Ochrona poczty Poznań

Ile domen ma naprawdę Wasza firma

Zarząd wymienia jedną, tę z wizytówek. Rejestr mówi co innego, zwłaszcza w przedsiębiorstwie, które rosło przez przejmowanie mniejszych spółek i uruchamianie sklepów pod osobnymi markami.

Domena	Skąd się wzięła	Co się z nią dzieje dziś	Co robimy
Główna, marka firmy	zawsze była	ma SPF, czasem DKIM	domykamy do polityki odrzucania
Domena przejętej spółki	razem z transakcją	przekierowanie na stronę główną	wpis blokujący wysyłkę w jej imieniu
Domena sklepu	uruchomienie kanału detalicznego	wysyła potwierdzenia zamówień	osobne rekordy i podpis wiadomości
Adres kampanii albo targów	agencja marketingowa	opłacana, nieużywana	decyzja: utrzymać czy oddać
Nazwa z literówką, kupiona obronnie	dawna decyzja o ochronie marki	nikt o niej nie pamięta	wpis blokujący, żeby nie dało się jej użyć
Domena wewnętrzna sieci	wdrożenie serwera lata temu	nie wysyła poczty	wykluczenie z konfiguracji pocztowej

Wiersze drugi i piąty są tymi, przez które przychodzi kłopot. Domena bez skonfigurowanych rekordów jest zaproszeniem: każdy może wysłać z niej fakturę do Waszych klientów, a odbiorca nie ma żadnego technicznego sposobu, żeby to podważyć. Zamknięcie tej luki to jeden wpis i pięć minut pracy, o ile ktoś w ogóle wie, że taka domena istnieje.

Skąd biorą się faktury, których nikt nie zamawiał

Sezon targowy uruchamia falę wysyłek, które są skuteczne z jednego powodu: odnoszą się do rzeczy prawdziwej. Firma faktycznie wystawiała się w Poznaniu, faktycznie ma stoisko w kolejnej edycji i faktycznie ktoś w tej sprawie korespondował.

Na tym tle wiadomość z opłatą za wpis do katalogu wystawców, za rejestrację w bazie branżowej albo za przedłużenie domeny wygląda naturalnie. Trafia zwykle do księgowości albo do administracji, czyli do osób, które nie uczestniczyły w rozmowach o targach i nie mają jak zweryfikować zasadności.

Technika wyłapuje część takich wysyłek po nadawcy, po reputacji serwera i po wzorcach treści. Resztę zamyka zasada obiegu: dokument spoza systemu zamówień nie idzie do zapłaty bez potwierdzenia u osoby, która daną usługę zamawiała. Zapisujemy tę zasadę razem z wdrożeniem, bo sam filtr jej nie zastąpi.

Jak dochodzimy do polityki odrzucania bez zatrzymania sprzedaży

Etapami i nigdy od razu. Zaczynamy od polityki, która niczego nie blokuje, za to zbiera raporty. Po dwóch tygodniach wiemy, co realnie wysyła w Waszym imieniu: system handlowy z fakturami, sklep z potwierdzeniami zamówień, program kadrowy z paskami płacowymi, narzędzie do wysyłek marketingowych, formularz na stronie, urządzenie wielofunkcyjne skanujące dokumenty na skrzynkę i zwykle jeszcze jedna aplikacja, o której nikt nie pamiętał.

Każde z tych źródeł dopisujemy albo podpisujemy kluczem. Politykę zaostrzamy dopiero po raportach bez błędów: najpierw kierowanie podejrzanych wiadomości do kwarantanny, a po kolejnym okresie obserwacji ich odrzucanie. Włączenie odrzucania od pierwszego dnia kończy się tym, że sklep przestaje wysyłać potwierdzenia, a nikt nie wie dlaczego, bo wiadomości znikają po cichu u odbiorcy.

Kto pilnuje kwarantanny, żeby nie zginęło zamówienie

W firmie handlowej zbyt ostry filtr kosztuje więcej niż zbyt miękki, bo zamówienie zatrzymane w kwarantannie to zamówienie, które klient złoży gdzie indziej. Dlatego kwarantanna musi mieć właściciela, a nie być miejscem, do którego nikt nie zagląda.

Przez pierwsze dwa tygodnie przeglądamy ją codziennie i stroimy reguły. Stali kontrahenci, przewoźnicy i platformy sprzedażowe trafiają na listę wyjątków jeszcze przed uruchomieniem, na podstawie spisu, który robimy z działem handlowym. Po okresie strojenia przechodzimy na przegląd cykliczny, a pilne zwolnienie wiadomości zawsze da się zgłosić jak każde inne zgłoszenie.

Do tego instalujemy w programie pocztowym przycisk zgłoszenia. Jedno kliknięcie przekazuje nam wiadomość wraz z nagłówkami, których użytkownik i tak nie umiałby skopiować. Jeżeli okaże się realnym atakiem, usuwamy ją ze wszystkich skrzynek w firmie i dokładamy regułę.

Gdzie kończy się technika, a zaczyna procedura

Filtr nie zatrzyma wiadomości wysłanej z prawdziwej skrzynki Waszego dostawcy, którą ktoś przejął, bo wszystkie kontrole techniczne wypadają wtedy poprawnie. Nie zatrzyma też telefonu z prośbą o pilną zmianę rachunku ani rozmowy przy stoisku, po której ktoś prosi o przesłanie cennika na prywatny adres.

Te trzy sytuacje zamyka wyłącznie zasada po Waszej stronie i odruch weryfikacji, który buduje program szkoleń i testów phishingowych. Samo przejęcie skrzynki utrudnia logowanie wieloskładnikowe, a komplet warstw w jednej umowie opisuje bezpieczeństwo IT dla firm. Stan wyjściowy pokazuje audyt bezpieczeństwa IT.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 31 lipca 2026