Automatyzacja procesów w firmie Zielona Góra

Co dzieje się między mailem z zamówieniem a wpisem w systemie

W małym zakładzie ta droga ma zwykle sześć przystanków. Wiadomość wpada na skrzynkę handlową, ktoś ją otwiera, pobiera załącznik, sprawdza, czy odbiorca używa własnych nazw towaru, przepisuje pozycje do systemu magazynowego, a potem odpisuje mailem, że zamówienie przyjęte. Każdy z tych przystanków trwa krótko i właśnie dlatego nikt ich nie liczy.

Policzone wyglądają inaczej. Przy dwudziestu zamówieniach dziennie i czterech minutach na dokument wychodzi ponad dwadzieścia godzin miesięcznie spędzonych na przenoszeniu tych samych liczb z jednego okna do drugiego. Do tego dochodzą pomyłki, których nikt nie zauważa od razu: przecinek w ilości, zamieniona jednostka, indeks podobny do właściwego.

Zielonogórscy producenci elektroniki mają dodatkowy kłopot. Stali odbiorcy przysyłają zamówienia w swoich formularzach, więc ta sama pozycja nazywa się inaczej w każdym z nich, a osoba wpisująca musi trzymać w głowie kilka słowników naraz.

Które zamówienia da się wpisać bez człowieka

Nie wszystkie i nie od razu. Poniżej postacie dokumentów, które spotykamy najczęściej, razem z tym, co przepływ z nimi robi i co go zatrzymuje.

Postać zamówienia	Co robi przepływ	Co go wstrzymuje
stały formularz odbiorcy w PDF	odczyt pozycji i wpis do systemu	zmieniony układ formularza
arkusz z listą indeksów	mapowanie kolumn i wpis zbiorczy	nowa kolumna albo scalona komórka
zamówienie w treści maila	wyciągnięcie pozycji z tekstu	opis słowny bez indeksu i ilości
skan podpisanego druku	odczyt z obrazu	odręczna poprawka w polu ilości
zamówienie w euro	przeliczenie po kursie z dnia	inna waluta w części pozycji
korekta wcześniejszego zamówienia	powiązanie z pierwotnym numerem	brak numeru pierwotnego w treści

Prawa kolumna jest w tej tabeli ważniejsza od środkowej. Wdrożenie udaje się wtedy, gdy z góry wiadomo, czego przepływ ma nie robić.

Kiedy przepływ ma się zatrzymać i zapytać

Ustawiamy trzy rodzaje sygnałów. Pierwszy to niska pewność odczytu pojedynczego pola, na przykład ilości na słabym skanie. Drugi to indeks, którego nie ma w słowniku, czyli najczęściej nowy towar albo literówka po stronie odbiorcy. Trzeci to odstępstwo od warunków handlowych: cena inna niż w umowie, termin krótszy od uzgodnionego, ilość przekraczająca typowe zamówienie tego klienta.

Wstrzymany dokument trafia do kolejki z zaznaczonym powodem, a nie do kosza i nie do systemu z błędem. Osoba, która dziś wpisuje wszystko, po wdrożeniu zajmuje się wyłącznie tą kolejką. To zwykle kilka dokumentów dziennie zamiast kilkudziesięciu.

Jak zbieramy dane do wyceny, skoro nie siedzimy u Was codziennie

Mamy w Zielonej Górze drugie biuro w województwie, przy Objazdowej 35A, ale nie mamy tu inżynierów mieszkających na miejscu ani magazynu części. Nie udajemy więc, że wpadamy co drugi dzień. Zamiast tego pracujemy na próbce.

Prosimy o trzydzieści ostatnich zamówień w takiej postaci, w jakiej przyszły, i o krótką rozmowę z osobą, która je wpisuje. Z próbki widać rozkład formatów, liczbę stałych odbiorców i to, ile pozycji naprawdę powtarza się co miesiąc. Wizytę umawiamy raz, na uruchomienie, i wtedy podłączamy się do systemu, który stoi u Was. Reszta, czyli budowa przepływu w n8n, testy i szkolenie, dzieje się przez sieć.

Co wygląda inaczej u producenta elektroniki, a co w firmie usługowej

U producenta zamówienie ciągnie za sobą materiał. Przepływ musi więc nie tylko wpisać pozycje, ale i sprawdzić, czy indeks istnieje w kartotece, bo błąd na tym etapie wraca dwa tygodnie później jako brak komponentu. Dokładamy tam zwykle powiadomienie do zaopatrzenia, gdy zamówienie schodzi poniżej stanu minimalnego.

W firmie usługowej zamówienie jest zleceniem i trafia nie do magazynu, tylko do kalendarza i do systemu zleceń. Wtedy najwięcej daje automatyczne potwierdzenie terminu i przypisanie sprawy do właściwej osoby, a nie sam wpis pozycji.

Spółki z parku technologicznego w Nowym Kisielinie mają z kolei najwięcej dokumentów w języku angielskim i w euro, często od odbiorców, którzy raz w roku zmieniają szablon. Tam wzorzec musi być łatwy do podmiany, więc reguły trzymamy w konfiguracji, a nie zaszyte w kodzie przepływu.

Czego z tej pracy nie zdejmiemy

Rozmowy z odbiorcą, gdy zamówienie jest niejasne. Decyzji, czy przyjąć termin, którego produkcja nie dowiezie. Oceny, czy klientowi z zaległością płatniczą wysyłamy towar. To są rzeczy, przy których ktoś bierze na siebie skutek, więc zostają u ludzi, a przepływ ma je tylko przygotować i pokazać w jednym miejscu.

Nie zdejmiemy też porządku, którego nie ma. Jeśli kartoteka towarów jest prowadzona na trzy sposoby przez trzy osoby, najpierw trzeba ją uporządkować, bo automat powieli ten stan w tempie, którego nikt nie nadąży poprawiać.

Kolejny krok po zamówieniach to zwykle strona kosztowa, opisana przy automatyzacji obiegu faktur w Zielonej Górze. Platformę, na której te przepływy stoją, i miejsce dla niej opisaliśmy przy wdrożeniu n8n w Zielonej Górze. Pozostałe usługi tej kategorii zebraliśmy na liście dla miasta, a rozmowę zaczyna telefon pod +48 888 777 822 albo formularz kontaktowy.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 31 lipca 2026