Audyt licencji oprogramowania Lublin

Ile kosztuje rotacja w samych subskrypcjach?

W lubelskiej firmie transportowej albo usługowej skład zmienia się kilka razy w roku, a oprogramowanie kupuje się przy zatrudnieniu. Kierownik zgłasza, że nowy spedytor potrzebuje poczty i programu do zleceń, ktoś dokłada mu plan w chmurze, a faktura przychodzi zbiorcza i nikt nie rozbija jej na nazwiska.

Odejście działa inaczej. Zamyka się dostęp do drzwi i oddaje telefon, a plan chmurowy odnawia się dalej, bo widnieje wyłącznie jako jedna pozycja w rozliczeniu miesięcznym. Po dwóch latach takiej pracy firma opłaca komplet narzędzi dla ludzi, którzy dawno pracują gdzie indziej.

Pierwsza lista, którą oddajemy, wymienia właśnie te pozycje. Ma przy każdej datę ostatniego użycia i kwotę roczną, więc decyzja o wyłączeniu zapada bez dyskusji.

Gdzie w takiej firmie licencje wypadają z ewidencji?

Miejsce	Jak licencja tu trafiła	Czym to grozi	Co robimy
Komputer spedytora	zakup przy zatrudnieniu, na nazwisko	opłata trwa po odejściu człowieka	przeniesienie albo wyłączenie
Panel usług chmurowych	plan podniesiony na próbę i zostawiony	wyższy poziom niż realnie używany	zejście do planu z potrzebą
Stanowisko w warsztacie	oprogramowanie kupione przez serwis	uprawnienie wystawione na obcą firmę	przepisanie na Waszą firmę
Serwer w bazie	licencje dostępowe liczone przy wdrożeniu	liczba kont urosła razem z rotacją	przeliczenie i dokupienie
Program do rozliczeń	wersja kupiona lata temu	brak prawa do aktualizacji	decyzja o odnowieniu
Laptop kierownika	wersja domowa pakietu biurowego	użycie niezgodne z warunkami	wymiana na licencję firmową
Terminal na placu	oprogramowanie od dostawcy wagi	brak dowodu zakupu po latach	odtworzenie dokumentu u dostawcy
Konto po praktykancie	założone na czas praktyk	czynne i płatne przez kolejny rok	zamknięcie tego samego dnia

Zestawienie powstaje z porównania trzech źródeł, które w większości firm nigdy nie leżały obok siebie. Spisu odczytanego ze stanowisk, listy kont w panelach usług chmurowych oraz faktur i kluczy zebranych z segregatorów.

Dlaczego spis ze stanowisk nie zgadza się z fakturami?

Bo powstają w dwóch różnych rytmach. Faktura pojawia się w chwili zakupu i trafia do księgowości, gdzie żyje jako pozycja kosztowa bez informacji o tym, na którym komputerze program został uruchomiony. Instalacja dzieje się później, czasem na innej maszynie, czasem na dwóch, a przy wymianie sprzętu wędruje razem z obrazem dysku.

Po kilku latach rozbieżność jest w obie strony jednocześnie. Firma płaci za rzeczy, których nikt nie uruchamia, i jednocześnie używa rzeczy, na które nie ma dowodu zakupu. Właściciel dowiaduje się o tym zwykle w najgorszym momencie, czyli gdy zleceniodawca prosi o oświadczenie albo gdy przychodzi pismo z prośbą o wykaz.

Zestawienie usuwa tę rozbieżność w jeden dzień, bo pokazuje obie listy obok siebie i wskazuje, które pozycje da się połączyć, a które zostają bez pary. Te bez pary są właśnie treścią dwóch list wynikowych.

Co zostaje po tym dniu?

Wykaz, dwie listy wynikowe i jedna zasada. Wykaz to stan faktyczny, czyli odpowiedź na pytanie, co jest uruchomione. Lista pierwsza mówi, co wyłączyć jeszcze w tym miesiącu, i jest jedyną częścią raportu przynoszącą pieniądze od razu. Lista druga mówi, co uzupełnić, i jest ustawiona od pozycji, o które kontrola pyta najwcześniej.

Zasada dotyczy przyszłości i jest krótka. Jedna osoba zatwierdza zakup, dowód trafia w jedno umówione miejsce, a raz na kwartał ktoś przegląda subskrypcje. Bez tego wykaz jest zdjęciem stanu na jeden dzień i po roku trzeba go robić od początku, co widać po firmach zamawiających to badanie drugi raz.

Osobno wskazujemy pozycje, przy których decyzja nie jest oczywista. Program kupiony lata temu w wersji wieczystej działa dalej, ale nie dostaje poprawek, więc pytanie brzmi nie o legalność, tylko o to, jak długo jeszcze da się na nim pracować. Podobnie z narzędziami, które wypadły z użycia po zmianie systemu spedycyjnego, a nadal mają ważne umowy serwisowe. Te pozycje zostawiamy do rozstrzygnięcia zarządowi, z opisem obu wariantów i ich skutkiem w skali roku.

Czego ten wykaz nie załatwia?

Nie zastępuje kontroli producenta i nie daje żadnej ochrony przed nią, tylko przygotowuje do rozmowy. Nie rozstrzygamy sporów o interpretację warunków licencyjnych, bo to praca dla prawnika. Nie sprzedajemy też oprogramowania, więc lista braków nie jest przy okazji naszą ofertą handlową.

Stan całego środowiska, razem z kopiami i siecią, bada audyt IT. Koszt stałej opieki nad uporządkowanym środowiskiem policzycie w kalkulatorze, a termin badania ustalimy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 14 sierpnia 2026