Audyt licencji oprogramowania Kielce

Jak wygląda dokument, który oddajemy?

Rejestr, w którym każda pozycja ma cztery informacje: co jest zainstalowane, na jakiej podstawie, do kogo albo do czego jest przypisane i kiedy kończy się okres, za który zapłaciliście. Przy pozycjach bez pokrycia stoi adnotacja, przy pozycjach opłacanych bez użytkownika też, tylko z drugim znakiem.

Do tego dwa zestawienia. Pierwsze wymienia to, co da się zamknąć w bieżącym okresie rozliczeniowym, z datą, do której trzeba zdążyć. Drugie to braki, czyli rzeczy do uzupełnienia, zanim zapyta o nie producent albo kontrahent proszący o oświadczenie. Rejestr zostaje u Was w postaci, którą da się prowadzić dalej, bo dokument zamknięty w pliku PDF starzeje się w kilka tygodni.

Dlaczego w firmie projektowej rachunek robi kilkanaście stanowisk?

Bo cena stanowiska inżynierskiego jest wielokrotnością ceny pakietu biurowego, a firma z Kielc projektująca konstrukcje, drogi albo instalacje ma ich zwykle kilkanaście i kilka rodzajów naraz. Do tego dochodzą programy do kosztorysowania i harmonogramowania, których nie ma nikt poza tą branżą, więc w typowej rozmowie o oszczędnościach nikt o nich nie pamięta.

Rachunek psuje też sposób kupowania. Stanowiska inżynierskie kupuje się pod presją terminu: firma startuje w postępowaniu, brakuje jednego dostępu, subskrypcja pojawia się w kilka godzin. Termin mija, oferta zostaje złożona, a subskrypcja odnawia się dalej.

Pozycja	Jak zwykle jest kupowana	Co znajdujemy przy spisie
Program do projektowania	subskrypcja roczna na osobę	konto po projektancie, który odszedł w poprzednim sezonie
Program do kosztorysowania	licencja wieczysta z opłatą za aktualizacje	opłacane aktualizacje wersji, której nikt nie uruchamia
Harmonogramowanie robót	dostęp kupowany na czas inwestycji	dostęp działający trzy lata po odbiorze
Przeglądarka rysunków	wersja bezpłatna albo dodatek do pełnego stanowiska	pełne stanowisko u osoby, która wyłącznie ogląda rysunki
Pakiet biurowy	plan miesięczny na użytkownika	plan wyższy niż potrzebny na wszystkich kontach
Licencje dostępowe do serwera	zakup jednorazowy przy wdrożeniu	liczba sprzed dwóch rozbudów firmy
Program specjalistyczny	zakup pod jednego klienta albo jedną technologię	instalacja na maszynie, która wróciła z budowy i stoi

Wiersz z przeglądarką rysunków wraca zaskakująco często i jest najprostszy do zamknięcia. Osoby, które dokumentację wyłącznie czytają, czyli kierownictwo, przygotowanie produkcji, czasem dział zakupów, nie potrzebują tego samego dostępu co projektant przy modelu.

Gdzie licencje kupione pod jedną inwestycję zostają na zawsze?

W trzech miejscach i wszystkie trzy sprawdzamy osobno. Pierwsze to panel dostawcy usług chmurowych, w którym konto po odejściu człowieka bywa blokowane, ale nie zwalniane, więc dalej się liczy do rachunku. Drugie to komputer wycofany z użycia, który stoi w magazynie z aktywną instalacją przypisaną do stanowiska. Trzecie to faktura cykliczna od dostawcy, którą księgowość opłaca od lat, bo nikt nigdy nie zgłosił, że pozycja jest już zbędna.

Przy każdym z tych miejsc podajemy ostatnie użycie, o ile producent je raportuje, i to jest zwykle najbardziej przekonujący argument w rozmowie o wyłączeniu. Data ostatniego uruchomienia sprzed osiemnastu miesięcy kończy dyskusję szybciej niż jakakolwiek analiza.

Po co komu kalendarz odnowień?

Bo w firmie zależnej od sezonu nie jest obojętne, w którym miesiącu wypada duży wydatek. Gotówka bywa związana materiałem i wynagrodzeniami akurat wtedy, gdy przypada odnowienie kilkunastu stanowisk projektowych, a decyzja podejmowana w pośpiechu prawie zawsze oznacza przedłużenie wszystkiego bez sprawdzania, kto czego naprawdę używa.

Kalendarz odnowień zestawia terminy z Waszym rokiem pracy i pokazuje miesiące, w których kumuluje się kilka płatności naraz. Część z nich da się rozsunąć przy najbliższym przedłużeniu, bo okresy rozliczeniowe u większości producentów zaczynają się w dniu zakupu, a nie w styczniu. Efektem jest równiejszy rozkład wydatku i, co ważniejsze, moment na decyzję zamiast automatycznego przedłużenia.

Ten sam dokument przydaje się przy planowaniu wymiany sprzętu, bo stanowisko projektowe i maszyna, na której ono chodzi, starzeją się w podobnym tempie. Koszt stałej opieki nad takim środowiskiem sprawdzicie w kalkulatorze.

Gdzie kończy się nasza rola przy licencjach?

Nie sprzedajemy oprogramowania i nie pośredniczymy w zakupie, więc żadna rekomendacja z tego dokumentu nie jest ofertą handlową. Nie prowadzimy negocjacji z producentem w Waszym imieniu i nie reprezentujemy Was przy ewentualnej kontroli, choć dokument jest dokładnie tym, czego taka kontrola oczekuje na wejściu. Nie oceniamy też umów pod kątem prawnym, wskazujemy miejsca, w których zapis budzi wątpliwość i warto pokazać go prawnikowi.

Stan samej infrastruktury, na której to wszystko chodzi, sprawdza audyt IT, a techniczną stronę ochrony danych audyt RODO. Rozmowę o zakresie umówicie przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 7 września 2026