Automatyzacja procesów w firmie Łódź

Ile kosztuje jedno zamówienie na towar, którego nie ma

Więcej niż wartość tego zamówienia i to jest cała trudność tego tematu. Trzeba napisać do kupującego, zaproponować zamiennik albo zwrot, wykonać zwrot płatności, a przy sprzedaży na platformie dochodzi anulowanie po stronie sprzedającego, które wlicza się do oceny konta. Kilkanaście takich przypadków w miesiącu zaczyna przesuwać widoczność oferty, a tego nie da się odrobić obniżką ceny.

Przyczyna jest przy tym prawie zawsze ta sama i nie ma nic wspólnego z magazynem. Towar fizycznie był, tylko informacja o jego zejściu ze stanu dotarła do kanału sprzedaży za późno. Między zdjęciem sztuki z regału a aktualizacją oferty mija w wielu sklepach cała noc, bo wymiana danych odbywa się plikiem wysyłanym raz na dobę.

Gdzie rozjeżdżają się stany w sklepie wysyłającym z Łodzi

Poniżej rozkład jednej doby na zdarzenia, które zmieniają dostępność. Wypełniamy go razem z kierownikiem magazynu i z osobą prowadzącą sprzedaż, bo dopiero zestawienie obu punktów widzenia pokazuje, gdzie znika czas.

Zdarzenie	Co zmienia w dostępności	Kiedy dowiaduje się kanał dziś	Co robi przepływ
kompletacja zamówienia	sztuka schodzi ze stanu	przy najbliższej wysyłce pliku	zmiana idzie po zdarzeniu
przyjęcie dostawy na halę	stan rośnie, często rano	tego samego dnia, gdy ktoś pamięta	aktualizacja po zaksięgowaniu przyjęcia
zwrot przyjęty i sprawdzony	sztuka wraca do sprzedaży	zwykle z opóźnieniem kilku dni	osobna reguła po ocenie stanu towaru
towar odłożony pod kampanię	pula maleje bez sprzedaży	nie dowiaduje się wcale	rezerwacja widoczna we wszystkich kanałach
ubytek stwierdzony przy inwentaryzacji	stan spada skokowo	przy najbliższym pełnym eksporcie	korekta natychmiast, z sygnałem do zespołu
sprzedaż na drugiej platformie	ta sama sztuka znika z puli	dopiero po pełnym obiegu danych	odjęcie w pozostałych kanałach od razu

Wiersz ostatni jest tym, który generuje najwięcej anulowanych zamówień. Przy dwóch kanałach sprzedaży ryzyko jest umiarkowane, przy trzech rośnie nieproporcjonalnie, bo każda para kanałów może sprzedać tę samą sztukę niezależnie od pozostałych.

Dlaczego plik nocny przestaje wystarczać

Bo został pomyślany dla sklepu z jednym kanałem i przewidywalnym ruchem. Dopóki dziennie schodzi kilkanaście sztuk, prawdopodobieństwo, że dwie osoby kupią ostatni egzemplarz w ciągu tej samej nocy, jest niewielkie. Przy kilkuset zamówieniach dziennie i sprzedaży równoległej w kilku miejscach zdarza się to codziennie, a w tygodniu wyprzedaży kilka razy dziennie.

Wymiana zdarzeniowa rozwiązuje to inaczej niż skrócenie interwału. Nie chodzi o to, żeby plik szedł co godzinę zamiast raz na dobę, bo wtedy zostaje ta sama luka, tylko krótsza. Chodzi o to, żeby zmiana stanu w magazynie sama wywoływała aktualizację w kanałach, a przepływ pilnował, czy dotarła i co zrobić, gdy platforma jej nie przyjęła.

Co robimy z limitami platform w szczycie

Każda platforma sprzedażowa ogranicza liczbę zapytań i jest to warunek, pod który trzeba budować od pierwszego dnia, a nie po pierwszym listopadzie. Aktualizacje wchodzą do kolejki, z niej idą w tempie mieszczącym się w limicie, a odrzucone zapytanie wraca do ponowienia zamiast przepaść. Pierwszeństwo dostają towary, które właśnie się sprzedają, bo to przy nich luka kosztuje najwięcej.

Do tego dokładamy próg rozjazdu. Gdy różnica między stanem w magazynie a stanem widocznym w kanale przekracza ustaloną wartość albo utrzymuje się dłużej niż ustalony czas, idzie powiadomienie do roli, a nie do czyjejś skrzynki. Sklep, który dowiaduje się o rozjeździe od kupującego, dowiaduje się o nim najdrożej, jak można.

Czego nie wkładamy w przepływ

Decyzji, czy przyjęty zwrot nadaje się do ponownej sprzedaży. Ocenę stanu towaru robi człowiek na hali i dopiero jego potwierdzenie uruchamia powrót sztuki do puli. Automat, który przywraca zwroty do sprzedaży na podstawie samego przyjęcia paczki, produkuje drugą reklamację z tego samego egzemplarza.

Nie automatyzujemy też rezerwacji, które powstały po to, żeby obejść brak zaufania między działami. Jeśli handlowiec odkłada towar w arkuszu, bo nie wierzy w stan w systemie, właściwą naprawą jest doprowadzenie stanu do porządku, a nie zapisanie tego nawyku w narzędziu na kolejne lata. Taką uwagę zgłaszamy jeszcze przed ofertą, choć zwykle zmniejsza ona zakres zlecenia.

Kiedy lepiej wziąć inny proces na początek

Gdy sprzedaż idzie jednym kanałem, a zamówień jest kilkanaście dziennie, bo wtedy nocny plik wystarcza i oszczędność nie pokryje opieki. Gdy magazyn nie ma systemu, tylko arkusz uzupełniany wieczorem, bo przepływ przeniesie wtedy dane, których nikt nie potwierdza. Oraz gdy firma zmienia właśnie platformę sklepową albo program magazynowy, bo połączenia trzeba by budować dwukrotnie.

W takich przypadkach sięgamy po proces czysto dokumentowy, opisany przy obiegu faktur, albo po odciążenie obsługi klienta, czyli chatbota. Narzędzie, na którym te przepływy stoją, pokazuje wdrożenie n8n, a zakres bez części łódzkiej znajdziecie przy automatyzacji procesów w firmie. Pomiar zaczynamy od rozmowy pod numerem +48 888 777 822 albo przez formularz kontaktowy, a do biura przy Zakładowej 13 można też przyjechać.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026