Wdrożenie Microsoft 365 Poznań

Co zastajemy w firmie, która przejęła mniejszą spółkę

Przejęcie kończy się podpisem, a IT dowiaduje się o nim zwykle w dniu, w którym trzeba komuś założyć konto. Wtedy okazuje się, że przejęta spółka ma własną dzierżawę Microsoft 365, własną domenę, własnego dostawcę, który odszedł razem z poprzednim zarządem, i własny pomysł na to, jak nazywać ludzi w adresach.

Ten sam obraz spotykamy w firmach, które niczego nie przejmowały, tylko rosły przez dziesięć lat i otwierały kolejne lokalizacje. Każda z nich robiła to samo inaczej, bo w momencie otwarcia ktoś musiał zdecydować szybko, a nikt nie zapisał, jak zdecydowano poprzednio.

Skutek jest w obu przypadkach identyczny. Nie da się odpowiedzieć na trzy proste pytania: ile firma ma kont, kto ma uprawnienia administratora i co dokładnie dzieje się, gdy przychodzi nowa osoba. Wdrożenie, o którym tu piszemy, polega na doprowadzeniu do stanu, w którym odpowiedź na każde z nich zajmuje minutę.

Które środowisko zostaje i jak to rozstrzygamy

Decyzja zapada przed pierwszą zmianą i opiera się na spisie, nie na sympatii do któregoś z rozwiązań. Poniżej układ z projektu w firmie dystrybucyjnej, która przejęła mniejszego konkurenta razem z jego magazynem.

Obszar	Stan w centrali	Stan w przejętej spółce	Rozstrzygnięcie
Dzierżawa	pełna, z historią i integracjami	osobna, założona przez byłego dostawcę	zostaje dzierżawa centrali
Domena pocztowa	podstawowa, znana kontrahentom	znana własnym odbiorcom	obie, druga jako domena dodatkowa
Nazwy kont	imię.nazwisko	pierwsza litera imienia i nazwisko	wzór z centrali dla wszystkich nowych
Grupy i role	grupy działowe w Entra ID	uprawnienia nadawane imiennie	role przepisane na grupy
Pliki	biblioteki SharePoint z właścicielem	dysk sieciowy w magazynie	przeniesienie do bibliotek po spisie
Konta administracyjne	osobne, z drugim składnikiem	jedno wspólne, znane trzem osobom	wspólne konto zamykane w dniu przejęcia
Wdrożenie pracownika	lista kroków w kadrach	ustne ustalenia z kierownikiem	jedna procedura dla obu części firmy

Siedem wierszy i jeden wniosek: przeniesienie danych jest najprostszą częścią tej pracy. Trudne jest ustalenie, czyj sposób pracy staje się obowiązujący, i powiedzenie tego wprost ludziom z mniejszej spółki, zanim dowiedzą się przypadkiem.

Wspólne konto administratora zamykamy zawsze i bez wyjątku. Dopóki istnieje, nie da się ustalić, kto wprowadził zmianę, a przy przejęciu bywa, że dostęp do niego ma jeszcze poprzedni dostawca.

Dlaczego nazewnictwo jest decyzją, a nie szczegółem

Nazwa konta wychodzi z firmy na zewnątrz. Trafia na fakturę, do stopki wiadomości, do bazy kontrahentów i do systemu handlowego, w którym ktoś kiedyś wpisał ją ręcznie. Zmiana adresu po roku oznacza rozmowę z każdym odbiorcą osobno, więc jest to jedyny element wdrożenia, przy którym poprawka jest droższa od decyzji.

Ustalamy więc trzy wzory na jednej stronie i tej strony się trzymamy. Pierwszy dotyczy adresu osobowego. Drugi adresów zbiorczych, czyli zamówień, biura i reklamacji, które w firmie handlowej są ważniejsze od adresów osobowych. Trzeci nazw grup i bibliotek, bo lista, w której obok siebie stoją nazwy z dwóch epok, przestaje być czytelna po pół roku.

Ten dokument zostaje w firmie i jest częścią przekazania. Bez niego pierwsza osoba zatrudniona po naszym wyjściu dostanie adres utworzony według trzeciego wzoru, wymyślonego na poczekaniu.

Jeden standard wdrożenia nowego pracownika

To jest ten fragment projektu, który widać w codziennej pracy najszybciej. Przed ujednoliceniem nowa osoba w oddziale dostawała konto od kierownika, który pisał do kogoś w centrali, a sprzęt od kogokolwiek, kto akurat miał wolny laptop. W centrali ta sama sprawa miała już swoją listę kroków.

Po wdrożeniu istnieje jedna procedura, w której każdy krok ma właściciela: zgłoszenie z kadr, konto imienne w Entra ID, przypisanie do roli, licencja dobrana do stanowiska, sprzęt z listy standardowej, skrzynka i dostęp do kanałów działu. Ta sama lista obowiązuje w magazynie pod miastem i na piętrze handlowym w centrali.

Odwrotna droga jest jej lustrem i pisana jest przy tej samej okazji, bo bez niej środowisko po roku znów przestaje się zgadzać z rzeczywistością. Konto zamknięte w dniu zakończenia umowy, skrzynka przekazana przełożonemu, dane z OneDrive przeniesione tam, gdzie mają trafić, licencja zwolniona, sprzęt odebrany.

Czego przy tym wdrożeniu nie robimy

Nie przenosimy wszystkiego naraz i nie zaczynamy od danych. Nie zostawiamy konta administratora globalnego jako konta do codziennej pracy. Nie włączamy funkcji, których żadna z połączonych firm nie będzie używać, tylko dlatego, że znalazły się w planie.

Nie przenosimy też skrzynek w ramach tej kwoty. Migracja poczty z drugiego środowiska albo ze starego serwera to osobny projekt, opisany przy migracji poczty do Microsoft 365 w Poznaniu. Bieżące prowadzenie środowiska po zakończeniu prac opisaliśmy przy Microsoft 365 dla firm, ujednolicenie zasad na sprzęcie przy wdrożeniu Intune, a kopię danych niezależną od producenta przy backupie Microsoft 365, który jest osobną umową.

Helpdesk pracuje w dni robocze od 8:00 do 18:00 i to w tych godzinach planujemy przejście na nowe konta. Monitoring środowiska działa całą dobę, a dyżur poza godzinami pracy helpdesku jest osobno płatną usługą. Termin inwentaryzacji ustalimy przez formularz kontaktowy.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 31 lipca 2026