Ochrona poczty i filtrowanie treści Toruń

Dlaczego adres zamówień jest w tej firmie najsłabszym punktem?

W zakładzie i w firmie handlowej korespondencja z pieniędzmi w tle prawie nigdy nie idzie na adres imienny. Idzie na biuro, na zamówienia, na reklamacje, czasem na jakość. Te skrzynki obsługuje kilka osób, bywa że na zmiany, a hasło do nich krąży od lat i przetrwało już kilku pracowników.

Z punktu widzenia atakującego to najlepszy możliwy cel. Adres jest publiczny, bo stoi na stronie i na fakturach. Nikt nie czuje się jego właścicielem, więc dziwna wiadomość nie budzi niczyjego niepokoju, tylko trafia do kogoś, kto akurat ma dyżur. Drugi składnik logowania na takim koncie zwykle nie działa, ponieważ nie da się przypisać telefonu do skrzynki, z której korzysta pół biura.

Dlatego zaczynamy nie od filtra, tylko od przebudowy dostępu. Skrzynka wspólna zostaje skrzynką wspólną, ale otwiera się ją własnym kontem, z uprawnieniem nadanym imiennie. Od tego momentu widać, kto odpisał, drugi składnik zaczyna chronić naprawdę, a odejście człowieka nie wymaga zmiany hasła znanego całemu działowi.

Jak porządkujemy adresy ogólne w firmie z produkcją i sprzedażą?

Skrzynka wspólna	Kto z niej korzysta	Jak ją ustawiamy
biuro	sekretariat i zarząd	dostęp imienny, archiwum, oznaczanie poczty z zewnątrz
zamówienia	handel i planowanie	dostęp imienny, opiekun kwarantanny, reguła na zmianę rachunku
reklamacje	jakość i handel	dostęp imienny, dłuższa retencja, zakaz autoprzekierowań
jakość	dział jakości i laboratorium	dostęp imienny, nadawcy zewnętrzni na liście dozwolonych
kadry	kadry i księgowość	dostęp imienny, filtrowanie załączników z makrami
serwis	utrzymanie ruchu	dostęp imienny, osobna reguła dla firm serwisujących maszyny

Trzeci wiersz zawiera rzecz, o którą nikt nie pyta, a która potrafi wyprowadzić z firmy całą korespondencję. Autoprzekierowanie założone kiedyś przez pracownika na prywatny adres jest jednocześnie najprostszym narzędziem atakującego po przejęciu skrzynki, bo działa cicho i przeżywa zmianę hasła.

Co robimy z systemami, które wysyłają pocztę w Waszym imieniu?

Zaostrzenie polityki domeny bywa odkładane latami z jednego powodu: nikt nie wie, co przestanie działać. W firmie z produkcją lista nadawców zewnętrznych jest dłuższa, niż się wydaje. Wysyła system wystawiający dokumenty, wysyła zewnętrzne laboratorium z wynikami badań, wysyła drukarnia etykiet, wysyła operator transportu z awizacjami, wysyła platforma zamówieniowa odbiorcy.

Dlatego pracujemy etapami. Najpierw włączamy tryb obserwacji i przez kilka tygodni zbieramy raporty o tym, kto faktycznie wysyła wiadomości podpisane Waszą domeną. Potem uzupełniamy wpisy dla nadawców, którzy mają do tego prawo. Dopiero na końcu przechodzimy do odrzucania poczty sfałszowanej, a przejście planujemy poza szczytem sezonu.

Efekt jest podwójny. Wasze wiadomości przestają lądować w folderach ze spamem u odbiorców, a podszycie się pod Waszą domenę wobec sieci handlowej przestaje być czymś, co robi się w pięć minut i bez żadnego narzędzia.

Które oszustwo trafia dziś do dostawcy sieci handlowej?

Najczęstszy scenariusz nie wygląda groźnie i nie ma w sobie żadnego pliku. Zaczyna się od przejęcia skrzynki u jednego z kontrahentów, potem przez kilka dni ktoś czyta wątek o dostawach i uczy się, kto komu płaci i w jakich terminach. Dopiero wtedy przychodzi wiadomość w trwającym wątku, z informacją o zmianie numeru rachunku i z prośbą o uwzględnienie jej przy najbliższym przelewie.

Drugi scenariusz jest szyty pod branżę. Wiadomość zapowiada kontrolę, prosi o przesłanie dokumentacji jakościowej albo podszywa się pod jednostkę certyfikującą i wymaga zalogowania do portalu, żeby pobrać wymagania. Termin jest zawsze krótki, bo pośpiech wyłącza sprawdzanie.

Trzeci dotyczy odbioru towaru. Ktoś podaje się za przewoźnika, prosi o zmianę miejsca lub godziny załadunku i liczy na to, że w szczycie sezonu nikt nie zadzwoni na numer z umowy. Reguły techniczne zatrzymują część takich wiadomości, natomiast resztę zatrzymuje jedna zasada zapisana i znana obsłudze: dane odbioru i rachunku potwierdza się telefonicznie, na numer, którego nie ma w tej wiadomości.

Gdzie filtr przestaje wystarczać?

Nie zatrzyma wiadomości wysłanej z prawdziwej, przejętej skrzynki Waszego kontrahenta, bo wszystkie znaki wskazują, że jest autentyczna, i technicznie faktycznie jest. Nie zatrzyma też telefonu, a coraz większa część prób zaczyna się rozmową i tylko kończy mailem.

Nie naprawi również przyzwyczajeń. Odruch sprawdzenia nadawcy i zasada potwierdzania zmian buduje się ćwiczeniem, dlatego program kampanii i szkoleń opisuje osobno szkolenia i testy phishingowe. Ochronę samego logowania do skrzynek prowadzi logowanie wieloskładnikowe, a całość zabezpieczeń w jednej umowie bezpieczeństwo IT dla firm. Przegląd poczty i domeny zgłaszacie przez kontakt albo w toruńskim biurze.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 7 września 2026