Audyt licencji oprogramowania Białystok

Co dostajecie po tym jednym dniu?

Trzy wykazy i jedną zasadę. Pierwszy wykaz mówi, co wyłączyć od razu, i to on zwykle pokrywa koszt całej pracy. Drugi mówi, czego brakuje, w jakiej wersji i w ilu sztukach, żeby dało się to kupić bez zgadywania. Trzeci to zestawienie zgodności, czyli dokument pokazujący stan faktyczny obok posiadanych uprawnień, przygotowany tak, aby dało się go wysłać dalej bez przepisywania.

Zasada dotyczy przyszłości i mieści się w trzech zdaniach. Kto zatwierdza zakup, gdzie trafia dowód i kiedy odbywa się przegląd. Bez niej za rok wracacie do punktu wyjścia, a przegląd trzeba robić od nowa.

Dlaczego akurat ten przegląd robimy bez przyjazdu?

W Białymstoku nie mamy biura i przy większości badań oznacza to zaplanowaną wizytę w zakładzie. Licencje są wyjątkiem, bo cały materiał dowodowy jest cyfrowy. Spis programów zbiera narzędzie inwentaryzacyjne, faktury i klucze przekazujecie jako pliki, a stan abonamentów widać w panelach Microsoft 365, Google Workspace i pozostałych usług, do których wystarczy konto z uprawnieniem do odczytu.

Odległość zaczyna przeszkadzać dokładnie w jednym miejscu. Komputer stojący poza siecią firmowej domeny, przy krajalnicy, przy wadze albo w magazynie na drugim końcu placu, nie zgłosi się do żadnego spisu. Takie stanowiska liczymy w jeden z dwóch sposobów. Albo osoba z Waszej strony uruchamia na nich przygotowany skrypt, co zajmuje jej kwadrans, albo dokładamy dzień z przyjazdem. Wybór należy do Was i podajemy go w wycenie, a nie po fakcie.

Gdzie w podlaskiej firmie licencje wypadają ze spisu?

Zestawienie z przeglądów w firmach handlowych i przetwórczych o zbliżonej wielkości. Trzecia kolumna mówi, w którym z dwóch wykazów kończy się dana pozycja.

Miejsce	Co tam zastajemy	Gdzie trafia
Stanowiska sprzedaży	domowe wersje pakietu biurowego używane w firmie	wykaz braków
Konta poczty i plików	abonamenty osób, które odeszły po sezonie	wykaz do wyłączenia
Serwer z programem magazynowym	brak licencji dostępowych dla części stanowisk	wykaz braków
Baza danych pod systemem handlowym	wersja liczona inaczej, niż wynika z liczby rdzeni	wykaz braków
Komputer przy maszynie	licencja przypisana do urządzenia, przeniesiona przy wymianie sprzętu	wykaz braków
Narzędzia projektowe	subskrypcja opłacana po zakończonym zleceniu	wykaz do wyłączenia
Programy zainstalowane samodzielnie	narzędzia pobrane „na próbę” i używane latami	wykaz braków
Dwa działy, jedno narzędzie	ta sama usługa kupiona drugi raz przez inny dział	wykaz do wyłączenia

Największe kwoty nie stoją przy pozycjach najbardziej rzucających się w oczy. Stoją przy licencjach dostępowych do serwera oraz przy sposobie liczenia bazy danych, bo tam różnica między stanem faktycznym a uprawnieniem bywa wielokrotnością rocznego kosztu pakietu biurowego dla całego biura.

Ile z tego wraca do kasy w pierwszym miesiącu?

Tyle, ile da się wyłączyć bez wpływu na pracę, a to zwykle zaskakuje. W firmie po sezonie największą pozycją są konta poczty i plików utrzymywane po ludziach, którzy odeszli po szczycie zamówień. Drugą są plany wyższe niż potrzebne, kupione kiedyś dla całego biura, choć zaawansowanych funkcji używa dział sprzedaży, a nie magazyn.

Ta część rachunku ma zaletę, której nie ma żadna inna pozycja z naszych przeglądów. Nie wymaga kupowania niczego, tylko decyzji podjętej przy stole i kilku kliknięć w panelu. Dlatego oddajemy ją jako osobny wykaz, a nie jako rozdział raportu.

Druga strona rachunku jest mniej przyjemna. Braki, które przy pytaniu producenta albo przy audycie dużego odbiorcy zamieniają się w koszt znacznie wyższy niż zakup tych samych licencji we właściwym czasie.

Czego nie znajdziecie w tym dokumencie?

Oceny, czy dany program jest Wam potrzebny do prowadzenia firmy, bo to decyzja biznesowa, nie licencyjna. Opinii prawnej o treści umowy z producentem. Ani obietnicy, że po naszym przeglądzie kontrola przebiegnie bezproblemowo, bo o tym rozstrzyga stan faktyczny, a nie dokument opisujący ten stan.

Sprzęt, kopie i sieć bada audyt IT, a jeśli pytanie o oprogramowanie przyszło razem z ankietą bezpieczeństwa od odbiorcy, właściwym adresem jest audyt ISO 27001. Wycenę pod Waszą liczbę stanowisk podamy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 14 sierpnia 2026