Audyt RODO Łódź

Ilu podmiotów dotyka jedno zamówienie

W firmie usługowej dane osobowe leżą zwykle w kilku systemach należących do jednej organizacji. W handlu internetowym rzecz wygląda inaczej, bo pojedyncza transakcja z założenia przechodzi przez kilka niezależnych firm, a każda dostaje inny wycinek tych samych informacji. Kupujący widzi to jako jedną czynność, natomiast po stronie technicznej powstaje kilka równoległych kopii w miejscach, do których nie macie wglądu.

Dlatego przegląd prowadzimy wzdłuż zamówienia, a nie wzdłuż listy zainstalowanych programów. Idziemy od momentu, w którym ktoś wypełnia formularz, aż do chwili, gdy dokumentacja przesyłki trafia do archiwum, i przy każdym przekazaniu zapisujemy trzy rzeczy: co wychodzi, dokąd i co zostaje po Waszej stronie.

Komu dane wychodzą i co z tego wynika

Odbiorca	Co zwykle do niego trafia	Co sprawdzamy technicznie	Co wychodzi najczęściej
Przewoźnik	imię, adres, telefon, treść uwag do kuriera	zakres pól w zleceniu nadania	uwagi zawierające więcej, niż potrzeba do doręczenia
Operator płatności	dane identyfikacyjne i kwota transakcji	co wraca do sklepu razem z potwierdzeniem	pełne dane karty przechowywane omyłkowo w notatce
Dostawca platformy sklepu	cała baza kont i zamówień	uprawnienia jego zespołu wsparcia	konto pomocy technicznej czynne od wdrożenia
Narzędzie do wysyłki wiadomości	adres, imię, historia zakupów	zakres eksportu i tempo jego odświeżania	baza wgrana raz i nigdy nieoczyszczona
Kanał sprzedaży zewnętrzny	dane kupującego z tego kanału	miejsce, w którym lądują po pobraniu	pobrania do arkusza na dysku wspólnym
Agencja prowadząca kampanie	wycinek bazy do zestawienia odbiorców	sposób przekazania pliku	plik wysłany pocztą i pozostawiony w skrzynce
Biuro rachunkowe	dane z dokumentów sprzedaży	kanał przekazania i jego zabezpieczenie	katalog wymiany bez terminu usuwania
Firma obsługująca zwroty	dane z formularza zwrotu	co widzi jej pracownik po otwarciu paczki	brak zasad dla dokumentów dołożonych przez kupującego

Kolumna czwarta nie opisuje niedbalstwa. Opisuje naturalny skutek tego, że każde z tych połączeń uruchamiano osobno, w innym roku i pod inną potrzebę handlową, a nikt nigdy nie ustawił ich obok siebie w jednym zestawieniu.

Co dzieje się ze zgodą po jej udzieleniu

Zgoda jest tym elementem, który firmy opisują najstaranniej w regulaminie i najsłabiej w systemie. Formularz zwykle działa poprawnie, natomiast po zaznaczeniu okienka zostaje w bazie wyłącznie wartość mówiąca, że zgoda jest, bez treści, którą wtedy pokazano, i bez informacji, w jaki sposób ją odebrano.

Sprawdzamy więc trzy rzeczy naraz. Czy przy koncie kupującego zapisuje się wersja klauzuli obowiązująca w dniu jej udzielenia. Czy wycofanie zostawia taki sam ślad jak udzielenie, łącznie z datą i godziną. Oraz czy oba te zapisy przetrwają migrację sklepu na nową wersję platformy, bo to właśnie przy migracji historia znika najczęściej i najciszej.

Gdzie w magazynie leżą dane kupujących

Na papierze, w miejscach, których nikt nie traktuje jak zbioru. Lista kompletacyjna z adresem, etykieta wydrukowana dwa razy, bo pierwsza wyszła krzywo, protokół sprawdzenia przesyłki, formularz dołożony do zwrotu. Wszystkie te dokumenty powstają setkami dziennie i wszystkie zawierają dane konkretnej osoby.

Interesują nas przy tym trzy punkty. Pierwszy to wydruki nieudane, które trafiają zwykle do zwykłego kosza przy drukarce etykiet. Drugi to strefa zwrotów, gdzie paczka bywa otwierana przy stanowisku, a jej zawartość leży do czasu decyzji o reklamacji. Trzeci to zakres widoczny na ekranie terminala, bo do spakowania przesyłki nie jest potrzebny numer telefonu ani historia poprzednich zakupów.

Kto dzwoni pierwszy, gdy zdarzenie dotyczy sklepu

Zegar rusza od stwierdzenia naruszenia, a w handlu internetowym dochodzi do tego druga trudność, nieobecna w firmie obsługującej kilkunastu kontrahentów. Liczba osób, których zdarzenie dotyczy, bywa liczona w tysiącach, więc pytanie o zakres jest jednocześnie pytaniem o to, ilu ludziom trzeba będzie coś powiedzieć i jakim kanałem.

Sprawdzamy dlatego, czy zapisy zdarzeń w platformie sklepu i w narzędziach pomocniczych przeżywają wystarczająco długo, żeby dało się ustalić zasięg, oraz czy leżą gdzie indziej niż system, którego zdarzenie dotyczy. Karta dołączana do raportu zaczyna się od nazwisk i numerów telefonu, a zaraz po nich stoi lista podmiotów, które trzeba uprzedzić, zanim same zaczną pytać.

Gdzie kończy się nasza część

Podstaw przetwarzania nie oceniamy, polityk nie piszemy, rejestru czynności nie prowadzimy i funkcji inspektora ochrony danych nie pełnimy. Prób włamania nie przeprowadzamy i nikogo nie reprezentujemy przed organem. Granicę stawiamy przed podpisaniem zlecenia, bo firma przekonana, że ma komplet obowiązków zamkniętych, a mająca połowę, jest w gorszym położeniu niż przed badaniem.

Szersze spojrzenie na całe środowisko daje audyt IT, a gdy pytanie o ochronę danych przyszło razem z wymaganiami marki powierzającej Wam obsługę zamówień, punktem wyjścia bywa badanie zgodności z ISO 27001, ponieważ obejmuje także procesy i dowody ich działania. Datę przeglądu uzgadniamy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026