Automatyzacja procesów w firmie Białystok

Jak poznajemy proces, zanim cokolwiek zbudujemy

Nie z opisu i nie ze spotkania w sali konferencyjnej. Proces mieszka na jednym stanowisku, w rękach osoby, która wykonuje go po raz tysięczny, i to jest jedyne miejsce, w którym widać go w całości: razem z wyjątkami, poprawkami po kimś i czynnościami tak oczywistymi, że nikt ich nie wymienia.

Kolejność jest u nas odwrotna niż zwykle. Najpierw zbieramy wszystko, co da się zebrać przez sieć, a dopiero potem siadamy obok, z listą rzeczy do sprawdzenia spisaną wcześniej. Wygląda to tak:

1. Rozmowa z osobą decydującą o tym, co ma się zmienić i po czym poznamy, że się zmieniło.
2. Nagranie ekranu zrobione przez pracownika wykonującego czynność, w zwykły dzień, bez przygotowania.
3. Przejście tego nagrania razem, z zatrzymaniami w miejscach, w których ktoś klika szybciej, niż tłumaczy.
4. Jedno popołudnie przy stanowisku, z tą listą w ręku.

Ta kolejność ma jeszcze jedną zaletę. Nagranie pokazuje proces taki, jaki jest, a nie taki, jaki figuruje w instrukcji, i różnica między tymi dwoma wersjami bywa całą treścią projektu.

Czego ekran nie pokaże, choćby nagranie było godzinne

Poniższe zestawienie robimy przed wizytą, żeby wiedzieć, czego szukać. Trzecia kolumna jest tą, dla której w ogóle warto wstać od klawiatury.

Element procesu	Widać przez sieć	Widać dopiero przy stanowisku
kolejność czynności w programie	tak, na nagraniu
pliki i szablony, na których pracuje zespół	tak, po przesłaniu kopii
wyjątki spisane na kartce przy monitorze	nie	tak, leżą w zasięgu ręki
druga osoba poprawiająca po pierwszej	rzadko, nikt o tym nie mówi	tak, widać po godzinie
odległość do drukarki, skanera i wagi	nie	tak, i często tłumaczy całą resztę
kto jest dostępny na drugiej zmianie	częściowo, z harmonogramu	tak, z rozmowy na hali
co się dzieje, gdy zabraknie prądu albo sieci	nie	tak, ktoś to już przerabiał

Wiersz o kartce przy monitorze wygląda niepoważnie i jest najczęstszym powodem, dla którego przepływ zbudowany wyłącznie zdalnie trzeba potem przerabiać. Kartka zawiera zwykle listę odbiorców obsługiwanych inaczej niż wszyscy pozostali, a takiej listy nikt nie uznaje za część procesu, bo dla zespołu jest ona po prostu oczywistością.

Który proces bierzemy w podlaskiej firmie jako pierwszy

Najczęściej ten, w którym pomyłka kosztuje dzień transportu, a nie kwadrans chodzenia po biurze. W białostockim zakładzie zamawiającym materiał u dostawcy spod Warszawy, Poznania albo zza wschodniej granicy błąd w zamówieniu ma inną cenę niż tam, gdzie hurtownia stoi w tym samym mieście: nie da się dosłać brakującej pozycji tego samego popołudnia. Dlatego pierwszym kandydatem bywa droga od zapotrzebowania z hali do zamówienia u dostawcy, razem z potwierdzeniem terminu.

Drugi typowy kandydat to przepisywanie tych samych danych między programem handlowym a arkuszem, na którym ktoś liczy zestawienie dla właściciela. Trzeci to zbieranie danych z hali, które dziś powstają na kartce, a jutro muszą być w systemie. Wybór między nimi nie jest kwestią gustu: liczymy, ile razy w miesiącu czynność się powtarza i ile trwa jedno powtórzenie, a potem porównujemy z kosztem budowy.

Co daje popołudnie przy stanowisku i co się dzieje bez niego

Popołudnie przy stanowisku to zwykle cztery do sześciu godzin, z czego pierwsza schodzi na patrzeniu bez zadawania pytań. Ta pierwsza godzina jest najważniejsza, bo pytanie zadane za wcześnie zmienia zachowanie osoby, którą obserwujemy, i zamiast procesu widzimy jego prezentację.

Gdy tej części nie ma, budujemy z nagrania i z rozmowy, a ryzyko przenosi się na pierwszy miesiąc pracy. Wychodzi wtedy zwykle jedna sytuacja, o której nikt nie wspomniał, i przepływ trzeba poprawić. Nie jest to katastrofa, tylko koszt przesunięty w czasie, i dlatego przy rezygnacji z obserwacji wydłużamy okres pracy równoległej ze starym obiegiem zamiast skracać projekt.

Czego nie oddajemy przepływowi w firmie bez własnego informatyka

Wszystkiego, czego odkręcenie wymagałoby naszej obecności. Przepływ nie kasuje danych, nie wysyła niczego do klienta bez zatwierdzenia, nie zmienia cen i nie zamyka miesiąca. Wykonuje kroki odwracalne, a przy każdym kroku, którego odwrócić się nie da, zatrzymuje się i pyta człowieka.

Powód jest praktyczny, nie filozoficzny. W firmie bez własnego informatyka nie ma osoby, która o dwudziestej drugiej cofnie skutki źle napisanej reguły, a o tej porze nie siedzi przy niej także nikt z nas. Przepływ, którego najgorszym możliwym skutkiem jest niewykonane zadanie i wiadomość o tym, nadaje się do takiej firmy. Przepływ, który potrafi narobić szkody, nie nadaje się nigdzie.

Kiedy odradzamy start właśnie tym procesem

Gdy proces zmienia się co miesiąc, bo wtedy budujemy coś, co trzeba będzie zaraz przerobić, a lepiej najpierw ustalić jego kształt. Gdy nikt nie ma czasu nagrać piętnastu minut własnej pracy, ponieważ to najtańsza część projektu i brak zgody na nią zapowiada, jak będzie wyglądać reszta. Oraz wtedy, gdy czynność powtarza się kilka razy w miesiącu i trwa chwilę, bo taka arytmetyka nie zwraca żadnego wdrożenia.

Platformę, na której te przepływy stoją, opisuje wdrożenie n8n, dokumenty kosztowe obieg faktur, a wersję bez części podlaskiej strona automatyzacji procesów. Termin spotkania przy stanowisku ustalamy po rozmowie pod numerem +48 888 777 822 albo przez formularz kontaktowy.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 7 września 2026