Wdrożenie systemów Insert Białystok

Dlaczego akurat po to przyjeżdżamy na Podlasie?

Bo wdrożenie systemu handlowego jest jedyną częścią naszej pracy, przy której obecność zmienia wynik. Codzienne IT prowadzimy tu przez sieć i nie mamy z tym kłopotu, natomiast pierwszy dzień pracy magazyniera na nowym programie ogląda się przy nim, a nie w oknie pomocy zdalnej. To samo dotyczy urządzeń: drukarka fiskalna, skaner przy pakowni i etykieciarka pokazują swoje wady dopiero w rękach ludzi, którzy z nich korzystają.

Skoro więc przyjazd i tak musi się wydarzyć, planujemy go jako kilka kolejnych dni roboczych, a nie serię krótkich wizyt rozłożonych na miesiące. Firma z Białegostoku dostaje przez to układ korzystniejszy niż przy wdrożeniu robionym po kawałku: całość dzieje się w jednym tygodniu, ludzie uczą się na świeżo, a Wy nie płacicie za dojazdy pięć razy.

Warunkiem jest przygotowanie. Zjazd, w którym pierwszego dnia instalujemy serwer, a drugiego szukamy hasła do starej bazy, marnuje najdroższy zasób, czyli obecność inżyniera przy Waszych ludziach.

Co robimy zdalnie, a co ma sens wyłącznie na miejscu?

Podział jest sztywny i pokazujemy go przed podpisaniem, żeby było wiadomo, za co płacicie w części zdalnej, a co dostajecie w dniach na miejscu.

Zadanie	Przed zjazdem, przez sieć	W dniach na miejscu	Po zjeździe, przez sieć
Serwer i baza	instalacja, dobór zasobów, uruchomienie kopii	sprawdzenie wydajności przy pełnym obciążeniu	aktualizacje i nadzór nad bazą
Dane	migracja próbna, uzgodnienie kodów i jednostek	wprowadzenie stanów po spisie	poprawki wychodzące w pierwszych tygodniach
Dokumenty i uprawnienia	numeracja, wzory wydruków, role użytkowników	korekta ról przy realnych sprawach	zmiany po zatrudnieniu nowych osób
Urządzenia	ustalenie modeli i sterowników	podpięcie i testy paragonu, etykiety, skanera	zgłoszenia serwisowe do producentów
Ludzie	materiały i podział na grupy	szkolenie i asysta pierwszego dnia	pomoc przy pytaniach z codziennej pracy

Wniosek z tej tabeli jest prosty: im więcej zmieści się w kolumnie pierwszej, tym krótszy i tańszy jest zjazd. Dlatego zaczynamy od pracy zdalnej nawet wtedy, gdy termin przyjazdu jest już ustalony.

Co musi być gotowe po Waszej stronie na tydzień przed startem?

Lista jest krótka, ale każdy brakujący punkt przesuwa termin, a nie skraca zakres.

1. Decyzja o wariancie. Linia nexo czy GT, liczba stanowisk i moduły. Doradzamy, ale wybór ma być podjęty przed zamówieniem licencji.
2. Uporządkowana kartoteka towarów. Jedna pozycja pod jedną nazwą, spójne jednostki i kody. To najczęstsza przyczyna opóźnień, bo przez lata tę samą rzecz wpisywały trzy osoby na trzy sposoby.
3. Termin spisu z natury. Stany wprowadzamy po nim, nie przed.
4. Lista urządzeń. Modele drukarek fiskalnych, skanerów, wag i terminali płatniczych, żeby sterowniki i profile były gotowe przed przyjazdem.
5. Osoby do szkolenia w podziale na grupy. Kto pracuje w systemie codziennie, kto sporadycznie, kto tylko w trasie.
6. Ustalenie wymiany z księgowością. Czy księgowość jest w firmie, czy w biurze rachunkowym, i w jakiej postaci ma dostawać dokumenty.

Punkt drugi bywa lekceważony, a decyduje o powodzeniu całości. Przeniesienie bałaganu z arkusza do Subiekta daje ten sam bałagan, tylko w droższym miejscu i z większą liczbą osób, które go widzą.

Jak wystawić dokument z samochodu, jadąc do sklepów w regionie?

Podlaskie hurtownie i firmy przetwórcze obsługują sklepy rozrzucone po całym województwie, więc dokument często powstaje przy kliencie, nie w biurze. Rozwiązanie jest jedno: kierowca lub handlowiec pracuje na tej samej bazie co firma, tylko przez bezpieczne połączenie.

W praktyce oznacza to dostęp przez pulpit zdalny albo tunel zestawiany z komputera służbowego, drugi składnik logowania i konto z uprawnieniami ograniczonymi do własnych dokumentów. Portu silnika bazy nie wystawiamy do internetu w żadnym wariancie, bo publicznie widoczny SQL Server jest jedną z najprostszych dróg do zaszyfrowania danych całej firmy.

Zostaje kwestia zasięgu, realna poza większymi miejscowościami. Ustalamy wtedy z Wami tryb pracy na wypadek jego braku: dokument wypisywany na formularzu z zarezerwowaną numeracją i wprowadzany po powrocie albo wstrzymanie wystawiania faktury do momentu połączenia. Wybór zależy od tego, czy klient musi dostać dokument od razu, i podejmujecie go Wy, bo to decyzja handlowa.

Kto pomaga po zjeździe i czego pilnujemy zdalnie?

Ten sam zespół, tylko już bez samochodu. Zgłoszenia użytkowników przyjmuje helpdesk IT w Białymstoku, a serwer z bazą prowadzimy dalej w ramach administracji serwerami.

Zdalnie pilnujemy przede wszystkim trzech rzeczy. Pierwsza to aktualizacje wymuszone przepisami, czyli KSeF, nowe struktury JPK i zmiany stawek, wgrywane poza godzinami pracy i sprawdzane po wgraniu. Druga to kopie bazy, testowane próbnym odtworzeniem, bo baza handlowa jest w takiej firmie zbiorem, którego nie da się odtworzyć z pamięci. Trzecia to wydajność: rosnąca liczba dokumentów prędzej czy później wymaga większych zasobów i lepiej zobaczyć to w monitoringu niż w reklamacji od handlowca.

Czego wdrożenie nie rozstrzygnie za Was?

Nie ustalimy zasad rabatowania, nie zdecydujemy, kto w firmie widzi ceny zakupu, ani nie wybierzemy za Was momentu, w którym towar staje się sprzedany. Przygotowujemy warianty i pokazujemy skutki każdego z nich, ale to są decyzje o sposobie prowadzenia firmy.

Poza zakresem zostaje też sama księgowość i logika Insertu, należąca do producenta. Nie piszemy dodatków i nie zmieniamy działania programu, natomiast błędy zgłaszamy producentowi w Waszym imieniu i wdrażamy obejście, o ile istnieje. Całe IT razem z tym systemem obejmuje obsługa informatyczna firm w Białymstoku, a warunki formalne opisuje firma informatyczna Białystok. Termin zjazdu ustalimy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 14 sierpnia 2026