Wdrożenie systemów Insert Kielce

Na czym wywraca się program handlowy w składzie materiałów budowlanych?

Nie na wystawianiu faktur, bo to potrafi każdy program. Wywraca się na trzech rzeczach, które w kieleckich firmach handlujących materiałem wracają w każdej rozmowie przed wdrożeniem.

Pierwsza to jednostki. Ten sam towar sprzedajecie na worki, na palety i na tony, kupujecie w jeszcze innej mierze, a inwentaryzację robicie w takiej, w jakiej da się policzyć na placu. Druga to opakowania: palety wydane z towarem wracają po tygodniach albo nie wracają wcale, a saldo z kontrahentem mieszka w zeszycie przy bramie. Trzecia to sprzedaż na termin dla ekip budowlanych, gdzie decyzja o wydaniu zapada przy rampie, zanim ktokolwiek sprawdzi, czy poprzednia faktura została zapłacona.

Insert radzi sobie z każdą z nich, pod warunkiem że ustawienia powstaną przed pierwszym dokumentem, a nie po pierwszym sporze z klientem.

Którą jednostkę wybrać jako podstawową i dlaczego ta decyzja jest jednorazowa?

Tę, w której liczycie towar podczas inwentaryzacji. Wszystko inne, czyli sprzedaż, zakup, cennik i wydruk, da się od niej wyprowadzić przelicznikiem. Decyzja jest praktycznie nieodwracalna, bo zmiana jednostki podstawowej po roku pracy oznacza przeliczenie stanów, historii i dokumentów wstecz, więc traktujemy ją jak fundament, a nie jak ustawienie do poprawienia później.

Co sprzedajecie	Jednostka podstawowa	Przelicznik w systemie	Co widzi handlowiec
Cement i zaprawy w workach	worek	paleta jako wielokrotność worka	cenę za worek i za paletę
Kruszywo i piasek luzem	tona	metr sześcienny przez gęstość ustaloną przez Was	stan w tonach, wydanie w tonach
Bloczki i pustaki	sztuka	paleta jako wielokrotność sztuki	ile sztuk zostało z otwartej palety
Styropian i wełna	metr kwadratowy	paczka jako wielokrotność metra	cenę za metr, wydanie w paczkach
Stal zbrojeniowa	kilogram	sztuka pręta przez masę jednostkową	wartość wydania liczoną wagowo

Kolumna z prawej strony jest najważniejsza, bo tam siedzi codzienny błąd. Handlowiec podający cenę za paletę, gdy system liczy worki, wystawia dokument, który zgadza się w programie i nie zgadza się z tym, co ustalił z klientem.

Co zrobić z paletami, które wracają, i z tymi, które nie wracają?

Wydanie opakowania to osobny obrót i tak go prowadzimy: paleta wychodzi z towarem, wchodzi na saldo opakowań kontrahenta i schodzi z niego dopiero po przyjęciu z powrotem. Zestawienie sald pokazuje, kto ma ile sztuk, bez przeglądania dokumentów jeden po drugim.

Firma, która tego nie prowadzi, ponosi koszt w dwóch miejscach naraz. Pierwsze to same opakowania, kupowane co roku od nowa, bo część została na budowach. Drugie, mniej widoczne, to rozmowy z kontrahentem, w których obie strony mają rację, bo obie liczyły w zeszycie. Zapis w systemie kończy ten spór w minutę, a przy okazji daje podstawę do rozliczenia kaucji, jeżeli ją pobieracie.

Zeszyt przy bramie zwykle zostaje i to jest w porządku. Przestaje tylko być jedynym miejscem, w którym cokolwiek jest zapisane.

Skąd system ma wiedzieć, komu wolno kupić z odroczonym terminem?

Z kartoteki kontrahenta, w której siedzi limit kupiecki, termin płatności i historia rozrachunków. Insert potrafi pokazać przekroczenie w chwili wystawiania dokumentu i zablokować dalszy krok osobie bez odpowiednich uprawnień, więc decyzja o wydaniu towaru mimo długu wraca tam, gdzie powinna być, czyli do właściciela albo kierownika.

Sama reguła jest Wasza i tego nie zmieniamy. Ustawiamy mechanizm, uprawnienia i widoczność informacji, a to, czy stały klient z dwutygodniowym opóźnieniem dostaje towar, pozostaje decyzją handlową. Nasze zadanie kończy się na tym, że osoba przy rampie widzi stan rozliczeń, zanim wyda materiał, a nie tydzień później, gdy ktoś robi zestawienie przeterminowanych należności.

Windykacją miękką i przypomnieniami zajmuje się Gestor, kadrami i płacami Gratyfikant, a księgowością Rachmistrz albo Rewizor, zależnie od formy prowadzonej ewidencji. Sprzedaż w internecie, jeśli ją prowadzicie, spina Sello NX.

Kto uczy ludzi na placu, skoro nie mamy biura w Kielcach?

Wdrożenie to ta część naszej pracy, której nie da się zrobić samą siecią, i mówimy o tym otwarcie. Instalację, bazę, przeniesienie kartotek i ustawienia przygotowujemy zdalnie, ale szkolenie przy wydaniach ma sens tylko na miejscu, z realnym towarem i realnym dokumentem. Na miejsce przyjeżdżają inżynierowie z Krakowa, w terminie ustalonym przed startem.

Szkolenie dzielimy na dwie tury, bo biuro i plac potrzebują czego innego. Biuro uczy się kartotek, cenników, rozrachunków i zamykania okresu. Ludzie przy wydaniach uczą się jednej rzeczy porządnie: jak wystawić dokument wydania tak, żeby biuro nie musiało poprawiać go następnego dnia.

Zostaje jeszcze pytanie, kto odpowie na wątpliwość w trzecim tygodniu pracy, gdy nas już nie ma na miejscu. Dlatego przy wdrożeniu wskazujemy razem z Wami jedną osobę, która przechodzi szkolenie dłuższe niż reszta i dostaje materiały do przekazania dalej. Nie zastępuje nas, tylko odsiewa pytania, na które odpowiedź zna już Wasza firma. Reszta idzie do nas przez sieć, na zwykłych zasadach helpdesku.

Co musi być gotowe po Waszej stronie, zanim ruszymy?

Trzy rzeczy, a żadnej z nich nie zrobimy za Was, bo wszystkie wymagają decyzji handlowych.

• Aktualny cennik z jednostkami, w których naprawdę sprzedajecie, łącznie z rabatami dla stałych odbiorców.
• Lista kontrahentów z terminami płatności i limitami, także tymi ustalonymi kiedyś ustnie.
• Stan magazynu policzony na dzień startu, w jednej jednostce dla każdego towaru.

Bez tego wdrożenie zamienia się w przepisywanie chaosu do nowego programu, a system dostaje opinię, na którą nie zasłużył. Serwer, bazę, kopie i utrzymanie środowiska po starcie bierzemy na siebie w ramach obsługi informatycznej firm Kielce, a rozmowę o zakresie umówicie przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 14 sierpnia 2026