Automatyzacja procesów w firmie Bydgoszcz

Jak wygląda godzina między końcem zmiany a poranną odprawą

Zmiana schodzi, mistrz siada w dyżurce z kartką, na której przez osiem godzin notował postoje, braki i przezbrojenia. Przepisuje to do arkusza, dokłada odczyt licznika, sprawdza w drugim programie, ile osób faktycznie było obecnych, i wysyła plik mailem. Kierownik otwiera go kwadrans przed odprawą, zestawia z poprzednim dniem i przekłada wynik do prezentacji, którą zarząd ogląda co rano.

Cała ta sekwencja zajmuje między czterdzieści minut a półtorej godziny, powtarza się po każdej zmianie i nie wnosi ani jednej nowej informacji. Wszystkie liczby już istnieją: w systemie produkcyjnym, w ewidencji czasu pracy, w licznikach maszyn. Praca polega wyłącznie na przeniesieniu ich w jedno miejsce i na przeliczeniu według reguły, którą ktoś kiedyś ustalił.

Co konkretnie przenosimy na przepływ

Poniżej rozkład godzinowy z zakładu pracującego na trzy zmiany. Bierzemy go z pierwszego spotkania i wypełniamy razem z kierownikiem produkcji, bo to on jako jedyny wie, ile minut zajmuje każdy krok.

Pora	Co dzieje się dziś	Co robi przepływ	Co zostaje przy człowieku
koniec zmiany	notatki z kartki trafiają do arkusza	pobranie zdarzeń z systemu produkcyjnego	opis nietypowego zdarzenia
kwadrans później	odczyt liczników i przepisanie sum	zaciągnięcie odczytów i przeliczenie	sprawdzenie odczytu budzącego wątpliwość
przed zamknięciem doby	zestawienie obecności z drugiego programu	pobranie godzin z ewidencji czasu	korekta wpisu po awarii czytnika
noc	plik czeka w skrzynce	złożenie zestawienia o stałej godzinie	nic
godzina przed odprawą	kierownik składa podsumowanie	publikacja w Teams i plik w SharePoint	komentarz do liczb, które odstają
odprawa	rozmowa o tym, czyje liczby są właściwe	jedna wersja dla wszystkich	decyzja, co z tym zrobić

Ostatni wiersz zwykle przekonuje zarząd mocniej niż wszystkie poprzednie razem. Spór o to, która wersja liczb obowiązuje, zjada na odprawie więcej czasu niż samo składanie raportu, a bierze się wyłącznie stąd, że każdy dział przynosi własny arkusz z własną metodą liczenia.

Skąd biorą się liczby, skoro część powstaje na kartce

Z systemu produkcyjnego, z ewidencji czasu pracy i z liczników. Tam, gdzie sterowniki linii oddają dane, wchodzimy wprost do nich. Tam, gdzie zakład korzysta ze starszego programu bez nowoczesnego interfejsu, sięgamy do bazy albo do eksportu o stałej strukturze i mówimy o tym przed wyceną, bo od drogi wejścia zależy nakład pracy.

Pozycje zapisywane wyłącznie długopisem to osobna sprawa. Nie da się ich zaciągnąć znikąd i nie udajemy, że się da. Zwykle rozwiązuje to jeden krótki formularz na tablecie przy linii, wypełniany w tych samych momentach, w których dziś powstaje wpis na kartce. Zmiana jest niewielka, ale bez niej połowa raportu dalej powstaje ręcznie i cała oszczędność znika.

Dlaczego przez dwa tygodnie raport idzie obok kartki

Bo opis procesu zawsze jest gładszy niż proces. Dopiero na żywych danych wychodzi, że przy przezbrojeniu operator zatrzymuje licznik, a przy krótkiej awarii nie, że nocna zmiana wpisuje braki zbiorczo nad ranem i że jeden wyrób jest liczony w sztukach, a drugi w kilogramach, choć w arkuszu stoją w tej samej kolumnie.

Przez dwa tygodnie zestawienie automatu i zestawienie ręczne powstają obok siebie, a różnice omawiamy pozycja po pozycji. Wyłączamy ścieżkę ręczną dopiero wtedy, gdy przez kilka dni z rzędu wyniki się zgadzają. Te dwa tygodnie przedłużają projekt i jako jedyne wymagają cierpliwości po Waszej stronie.

Czy to się opłaca przy dwóch zmianach

Liczymy na Waszych liczbach, nie na średnich. Potrzebujemy dwóch: ile minut zajmuje jedno złożenie raportu i ile razy w miesiącu ktoś je składa. Zakład pracujący na dwie zmiany przez pięć dni w tygodniu ma około czterdziestu takich złożeń miesięcznie, przy trzech zmianach i sobotach robi się ich ponad osiemdziesiąt.

Jeśli z tego rachunku wyjdzie, że oszczędność nie pokrywa kosztu opieki, mówimy to przed ofertą i szukamy innego procesu. Zdarza się to rzadziej, niż mogłoby się wydawać, bo raportowanie w zakładzie powtarza się codziennie i przez wszystkie dni w roku, także wtedy, gdy w biurze nikogo nie ma.

Czego nie wkładamy w przepływ

Oceny, dlaczego zmiana wyszła gorzej. Automat poda liczbę postojów i ich sumę, natomiast wyjaśnienie, że stanęła jedna maszyna przez surowiec z nowej dostawy, napisze człowiek, który tam był. Próba zamknięcia tego w regule kończy się raportem pełnym kategorii, których nikt nie wybiera uczciwie.

Nie automatyzujemy też zestawień robionych po to, żeby obejść brakujący proces. Jeśli kierownik składa codziennie tabelę wyłącznie dlatego, że nie ma pewności, kto pracował na której linii, właściwą naprawą jest uporządkowanie przypisania ludzi do stanowisk, a nie ładniejsza tabela. Mówimy to przed wyceną, także wtedy, gdy oznacza mniejsze zlecenie.

Narzędzie, na którym te przepływy stoją, i sposób oddania go zespołowi opisuje wdrożenie n8n. Dokumenty przychodzące do firmy domyka obieg faktur, a zakres bez części lokalnej znajdziecie przy automatyzacji procesów w firmie. Pomiar zaczynamy od rozmowy pod numerem +48 888 777 822 albo przez formularz kontaktowy, a do biura przy Orlej 66 można też przyjechać.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026