Wdrożenie systemów Insert Bydgoszcz

Dlaczego w Bydgoszczy pytają nas raczej o migrację niż o nowy system?

Firmy, które dzwonią do nas w tej sprawie, rzadko zaczynają od zera. Znacznie częściej mają Subiekta kupionego dawno temu, uruchomionego przez kogoś, kto już z nimi nie pracuje, i rozbudowywanego przez kolejne osoby w miarę potrzeb. Taki system działa, tylko nikt nie potrafi powiedzieć, dlaczego działa właśnie tak.

Powód rozmowy jest zwykle jeden z trzech. Program zaczął zwalniać na tyle, że wystawienie dokumentu przy pełnym obłożeniu trwa dłużej niż rozmowa z klientem. Producent wymusił zmianę wersji przez nowy obowiązek sprawozdawczy, na przykład kolejną strukturę JPK albo obsługę KSeF. Albo w firmie zmienił się właściciel i nowy zarząd chce wiedzieć, na czym stoi sprzedaż.

W każdym z tych przypadków największą pracą nie jest instalacja, tylko decyzja, co zabrać ze sobą. Baza z kilkunastu lat handlu zawiera zwykle kilka razy więcej pozycji, niż firma faktycznie sprzedaje, i przeniesienie jej w całości oznacza przepisanie bałaganu do nowszego programu.

Co znajdujemy w bazie, która pracuje od kilkunastu lat?

Powtarza się to na tyle często, że przed wyceną robimy z tego zestawienie liczbowe, a nie opis.

• Tego samego kontrahenta wpisanego kilka razy, raz z numerem podatkowym, raz bez, raz z literówką w nazwie, i rozrachunki rozbite między te wpisy.
• Pozycje asortymentu bez ruchu od kilku lat, często z pustym kodem kreskowym, które mimo to podpowiadają się przy wystawianiu dokumentu.
• Dwa magazyny opisujące to samo miejsce, założone przy okazji jakiejś zmiany i nigdy niezlikwidowane.
• Cenniki i rabaty przypisane do klientów, których nie ma już na rynku.
• Konta użytkowników po osobach dawno nieobecnych, czasem z pełnymi uprawnieniami do cen zakupu.
• Kopię bazy wykonywaną na ten sam dysk, na którym baza stoi.

Ostatni punkt jest jedynym, który poprawiamy od razu, jeszcze przed jakąkolwiek rozmową o migracji, bo jest to praca na godzinę, a chroni przed utratą całej sprzedaży firmy.

Co przenosimy, a co zostaje w starym systemie?

To jest właściwa treść wdrożenia w firmie z historią, więc ustalamy ją na piśmie, zanim ktokolwiek uruchomi import.

Rodzaj danych	Co z nimi robimy	Dlaczego tak
Kontrahenci	przenosimy po scaleniu duplikatów według numeru podatkowego	rozbite rozrachunki znikają dopiero po scaleniu
Asortyment	przenosimy pozycje z ruchem, resztę archiwizujemy	krótsza kartoteka to mniej pomyłek przy wystawianiu
Stany magazynowe	przenosimy po inwentaryzacji, nigdy przed nią	inaczej start zaczyna się od różnic nie do wyjaśnienia
Rozrachunki nierozliczone	przenosimy w całości, co do złotówki	to jest pieniądz w drodze, nie historia
Historia dokumentów	zostaje w starej bazie uruchomionej do odczytu	przeniesienie kosztuje więcej, niż daje
Cenniki i rabaty	przenosimy po przejrzeniu z handlowcami	część warunków dawno przestała obowiązywać
Zamówienia w toku	wprowadzamy ręcznie w dniu przełączenia	jest ich niewiele, a ryzyko pomyłki jest duże

Wiersz z historią dokumentów budzi zwykle największy opór i to zrozumiałe. Odpowiedź brzmi: stara baza nie znika i nadal da się do niej zajrzeć, tylko nie ciągnie za sobą do nowego systemu numeracji, kartotek i błędów sprzed lat.

