Audyt licencji oprogramowania Kraków

Skąd bierze się oprogramowanie, którego nikt tutaj nie kupował

W spółce należącej do zagranicznej grupy droga programu na komputer rzadko zaczyna się od decyzji zapadłej w Krakowie. Częściej wygląda tak: centrala podpisuje umowę obejmującą wszystkie podmioty, dział techniczny grupy udostępnia instalator, a polska spółka dostaje raz na kwartał jedną pozycję na rozliczeniu wewnętrznym.

Przez lata nikomu to nie przeszkadza. Problem pojawia się w dwóch momentach: gdy producent prosi o wykaz albo gdy klient wymaga oświadczenia o legalności oprogramowania używanego przy jego zleceniu. W obu przypadkach pytanie dotyczy polskiego podmiotu, a polski podmiot nie ma u siebie ani jednej faktury.

Czym legitymuje się polska spółka

Sposób, w jaki program trafił do firmy	Gdzie leży dowód	Co pokazuje spółka	Co trzeba uzupełnić
Zakup przez polską spółkę	faktura i klucz u Was	komplet dokumentów	zwykle nic
Umowa grupowa z załącznikiem podmiotów	dokument w centrali	wyciąg z załącznika	potwierdzenie objęcia i liczby stanowisk
Umowa grupowa bez wymienienia spółki	dokument w centrali	nic	dopisanie podmiotu albo zakup własny
Subskrypcja opłacana kartą przez zespół	wyciąg z rachunku	potwierdzenie płatności	przeniesienie na konto firmowe
Program wgrany przez dostawcę przy wdrożeniu	umowa wdrożeniowa	zapis w protokole odbioru	odrębny tytuł na tę spółkę
Licencja imienna dla specjalisty	warunki dostawcy	przypisanie do osoby	zasada postępowania przy odejściu
Wersja próbna przedłużana w nieskończoność	brak	nic	decyzja o zakupie albo o usunięciu
Narzędzie darmowe do użytku prywatnego	warunki producenta	nic dla zastosowania firmowego	wariant komercyjny

Wiersz trzeci jest tym, który wychodzi najczęściej i najpóźniej. Grupa rośnie, kolejne spółki powstają albo zmieniają nazwę, a załącznik do umowy ramowej aktualizuje się rzadziej niż struktura organizacyjna. Program działa, opłata biegnie, więc nic nie przypomina o rozjeździe.

Licencja przypisana do osoby, nie do stanowiska

Kancelarie i zespoły specjalistyczne mają całą kategorię narzędzi, w której zasada jest odwrotna niż w pakietach biurowych. Bazy orzecznictwa, systemy informacji prawnej, narzędzia analityczne i część oprogramowania branżowego sprzedaje się na konkretną osobę, a nie na miejsce pracy.

Skutki są dwa i oba kosztują. Pierwszy: po odejściu użytkownika dostęp bywa przekazywany następcy, choć warunki dostawcy tego nie przewidują, więc formalnie przez kilka miesięcy z narzędzia korzysta ktoś bez uprawnienia. Drugi: przy odnowieniu opłacane są nazwiska, które w firmie już nie pracują, ponieważ lista użytkowników nie jest wpięta w proces odejścia pracownika.

Sprawdzamy więc te tytuły osobno, zestawiając wykaz użytkowników z listą osób zatrudnionych oraz z datami zakończenia umów. Naprawa jest tania i polega na dopisaniu jednej rubryki do czynności wykonywanych ostatniego dnia pracy.

Skąd bierze się nadwyżka przy rozliczeniu przez centralę

Z braku sprzężenia zwrotnego. Kwota przychodzi z góry, nie zmienia się z miesiąca na miesiąc i nikt w Krakowie nie ma powodu, żeby ją kwestionować, bo nie pochodzi z zamówienia złożonego lokalnie.

W praktyce zawyżenie ma trzy typowe źródła. Miejsca przypisane osobom, które przeszły do innej spółki grupy i mają tam drugie konto. Wariant subskrypcji podniesiony dla całego podmiotu, choć dodatkowa funkcja była potrzebna kilkorgu osobom. Oraz moduły włączone przy wdrożeniu systemu, z którego korzysta dziś jeden zespół zamiast trzech.

Żadne z tych trzech nie jest niedbalstwem. Wszystkie są skutkiem tego, że decyzja o zakupie i wiedza o użyciu leżą w dwóch różnych krajach.

Jak wygląda ten dzień pracy

Rano uruchamiamy odczyt na stanowiskach i zbieramy dane z paneli usług abonamentowych. W tym samym czasie przechodzimy przez rozliczenia z ostatnich dwunastu miesięcy z osobą, która je księguje, oraz przez korespondencję z centralą dotyczącą narzędzi.

Po południu zestawiamy trzy zbiory: co jest zainstalowane, za co płacicie i czym to jest podparte. Dopiero przecięcie tych trzech odpowiada na pytanie o nadwyżkę i o brak, ponieważ każdy z osobna zniekształca obraz w inną stronę.

Na koniec sprawdzamy aktywność, czyli różnicę między kontem istniejącym a używanym. Bywa to największa pojedyncza pozycja zestawienia i wypisujemy ją z opłatą miesięczną oraz z sumą roczną, żeby decyzja o zejściu miała po drugiej stronie konkretną liczbę.

Gdzie kończy się nasza rola

Oprogramowaniem nie handlujemy, więc rekomendacja nigdy nie jest ofertą handlową. Nie występujemy wobec producenta ani wobec centrali w Waszym imieniu. Nie orzekamy o legalności w sensie prawnym, opisujemy stan faktyczny oraz różnicę wobec uprawnień, którymi dysponujecie.

Stan całej infrastruktury bada audyt IT, techniczną warstwę ochrony danych audyt RODO, a bieżące pilnowanie kosztów i konfiguracji wchodzi w obsługę informatyczną. Termin uzgadniamy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026