Wdrożenie systemów Insert Opole

Który dokument z Subiekta jedzie do odbiorcy, a który zostaje u Was?

Ten podział decyduje o kształcie całej konfiguracji, a przy zakupie programu prawie nikt o nim nie myśli. Dokumenty wewnętrzne mogą wyglądać dowolnie, bo czyta je osoba, która zna firmę. Dokumenty wychodzące na zewnątrz czyta ktoś, kto Waszej firmy nie zna, pracuje w innym języku i wprowadza je do własnego systemu, często automatycznie.

W opolskiej firmie handlowej ta druga grupa jest liczniejsza, niż wynikałoby to z pierwszej rozmowy. Poza fakturą jedzie zamówienie potwierdzone odbiorcy, specyfikacja wysyłkowa, dokument wydania z magazynu, czasem zestawienie zbiorcze na koniec miesiąca. Każdy z nich ma innego adresata po drugiej stronie i inne wymagania co do zawartości.

Dlatego wdrożenie zaczynamy od zebrania kompletu dokumentów, które Wasza firma faktycznie wysyła, razem z uwagami, jakie przy nich padały. Kilka takich uwag z ostatniego roku mówi o potrzebnej konfiguracji więcej niż godzinna rozmowa o oczekiwaniach.

Co ustawiamy w firmie rozliczającej się w dwóch walutach?

Rzecz, która wygląda na drobiazg, a wraca co miesiąc przy zamknięciu. Poniżej zestawienie decyzji podejmowanych przed pierwszym dokumentem oraz tego, czym kończy się ich pominięcie.

Decyzja	Co ustalamy	Co się dzieje, gdy zostanie na później
Waluta dokumentu	domyślna waluta przypisana do kontrahenta	handlowiec wystawia w złotych do odbiorcy płacącego w euro
Źródło kursu	tabela i dzień, z którego pobierany jest kurs	każdy dokument ma kurs z innego dnia i nic się nie zgadza
Moment przeliczenia	kurs z dnia wystawienia albo z dnia poprzedzającego	księgowość poprawia ręcznie całą serię dokumentów
Różnice kursowe	konto i sposób księgowania przy zapłacie	rozrachunki nigdy się nie domykają, a saldo rośnie
Numeracja	osobne serie dla sprzedaży krajowej i zagranicznej	zestawienia trzeba filtrować ręcznie przy każdym raporcie
Wzorzec wydruku	wersja dla odbiorcy z kraju i wersja dla zagranicznego	ktoś podmienia dokument w edytorze tekstu po wystawieniu
Warunki dostawy	reguła przypisana do kontrahenta, nie wpisywana za każdym razem	koszt transportu ląduje raz u Was, raz u odbiorcy

Piąty wiersz bywa lekceważony, dopóki firma nie zacznie porównywać sprzedaży w podziale na rynki. Rozdzielenie serii kosztuje przy wdrożeniu kilkanaście minut, a wprowadzone rok później oznacza, że pierwsze dwanaście miesięcy zostaje na zawsze wymieszane.

Co się dzieje, gdy zapłata przychodzi miesiąc po fakturze?

Wtedy właśnie okazuje się, czy program został ustawiony, czy tylko zainstalowany. Faktura wystawiona po jednym kursie i zapłacona po innym zostawia różnicę, którą trzeba gdzieś zaksięgować, a program zrobi to sam wyłącznie wtedy, gdy wskazano mu miejsce.

Konfigurację rozrachunków ustalamy razem z Waszą księgowością albo z biurem rachunkowym, zanim wyjdzie pierwszy dokument. To spotkanie trwa zwykle godzinę i jest jedynym momentem wdrożenia, w którym potrzebne są obie strony naraz. Bez niego księgowość dostaje po miesiącu serię dokumentów do poprawienia, a przekonanie do nowego programu spada do zera przy pierwszym zamknięciu.

Sprawdzenie robimy po tym pierwszym zamknięciu, a nie w dniu uruchomienia. Przechodzimy przez kilka opłaconych faktur zagranicznych i patrzymy, czy salda kontrahentów schodzą do zera. To jedyny test, który cokolwiek znaczy, ponieważ dopiero zapłata pokazuje, czy wszystkie ustawienia grają ze sobą.

Kto uczy ludzi obsługi, skoro najbliższe biuro stoi we Wrocławiu?

Nasz inżynier, na miejscu, w dniu przejścia na nowy program. Ten jeden dzień planujemy jako obecność, a nie jako dojazd do awarii, więc termin znacie z wyprzedzeniem i dobieramy go do rytmu firmy, najlepiej na początek miesiąca i nie w szczycie wysyłek.

Szkolenie prowadzimy na Waszych dokumentach z ostatnich tygodni, nie na przykładowej bazie z instalacji. Handlowiec wystawia swoją realną fakturę, magazynier przyjmuje swoją realną dostawę, a osoba od rozliczeń przechodzi przez swój realny przelew. Wyjątki i sytuacje nietypowe wychodzą właśnie wtedy, bo w przykładowych danych ich po prostu nie ma.

Wszystko, co dzieje się później, idzie przez sieć i nie wymaga niczyjej obecności. Pytania z pierwszych tygodni zbieramy w jednym miejscu, a po pierwszym zamknięciu miesiąca umawiamy krótkie spotkanie zdalne, na którym zamykamy listę. Taki rytm sprawdza się lepiej niż drugi przyjazd, bo pytania przychodzą wtedy, kiedy przychodzą, a nie w dniu, w którym ktoś akurat jest w Opolu.

Czego wdrożenie nie rozstrzygnie za Was?

Nie rozstrzygnie polityki cenowej. Program obsłuży dowolny układ cenników, rabatów i limitów kredytowych, ale to Wy decydujecie, kto dostaje jaką cenę i kto może ją zmienić przy wystawianiu dokumentu. Ustawienie tych uprawnień zajmuje chwilę, natomiast rozmowa o tym, kto ma widzieć marżę, potrafi trwać tygodniami i nie jest naszą rozmową.

Nie rozstrzygnie też tłumaczenia nazw towarów. Wzorzec wydruku przygotujemy w wersji dla odbiorcy zagranicznego, jednak to, jak nazywa się dany wyrób w jego języku, wie Wasz dział handlowy, a nie program i nie my. Podpowiadamy jedynie, żeby te nazwy trzymać w kartotece towaru, a nie w głowie jednej osoby.

Nie zastąpi wreszcie programu branżowego. Jeżeli prowadzicie spedycję, produkcję z rozbudowanym planowaniem albo obsługę zleceń serwisowych, część pracy zostanie poza Insertem i lepiej ustalić granicę na starcie niż naginać program przez rok. Zakres bez części opolskiej opisuje strona wdrożenia systemów Insert, a utrzymanie serwera, na którym stanie baza, obsługa informatyczna firm Opole. Termin uruchomienia ustalimy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 14 sierpnia 2026