Ochrona poczty i filtrowanie treści Wrocław

Kto naprawdę wysyła pocztę spod Waszej domeny

Firma prowadząca sklep internetowy albo aplikację ma zwykle jednego nadawcę oczywistego i kilku, o których nikt nie pamięta.

Nadawca	Co wysyła	Jak go uwierzytelniamy
Usługa pocztowa zespołu	korespondencja pracowników	podpis DKIM z panelu usługi, wpis w SPF
Sklep albo aplikacja	potwierdzenia, resety hasła, powiadomienia	osobny klucz DKIM, najlepiej z subdomeny
Narzędzie do wysyłek	newsletter, kampanie	własna subdomena, osobna reputacja
System księgowy	faktury do klientów	podpis dostawcy albo wysyłka przez usługę pocztową
Formularz na stronie	zgłoszenia trafiające do firmy	wysyłka przez uwierzytelnionego nadawcę, nie z serwera strony
System zgłoszeń	powiadomienia dla klientów i dla zespołu	podpis dostawcy oraz zgodność adresu nadawcy z domeną
Monitoring i alerty	wiadomości techniczne do zespołu	adres w subdomenie technicznej, poza główną domeną

Każdy wiersz, który nie ma poprawnego podpisu, jest wiadomością, którą przy polityce odrzucania odbiorca odrzuci. Dlatego spis robimy przed jakąkolwiek zmianą, a nie po pierwszym telefonie o niedostarczonej fakturze.

Dlaczego SPF przestaje działać przy czwartym narzędziu

Rekord SPF ma twardy limit dziesięciu odwołań do serwerów nazw. Każdy wpis odsyłający do dostawcy zużywa co najmniej jedno, a bywa że kilka. Firma, która przez trzy lata dokładała kolejne narzędzia, przekracza ten limit niezauważenie, bo poczta nadal wychodzi, tylko przestaje przechodzić sprawdzenie.

Objaw jest mylący: część odbiorców dostaje wiadomości normalnie, część wrzuca je do spamu, a nikt nie potrafi wskazać zmiany, po której się zaczęło. Naprawa polega na uproszczeniu wpisu i przeniesieniu części nadawców na osobne subdomeny, a nie na dopisywaniu kolejnych adresów.

Droga do polityki odrzucania, etap po etapie

Zaczynamy od trybu obserwacji, w którym nic nie jest odrzucane, za to operatorzy przysyłają raporty o tym, kto wysyła spod Waszej domeny. Pierwsze raporty prawie zawsze pokazują nadawcę, o którym firma zapomniała, i przynajmniej jedną wysyłkę, której nikt nie potrafi wyjaśnić.

Potem uzupełniamy podpisy u każdego uprawnionego nadawcy i sprawdzamy zgodność adresu widocznego dla odbiorcy z domeną podpisu. Dopiero gdy raporty są czyste przez kilka tygodni, przechodzimy przez tryb pośredni do odrzucania. Całość zajmuje zwykle od czterech do ośmiu tygodni, zależnie od liczby nadawców.

Co przychodzi do firmy usługowej

Poza zwykłym spamem dwie rzeczy powtarzają się regularnie. Pierwsza to wiadomości podszywające się pod dostawców usług, z prośbą o ponowne zalogowanie do panelu, wysyłane w momencie, gdy faktycznie wygasa jakaś subskrypcja. Druga to prośby kierowane do księgowości, dotyczące zmiany numeru rachunku u kontrahenta, przygotowane na podstawie publicznie dostępnych informacji o współpracy.

Filtr wykrywa dużą część tych prób, ale ostatnią kontrolą jest procedura. Zmiana numeru rachunku wymaga potwierdzenia telefonicznego pod numerem z umowy, nie z podpisu w wiadomości. Technika i zasada muszą działać razem.

Czego filtr nie zatrzyma

Wiadomości z prawdziwej, przejętej skrzynki kontrahenta, bo przychodzi z poprawnego adresu i z poprawnym podpisem. Telefonu z prośbą o pilne działanie. Wiadomości wysłanej do prywatnej skrzynki pracownika. W każdym z tych przypadków pracuje człowiek, a nie reguła.

Odruch sprawdzania nadawcy buduje program szkoleń i testów phishingowych, ochronę konta po kliknięciu logowanie wieloskładnikowe, a całość pod jedną umową bezpieczeństwo IT dla firm. Spis nadawców zaczynamy po rozmowie przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 31 lipca 2026