Automatyzacja procesów w firmie Kielce

Dlaczego proces w firmie budowlanej nie mieszka przy jednym biurku?

Bo jego pierwsza połowa dzieje się tam, gdzie nie ma komputera. Kierownik robót spisuje obmiar w notatniku albo robi zdjęcie ściany, majster potwierdza ustnie, dokument przyjęcia materiału zostaje w kontenerze na placu, a fotografia jedzie do biura w telefonie. Druga połowa dzieje się w Kielcach przy biurku, gdzie ktoś przepisuje to do arkusza, dopytuje przez telefon o brakujące pozycje i składa z tego zestawienie.

Firma pracująca w jednym budynku ma proces, który da się obejrzeć w godzinę, przechodząc kilka pokoi. Firma prowadząca trzy budowy naraz ma proces rozpięty na kilkadziesiąt kilometrów, a każda z osób biorących w nim udział zna wyłącznie swój odcinek. Opis zebrany od jednej strony jest zawsze niepełny i to nie jest niczyja wina.

Kiedy przyjeżdżamy z Krakowa i dlaczego akurat wtedy?

Biura w Kielcach nie mamy, obsługę prowadzą inżynierowie z Krakowa i z Katowic, a wyjazdy planujemy z wyprzedzeniem. Przy tej usłudze termin nie jest kwestią wygody, tylko warunkiem sensownego wdrożenia. Umawiamy się na dzień, w którym proces faktycznie się dzieje, czyli najczęściej na ostatnie dni miesiąca albo na dzień umówionego obmiaru na jednej z budów.

Wygląda to tak: przedpołudnie spędzamy na placu przy osobie zbierającej dane, popołudnie w biurze przy osobie, która te dane porządkuje. Nie zadajemy pytań przez pierwsze pół godziny w żadnym z tych miejsc, bo pytanie zmienia sposób pracy, a my chcemy zobaczyć wersję zwykłą, nie pokazową. Cała reszta, czyli budowa przepływu, testy i późniejsza opieka, idzie przez sieć i nie wymaga niczyjej obecności.

Co dziś ginie na drodze z placu do rozliczenia?

Zestawienie wypełniamy razem z Wami po tym jednym dniu, przechodząc miesiąc wstecz. Kolumna trzecia decyduje o kolejności prac.

Krok	Gdzie dziś powstaje	Co się gubi	Co robi przepływ
Obmiar wykonanych robót	notatnik kierownika na placu	pozycje spisane skrótem, czytelne dla jednej osoby	formularz z pozycjami kosztorysu do wyboru
Zdjęcie stanu robót	telefon prywatny, galeria	powiązanie zdjęcia z pozycją i datą	zdjęcie wchodzi jako załącznik do konkretnego wpisu
Przyjęcie materiału na budowie	dokument w kontenerze	tydzień do dwóch, zanim trafi do biura	rejestracja w chwili dostawy, z datą wpływu
Zgłoszenie robót dodatkowych	rozmowa telefoniczna	fakt, że w ogóle padło ustalenie	wpis z autorem, datą i krótkim opisem
Przepisanie do arkusza	biurko w Kielcach	czas, bo część danych trzeba wydzwonić	dane są już w systemie, zostaje sprawdzenie
Zestawienie na koniec miesiąca	jeden arkusz i jedna osoba	wiedza o tym, co jest jeszcze niekompletne	lista braków widoczna przez cały miesiąc

Ostatni wiersz jest tym, po którym najczęściej zmienia się rozmowa. Firma zwykle spodziewa się oszczędności na przepisywaniu, a największą wartością okazuje się to, że braki widać dwudziestego, a nie ostatniego dnia miesiąca.

Który proces bierzemy w kieleckiej firmie jako pierwszy?

Ten, który powtarza się przy każdej inwestycji i ma wyraźny moment zamknięcia. W praktyce jest to droga obmiaru i protokołu z placu do rozliczenia albo obieg zgłoszeń robót dodatkowych. Oba spełniają trzy warunki naraz: zdarzają się regularnie, przebiegają zawsze tak samo i nie wymagają oceny sytuacji na żadnym kroku poza jednym, który zostaje przy człowieku.

Zamówienia materiałów wyglądają na oczywisty pierwszy wybór i zwykle nim nie są. Zbyt wiele w nich zależy od tego, co akurat jest dostępne, kto z kim rozmawiał i czy da się przewieźć nadwyżkę z sąsiedniej budowy. Taki proces automatyzuje się dobrze, ale jako drugi albo trzeci, gdy pierwszy już chodzi i zespół wie, czego się spodziewać.

Czego nie zamykamy w przepływie?

Odbioru robót, bo to ocena wykonanej pracy, a nie odczyt danych. Decyzji o uznaniu roboty dodatkowej, ponieważ zależy ona od zapisu w umowie i od rozmowy z inwestorem. Podziału kosztu, gdy jedna dostawa idzie na dwie inwestycje, bo to rozstrzygnięcie kierownika kontraktu. Oraz wszystkiego, co tworzy zobowiązanie wobec zamawiającego, niezależnie od tego, jak oczywiste się wydaje.

Przepływ ma robić coś innego i robić to bez wyjątku: doprowadzić dane do właściwej osoby, we właściwym momencie, z kompletem informacji potrzebnych do decyzji, i zapisać, kto tę decyzję podjął. Sam moment decyzji zostaje tam, gdzie był.

Kiedy odradzamy start akurat teraz?

Gdy proces dopiero się układa, bo firma zmienia sposób rozliczania inwestycji albo wdraża nowy program kosztorysowy. Utrwalanie w przepływie czegoś, co za kwartał będzie wyglądać inaczej, to praca do wyrzucenia. Gdy proces jest zepsuty, czyli obmiar przechodzi przez cztery osoby, bo nikt nie ufa poprzedniej. Wtedy najpierw upraszczamy drogę dokumentu, a dopiero potem ją zamykamy. I wtedy, gdy firma prowadzi jedną budowę raz na kilka miesięcy, ponieważ przy takiej częstotliwości opieka nie zwróci się przez żadne oszczędzone minuty.

Zakres bez części kieleckiej opisuje strona automatyzacji procesów w firmie, platformę, na której te przepływy stoją, wdrożenie n8n, a najczęstszy drugi projekt automatyzacja obiegu faktur. Termin przyjazdu ustalamy po rozmowie pod numerem +48 888 777 822 albo przez formularz kontaktowy.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 14 sierpnia 2026