Audyt RODO Katowice

Dlaczego ryzyko siedzi w drodze, a nie w miejscu

Przeglądy ochrony danych zwykle zaczynają się od pytania, gdzie dane leżą. W firmie zajmującej jeden budynek to pytanie wystarcza. Gdy hala stoi w jednym mieście, biuro w drugim, a magazyn w trzecim, samo miejsce przechowywania mówi niewiele, bo najciekawsze rzeczy dzieją się pomiędzy.

Lista obecności powstaje przy wejściu do hali, ale rozlicza ją osoba siedząca kilkanaście kilometrów dalej. Protokół zdarzenia przy maszynie musi trafić do biura tego samego dnia. Zestawienie godzin z magazynu idzie do kadr raz w miesiącu. Każde takie przekazanie tworzy kopię, a kopia zostaje tam, gdzie powstała, bo nikt nigdy nie ustalił, że ma zniknąć.

Co przekazujecie	W jakiej postaci zwykle jedzie	Co zostaje po drodze	Co proponujemy
Lista obecności z hali	zdjęcie telefonem albo skan	plik w galerii telefonu i w skrzynce	jedno miejsce zapisu, bez etapu pośredniego
Godziny z magazynu	arkusz wysyłany raz w miesiącu	wersje z kolejnych miesięcy w załącznikach	eksport pobierany przez kadry, nie wysyłany
Protokół zdarzenia	załącznik z opisem i nazwiskiem	kopie w skrzynkach czterech osób	zgłoszenie w jednym systemie z ograniczonym wglądem
Zgłoszenia kandydatów	poczta na wspólny adres	zgłoszenia sprzed roku nadal w skrzynce	termin usunięcia i osobny katalog naboru
Dane osób z agencji	zestawienie w arkuszu	plik krążący między obiektami	przekazanie jedną drogą, z datą ważności
Nagranie z monitoringu	plik kopiowany na nośnik	nośnik zostaje w szufladzie	ewidencja wydania i zwrotu nośnika
Karty dostępu	wydanie w jednym budynku	uprawnienie działa we wszystkich	powiązanie zamknięcia karty z rozliczeniem
Historia tras pojazdu	panel dostawcy usługi	wgląd szerszy niż flota danej osoby	zawężenie widoku do własnych pojazdów

Trzecia kolumna jest tą, dla której warto zrobić ten przegląd. Nie opisuje niedbalstwa, tylko naturalny skutek przekazywania czegoś między budynkami: materiał dociera na miejsce, a ślad po nim zostaje w każdym punkcie trasy.

Kto widzi więcej, niż potrzebuje do pracy

W firmie, która rosła przez otwieranie kolejnych obiektów, uprawnienia prawie zawsze pochodzą z czasów jednej lokalizacji. Wtedy podział na oddziały nie istniał, więc kierownik dostał widok całej firmy i był to widok poprawny. Po otwarciu drugiego i trzeciego adresu nikt tego profilu nie zawęził, bo nic nie przestało działać.

Sprawdzamy więc dwie rzeczy naraz. Pierwsza to zasięg widoku: czy osoba zarządzająca jednym obiektem sięga do danych ludzi, których nigdy nie widziała. Druga to różnica między wglądem a pobraniem, czyli czy ta sama osoba może wyeksportować całą listę zatrudnionych razem z adresami i numerami kont oraz czy po takiej operacji cokolwiek zostaje w dzienniku.

Naprawa jest zwykle prosta i tania: profil przypisany do obiektu, zapis operacji masowych i powiadomienie przy nietypowo dużym pobraniu. Kosztuje kilka godzin konfiguracji, a zamyka pozycję, która przy każdym pytaniu z zewnątrz wraca jako pierwsza.

Co wypada inaczej, gdy obiektów jest kilka

Trzy rzeczy zachowują się zupełnie inaczej niż w firmie jednoadresowej.

Nagrania z kilku budynków na jednym urządzeniu. Ustawienia robi się raz i dla wszystkich, więc czas przechowywania dobiera się do najdłuższego wymagania, a lista osób z podglądem rośnie o serwis instalatora, który podłączał ostatni obiekt.

Karta działająca wszędzie. Wygoda ma tu cenę: zakończenie pracy zgłasza kierownik jednego obiektu, a uprawnienie zostaje aktywne w dwóch pozostałych, gdzie tej osoby nikt nie kojarzy.

Zdarzenie dotykające dwóch miejsc naraz. Awaria albo utrata sprzętu obejmuje wtedy zbiory prowadzone przez dwa różne zespoły, a ustalenie zakresu wymaga zapisów z obu, zebranych w tej samej godzinie.

Co się liczy w pierwszych godzinach po zdarzeniu

Zegar rusza od stwierdzenia naruszenia, a nie od zakończenia ustalania faktów. W firmie rozproszonej dochodzi trudność organizacyjna: zdarzenie wykrywa zwykle osoba z obiektu, w którym nie ma nikogo decyzyjnego, a droga do takiej osoby prowadzi przez dwa telefony i jeden przejazd.

Dlatego karta dołączana do raportu zaczyna się od nazwisk, numerów telefonu i zastępstw w każdej lokalizacji. Sprawdzamy przy tym, czy zapisy zdarzeń przeżyją wystarczająco długo, żeby dało się ustalić zakres, oraz czy leżą w innym miejscu niż system, którego zdarzenie dotyczy.

Czego w tym przeglądzie nie robimy

Nie oceniamy podstaw prawnych przetwarzania, nie piszemy polityk, nie prowadzimy rejestru czynności i nie pełnimy funkcji inspektora ochrony danych. Nie przeprowadzamy prób włamania i nie reprezentujemy nikogo przed organem. Granicę rysujemy przed podpisaniem zlecenia, bo firma przekonana o komplecie, a mająca połowę, jest w gorszym położeniu niż przed badaniem.

Szersze spojrzenie na całe środowisko daje audyt IT, a gdy pytanie o ochronę danych przyszło razem z wymaganiami odbiorcy z przemysłu, punktem wyjścia bywa badanie zgodności z ISO 27001, bo obejmuje także procesy i dowody ich działania. Datę przeglądu uzgadniamy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026