Gdzie postawić bazę w firmie z biurem i halą?

Jeżeli na systemie pracuje więcej niż kilka osób, baza schodzi z komputera na serwer i jest to zwykle pierwszy realny wydatek w takim projekcie. Mamy trzy warianty i wybieramy je po policzeniu, ile osób pracuje naraz i ile dokumentów przechodzi przez system w szczycie.

Maszyna wirtualna na Waszym serwerze, prowadzona na Proxmox VE albo Hyper-V, ma sens tam, gdzie sprzęt jest jeszcze na gwarancji i stoi w sensownych warunkach. Serwer w centrum danych zdejmuje z firmy zakup sprzętu i pilnowanie zasilania, za to wymaga stabilnego łącza, więc sprawdzamy je przed decyzją. Wariant trzeci, czyli zostawienie bazy tam, gdzie stoi, wybieramy tylko przy jednym lub dwóch stanowiskach, i zawsze z kopią wynoszoną poza tę maszynę.

W zakładzie dochodzi rzecz, o której łatwo zapomnieć przy planowaniu: stanowiska magazynowe łączą się przez sieć bezprzewodową w hali. Jeżeli zasięg jest słaby przy regałach, przejście na nowszy system tego nie naprawi, a wszyscy uznają, że to nowy program zrywa połączenie. Pokrycie sprawdzamy więc pomiarem przed przełączeniem, a nie po pierwszej reklamacji.

Jak wygląda przełączenie, żeby nie zatrzymać wydań?

Ustalamy dzień zerowy, czyli moment, od którego dokumenty powstają wyłącznie w nowym systemie. Przed nim idzie inwentaryzacja i próbna migracja na kopii bazy, po której sprawdzamy uzgodnioną wcześniej próbkę: kilkunastu największych kontrahentów, kilkadziesiąt pozycji asortymentu i sumy rozrachunków. Dopiero zgodność tych liczb otwiera drogę do właściwego przeniesienia.

Sam dzień przełączenia planujemy poza szczytem, najczęściej na początek tygodnia, i spędzamy go u Was. Sprzedaż internetowa, jeśli działa przez Sello, wymaga wtedy osobnego kroku i ponownego zestrojenia stanów z Allegro, żeby nie sprzedać czegoś, czego nie ma w magazynie.

Szkolenie prowadzimy na Waszych danych, przy stanowiskach, i dzielimy je na grupy. Osoba wystawiająca dokumenty, magazyn i księgowość potrzebują trzech różnych rozmów, a wspólne szkolenie kończy się tym, że każda z tych osób słucha przez dwie trzecie czasu o czymś, czego nie będzie używać.

Czego nie robimy przy tym wdrożeniu?

Nie prowadzimy księgowości, nie ustalamy planu kont ani polityki rabatowej. Nie zmieniamy działania samego programu i nie piszemy do niego dodatków, bo logika aplikacji należy do producenta. Zgłaszamy mu błędy w Waszym imieniu i wdrażamy obejście, jeśli takie istnieje.

Nie sprzedajemy licencji z ukrytą marżą. Możemy je zamówić razem z wdrożeniem albo kupujecie je sami, cena pozostaje producenta, a nasza praca jest w kosztorysie osobną pozycją. Sprzęt, czyli serwer, skanery i drukarki etykiet, kupujecie u dostawcy na własne faktury.

Nie bierzemy też na siebie decyzji, których nie wolno nam podjąć: kto ma widzieć ceny zakupu, jak długo trzymać stare dokumenty i czy zamknąć drugi magazyn. Przygotowujemy warianty i pokazujemy skutki, wybór zostaje po Waszej stronie.

Serwer z bazą prowadzimy dalej w ramach administracji serwerami, zgłoszenia użytkowników przyjmuje helpdesk IT w Bydgoszczy, a całe IT razem z tym systemem obejmuje obsługa informatyczna firm w Bydgoszczy. Termin ustalimy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026