Wdrożenie systemów Insert Gdańsk

Dlaczego w firmie okołoportowej faktura powstaje z cudzych kosztów?

Bo sprzedawana jest usługa, której większość ceny powstała gdzie indziej. Agencja celna wykłada należności i opłaty za zleceniodawcę, spedytor kupuje przewóz u podwykonawcy, firma obsługująca ruch turystyczny składa ofertę z usług obcych przewoźników i obiektów. Własna marża jest w tym wszystkim najmniejszą pozycją i jednocześnie jedyną, która naprawdę interesuje właściciela.

Skutek widać zawsze tak samo. Sprzedaż rośnie, dokumentów jest coraz więcej, a odpowiedź na pytanie, ile firma zarobiła na konkretnej sprawie, wymaga zestawienia trzech rzeczy leżących w trzech miejscach: faktury dla klienta, faktur od dostawców i notatki, która wisi w skrzynce osoby prowadzącej to zlecenie. Rachunek powstaje więc raz na kwartał, gdy nikt już nie pamięta szczegółów, i niczego nie zmienia.

Wdrożenie Insertu w takiej firmie nie polega na uruchomieniu programu na kolejnych komputerach. Polega na ustaleniu, po czym system rozpoznaje, że faktura od przewoźnika należy do tej samej sprawy co dokument wystawiony klientowi, i na doprowadzeniu do tego, żeby przypisanie zajmowało kilka sekund przy wprowadzaniu, a nie godzinę przy zamykaniu miesiąca.

Co składa się na rozliczenie jednego zlecenia?

Poniżej pozycje, które powtarzają się w gdańskich firmach obsługujących obrót towarowy, razem z ustawieniem, które sprawia, że dają się policzyć.

Rodzaj pozycji	Skąd bierze się kwota	Co ustawiamy w systemie	Co się dzieje bez tego
Usługa własna firmy	cennik uzgodniony ze zleceniodawcą	pozycja usługowa z jednostką i stawką dla grupy odbiorców	cena wpisywana z pamięci, za każdym razem trochę inna
Opłata przeniesiona na klienta	faktura obca, która wpłynęła do firmy	dokument kosztowy powiązany z numerem zlecenia	koszt zostaje w kosztach miesiąca i nie trafia na sprzedaż
Należność zapłacona za zleceniodawcę	dokument urzędowy dotyczący jego towaru	osobna ścieżka opisana z osobą prowadzącą księgi	wrzucenie jej w sprzedaż zawyża obrót i psuje deklarację
Przewóz kupiony u podwykonawcy	faktura przewoźnika, zwykle spóźniona	koszt dopisywany do sprawy z datą zdarzenia	wynik zlecenia wychodzi dopiero po kwartale
Opłaty dodatkowe i postojowe	zgłoszenie z terminala albo od kierowcy	pozycja doliczana do otwartego zlecenia	kwoty dopisywane z pamięci albo nie doliczane wcale
Zaliczka wpłacona przed usługą	wpłata klienta przed wykonaniem	dokument zaliczkowy spięty z rozliczeniem końcowym	ta sama kwota rozliczona dwa razy

Wiersz z opłatami dodatkowymi jest tym, na którym firmy tracą najwięcej i najciszej. Postojowe, przeważenie, dodatkowe czynności zgłoszone telefonem w środku dnia to pojedyncze kwoty, o których nikt nie pamięta przy fakturze, a w skali roku składają się na sumę większą niż niejeden rabat, o który firma twardo walczyła.

Jak policzyć wynik na zleceniu, a nie na całym miesiącu?

Warunek jest jeden i nie jest techniczny. Każdy dokument, który do firmy wpływa i z niej wychodzi, musi mieć numer sprawy, do której należy, a numer musi być nadawany w jednym miejscu, a nie osobno przez każdą osobę.

Przy wdrożeniu ustalamy więc, kto zakłada zlecenie, w którym momencie i według jakiego schematu numeracji. Potem opisujemy dwie sytuacje, które zawsze się zdarzają: co robimy, gdy koszt przychodzi po wystawieniu faktury, i co robimy, gdy jedna faktura od dostawcy dotyczy kilku spraw naraz. Bez tych dwóch odpowiedzi zestawienie rozjeżdża się w drugim miesiącu.

Gestor dokłada do tego warstwę, której nie widać w samych dokumentach. Warunki uzgodnione z odbiorcą, historia rozmów i terminy przestają leżeć w skrzynce jednej osoby, więc zastępstwo na czas urlopu przestaje oznaczać dzwonienie do klienta z pytaniem, co właściwie było ustalone.

Co zmienia w systemie sprzedaż, która ma sezon?

Trzy rzeczy, i każda dotyczy raczej porządku niż programu. Pierwsza to zaliczki. W firmie sprzedającej usługę wykonywaną za kilka miesięcy pieniądze wpływają wcześniej niż powstaje dokument końcowy, więc zaliczka musi być dokumentem, a nie samą płatnością na wyciągu.

Druga to ludzie zatrudniani na kilka miesięcy. Gratyfikant prowadzi ich umowy razem z terminami badań i datami zakończenia, a Portal pracownika zdejmuje z kadr dużą część pytań o dokumenty. Przy obsadzie zmieniającej się co rok najwięcej daje pilnowanie dat, bo to one wracają jako problem, a nie samo naliczenie wypłaty.

Trzecia to termin uruchomienia. Startu nie planujemy w miesiącu największego ruchu, i to jest jedyny punkt, w którym bywamy nieustępliwi. Przełączenie systemu w szczycie kończy się tym, że ludzie uczą się nowego programu przy kliencie czekającym na odpowiedź, a każde potknięcie zostaje zapamiętane jako wada narzędzia.

Czego nie bierzemy na siebie przy tym wdrożeniu?

Nie prowadzimy księgowości, nie ustalamy planu kont ani zasad, według których rozliczacie się ze zleceniodawcami. Sposób działania programu jest własnością Insertu, więc go nie przerabiamy i nie dopisujemy własnych rozszerzeń. Błędy zgłaszamy producentowi w Waszym imieniu i wdrażamy obejście, jeśli takie istnieje.

Nie odpowiadamy za działanie systemów urzędowych i platform partnerów, do których wysyłacie dane. Odpowiadamy za środowisko, w którym pracuje program, czyli za serwer, bazę, kopie, dostęp z zewnątrz i wydajność przy większej liczbie osób pracujących naraz. Licencje możecie kupić sami albo zamówić razem z wdrożeniem, w obu przypadkach po cenie producenta.

Nie rozstrzygamy też za Was, kto widzi marżę na zleceniu, jak długo trzymacie zamknięte sprawy i czy zaliczka ma być wymagana od każdego nowego klienta. Przygotowujemy warianty i pokazujemy skutki każdego z nich, decyzja zostaje po Waszej stronie, bo dotyczy sposobu prowadzenia firmy, a nie ustawienia programu.

Serwer z bazą prowadzimy dalej w ramach administracji serwerami, zgłoszenia użytkowników przyjmuje helpdesk IT w Gdańsku, a całe IT razem z tym systemem obejmuje obsługa informatyczna firm w Gdańsku. Termin ustalimy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026