Audyt licencji oprogramowania Barlinek

Dlaczego w rodzinnej firmie licencje rozjeżdżają się same

Bo nikt nigdy nie podjął decyzji, że mają się rozjechać. Pierwszy komputer kupił właściciel w markecie, razem z systemem w wersji domowej. Drugi przyszedł z pakietem biurowym w promocji. Trzeci przyniósł pracownik, bo miał lepszy. Program handlowy sprzedał przedstawiciel, który obiecał, że dostęp dla trzech osób jest w cenie. Po dziesięciu latach nikt nie wie, co jest czym.

W firmie na dwadzieścia osób nie ma działu zakupów ani systemu do ewidencji, więc jedynym rejestrem jest pamięć właściciela i teczka z fakturami, w której brakuje połowy pozycji. To nie jest zaniedbanie, to naturalny skutek tego, jak takie firmy rosną.

Dwie kwoty, które pokazujemy na końcu

Kolumna	Co w niej jest	Kiedy to działa
Do wyłączenia	konta i abonamenty bez użytkownika	od najbliższego okresu rozliczeniowego
Do wyłączenia	plany wyższe, niż firma wykorzystuje	po zmianie planu, zwykle w tym samym miesiącu
Do dokupienia	pakiet biurowy w wersji firmowej	przy najbliższej wymianie komputera albo od razu
Do dokupienia	licencje dostępu do serwera	przed kontrolą, bo to najczęstszy brak
Do wyjaśnienia	programy bez faktury i bez klucza	wymaga rozmowy z dostawcą albo odinstalowania
Bez zmian	to, co jest kupione poprawnie	wpisujemy do rejestru i zostawiamy

Pierwsza kolumna zwykle robi wrażenie większe niż druga, bo to pieniądze wychodzące co miesiąc od lat. Druga jest mniej przyjemna, ale to ona decyduje, czy przy kontroli albo przy oświadczeniu dla kontrahenta firma ma spokój.

Jak wygląda ten jeden dzień u Was

Przyjeżdżamy rano z Gorzowa, dwadzieścia cztery kilometry drogą wojewódzką 151. Uruchamiamy spis na stanowiskach, co przy dwudziestu komputerach zajmuje kilkadziesiąt minut i nie przeszkadza w pracy. Równolegle przeglądamy teczkę z fakturami i wyciągi z kart, jeśli właściciel je udostępni.

Po południu logujemy się razem do paneli usług chmurowych, bo hasło do nich ma zwykle jedna osoba i nie da się tego zrobić bez niej. Wieczorem mamy komplet, a zestawienie oddajemy w ciągu dwóch dni roboczych.

Gdzie w małej firmie chowają się licencje, których nikt nie policzył

Na komputerze księgowej, który pracuje też jako drugie stanowisko kasowe. Na maszynie w hurtowni, na której ktoś zainstalował program do wyceny „na próbę” w 2019 roku i używa go do dziś. Na laptopie właściciela, gdzie stoi komplet narzędzi do wszystkiego. W skrzynkach pocztowych opłacanych za osoby, które od dawna nie pracują, a których adres nadal odbiera zamówienia.

Ostatni przypadek jest najczęstszy w hurtowniach budowlanych i w warsztatach, gdzie adres handlowca zostaje aktywny, żeby nie stracić korespondencji od klientów. Da się to zrobić taniej i bezpieczniej, co opisuje Microsoft 365 dla firm.

Dlaczego to badanie zwraca się najszybciej z całej kategorii

Bo jego pierwszy wniosek jest natychmiastowy. Wyłączenie trzech abonamentów po byłych pracownikach i zejście z planu wyższego na właściwy to decyzja na jedno kliknięcie, a efekt widać na najbliższej fakturze. W firmie na dwadzieścia osób mówimy zwykle o kilkuset złotych miesięcznie, czyli o kwocie, która pokrywa badanie w kilka miesięcy.

Reszta oszczędności jest odroczona i polega na tym, że nie kupujecie drugi raz czegoś, co już macie, ani nie płacicie za brak, o którym nikt nie wiedział.

Czego z tym wynikiem nie robimy

Nie sprzedajemy licencji, więc rekomendacja nie jest ofertą handlową. Nie zgłaszamy nikomu tego, co znaleźliśmy, bo wynik należy do Was. Nie odinstalowujemy niczego bez decyzji właściciela, nawet gdy program jest oczywiście nadmiarowy, bo bywa, że ktoś używa go raz w roku do jednego sprawozdania.

Nie oceniamy też, czy zakup sprzed lat był rozsądny. Interesuje nas stan na dziś i to, co da się z nim zrobić.

Kiedy to powtórzyć

Raz na rok, najlepiej w tym samym miesiącu, żeby wpisać to do kalendarza razem z innymi sprawami rocznymi. Wcześniej wtedy, gdy odchodzi ktoś z dostępami albo gdy firma dokłada stanowiska. Przy stałej opiece przeglądamy abonamenty co kwartał, bo koszty w chmurze rosną najciszej ze wszystkich.

Szerszy przegląd całego środowiska, razem ze sprzętem i kopiami, to osobna usługa opisana przy audycie IT.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 1 sierpnia 2026