Chatbot AI dla firmy Poznań

O co pyta klient hurtowy, zanim zadzwoni

Zapytania w handlu B2B układają się w krótką listę i powtarzają się przez cały rok. Czy ten indeks jest dostępny. Kiedy dojedzie, jeśli zamówię dzisiaj. Ile wynosi minimum zamówienia i czy transport jest w cenie. Jak zgłosić brak w dostawie. Czy przyjmujecie zwrot palet.

Żadne z tych pytań nie wymaga handlowca, a wszystkie zajmują mu czas. Gorzej, większość przychodzi wtedy, gdy dział handlowy ma najwięcej pracy, bo klient planuje zakupy w tym samym rytmie, w którym Wy realizujecie dostawy.

Chatbot nie sprzedaje i nie warto obiecywać, że sprzedaje. Robi jedną rzecz: odpowiada natychmiast na to, co jest opisane, a resztę przekazuje dalej z już zebranym kontekstem, zamiast pozwolić zapytaniu wystygnąć do rana.

Jak rozkładają się zapytania przez rok

Firma handlowa nie ma równego ruchu i to zmienia sposób, w jaki przygotowujemy treści. Poniżej rytm, który widzimy najczęściej w dystrybucji.

Okres	Co dominuje w pytaniach	Co robi chatbot	Co idzie do handlowca
styczeń i luty	warunki współpracy na nowy rok	opisuje zasady i minimum zamówienia	negocjacja umowy rocznej
wiosna	dostępność i terminy przy wzroście zamówień	podaje czas realizacji z treści	rezerwacja większej partii
sezon targowy	kim jesteście i co macie w ofercie	prowadzi po katalogu i warunkach	rozmowa o współpracy
wrzesień i październik	przygotowanie do szczytu, zapasy	tłumaczy zasady zamówień z wyprzedzeniem	plan dostaw na listopad
listopad	terminy, transport, cięcia zamówień	odpowiada o czasach i kosztach dostawy	zmiana potwierdzonego terminu
grudzień i styczeń	zwroty, reklamacje, rozliczenia opakowań	prowadzi krok po kroku przez procedurę	spór o rozliczenie

Ta tabela jest jednocześnie planem pracy nad treścią. Przed każdym z tych okresów wiadomo, które akapity muszą być aktualne, żeby chatbot nie odsyłał do człowieka przy co drugim pytaniu.

Gdzie przebiega granica między informacją a negocjacją

Ustalamy ją przed uruchomieniem i jest to najważniejsza godzina całego projektu. Po stronie informacji stoi wszystko, co macie opublikowane: cennik katalogowy, minimum zamówienia, koszt transportu, czas realizacji, procedura reklamacji, zasady zwrotu opakowań. Chatbot podaje to bez wahania i wskazuje, skąd wziął odpowiedź.

Po stronie negocjacji stoi rabat, odroczony termin płatności, warunki umowy rocznej i rezerwacja towaru dla konkretnego klienta. Tego chatbot nie dotyka w ogóle, nawet jeśli klient naciska. Zbiera nazwę firmy, indeksy, ilości i przekazuje sprawę opiekunowi handlowemu, który zaczyna rozmowę od gotowych danych, a nie od pytania, o co chodzi.

Trzecia grupa to sprawy pilne i reklamacyjne. Klient, który pisze o brakującej palecie w dostawie, ma dostać człowieka przy pierwszej wiadomości, bez trzech pytań uzupełniających. Ten wiersz jest pomijany we wdrożeniach robionych naprędce i to on najczęściej psuje wrażenie.

Skąd bierzemy treści, gdy warunki siedzą w głowach handlowców

To najczęstsza sytuacja w hurtowni. Strona ma zakładkę o firmie, katalog i formularz, a wszystko, o co klienci pytają, jest przekazywane ustnie od lat. Chatbot oparty na takiej stronie nie ma z czego odpowiadać, więc albo milczy, albo zaczyna zgadywać, a to gorsze od jego braku.

Zbieranie treści zaczynamy więc od skrzynki handlowej i od godziny rozmowy z osobą, która odbiera najwięcej zapytań. Powstaje z tego lista kilkudziesięciu pytań razem z odpowiedziami, których nikt wcześniej nie zapisał. Z tej listy budujemy bazę wiedzy i przy okazji materiał na uzupełnienie samej strony.

Dokumenty źródłowe zostają po Waszej stronie, w formacie, który da się edytować bez naszego udziału. Zmiana kosztu dostawy ma być poprawką w jednym pliku, a nie zgłoszeniem do wykonawcy.

Co widać po dwóch tygodniach rozmów

Wykaz pytań, na które chatbot nie umiał odpowiedzieć, i jest to najbardziej niedoceniana część wdrożenia. W handlu powtarzają się na nim zwykle cztery rzeczy: dostępność konkretnych indeksów, czas dostawy do wskazanej lokalizacji, warunki płatności dla nowego klienta i sposób złożenia pierwszego zamówienia.

Poprawiamy wtedy treści, a nie konfigurację. Po drugim przeglądzie liczba rozmów zamkniętych bez udziału człowieka rośnie na tyle, że różnicę widać w obciążeniu skrzynki handlowej. Widać też godziny: sporo zapytań przychodzi po osiemnastej i w niedzielę, gdy nikt ich nie odbiera, a rano część autorów zdążyła napisać gdzie indziej.

Kiedy mówimy, że chatbot nic tu nie zmieni

Gdy każde zapytanie wymaga wyceny i rozmowy, bo produkt jest robiony pod zamówienie. Wtedy więcej daje dobrze pomyślany formularz zbierający właściwe dane dla osoby wyceniającej, i tak doradzamy, mimo że jest to mniejsze zlecenie.

Gdy w firmie nikt nie ma czasu uzupełnić treści. Pominięcie tego etapu kończy się botem, który przy co drugim pytaniu odsyła do formularza, dlatego czekamy z uruchomieniem, aż ktoś u Was weźmie treści na siebie.

Jeśli zamiast odpowiadania potrzebujecie narzędzia, które faktycznie coś zrobi w systemie, sprawdzi stan albo złoży projekt oferty, właściwym kierunkiem są agenci AI. Kanał zwrotny, czyli to, co dzieje się ze zgłoszeniem po przekazaniu go człowiekowi, domyka automatyzacja procesu. Pozostałe usługi tej kategorii zebraliśmy na liście dla miasta, a numer telefonu i formularz są w kontakcie.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 31 lipca 2026