka

Prawa kolumna nie znika z firmy, tylko zmienia właściciela. Człowiek zostaje przy kolejce wyjątków, czyli przy tym, czego przepływ nie potrafi rozstrzygnąć, a to zwykle kilka pozycji dziennie zamiast kilkudziesięciu.

Które procesy zdejmujemy w handlu i dystrybucji najczęściej

Pierwszy jest import cennika, bo ma stały układ i największą liczbę powtórzeń. Drugi to aktualizacja stanów między systemem handlowym a sklepem internetowym, zwłaszcza tam, gdzie sklep pokazuje dostępność, a magazyn żyje własnym rytmem. Trzeci to powiadomienia: przyjęcie zamówienia, zmiana terminu, informacja o wysyłce.

Czwarty, rzadziej wybierany na start, to składanie zestawień z kilku źródeł. Dane z systemu magazynowego, z platformy sprzedażowej i z arkusza handlowca trafiają wtedy do jednego raportu, na przykład w Power BI, i firma przestaje spierać się o to, czyja wersja liczb jest właściwa.

Wszystkie te przepływy budujemy w n8n, bo instancja stoi wtedy w Waszej sieci, a dane handlowe nie krążą przez cudzą platformę. Samo narzędzie i decyzję o miejscu instalacji opisaliśmy przy wdrożeniu n8n w Poznaniu.

Co się zmienia, gdy firma ma cztery lokalizacje zamiast jednej

Przy jednej lokalizacji proces siedzi w głowie jednej osoby i tak zwykle działa. Przy czterech ta sama czynność wykonywana jest na cztery sposoby, bo każdy oddział wypracował własny. Automatyzacja wymusza wybór jednego z nich i bywa to trudniejsza część projektu niż sama budowa przepływu.

Robimy więc jeden przepływ z parametrem lokalizacji, a nie cztery kopie. Oddział różni się magazynem, osobą zatwierdzającą i czasem dostawy, więc te rzeczy siedzą w konfiguracji. Logika zostaje wspólna, dzięki czemu poprawka wchodzi raz i nikt nie zostaje na wersji sprzed pół roku.

Czego nie automatyzujemy

Czynności wykonywanej dwa razy w miesiącu przez jedną osobę, bo nie zwróci kosztu opieki. Procesu, który zmienia się szybciej, niż zdążylibyśmy go zbudować. Decyzji handlowej: przepływ może przygotować i pokazać, ale przyznanie rabatu albo wysyłka do klienta z zaległością zostają przy ludziach.

Osobno stoi kartoteka towarów prowadzona na kilka sposobów. Jeśli ten sam produkt figuruje w trzech postaciach, automat powieli ten stan w tempie, którego nikt nie nadąży poprawiać. Wtedy pierwszym krokiem jest porządek w danych, a nie przepływ, i mówimy to przed wyceną, nawet gdy oznacza to przesunięcie zlecenia o kwartał.

Co zostaje po pierwszym procesie

Działający przepływ, pomiar przed i po zrobiony tą samą metodą, monitoring uruchomień oraz dokumentacja po polsku. Do tego osoba u Was, która widziała, jak to powstawało, i wie, gdzie zajrzeć, gdy proces zamilknie.

Kolejne wdrożenia są tańsze, bo środowisko i wzorce już stoją. Najczęstszy drugi krok w handlu to strona kosztowa, opisana przy automatyzacji obiegu faktur w Poznaniu, a przy dużej liczbie powtarzalnych zapytań od klientów chatbot AI. Pozostałe usługi tej kategorii zebraliśmy na liście dla miasta, a rozmowę zaczyna telefon pod +48 888 777 822.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 31 lipca 2026