VPS Kraków

Dlaczego w kancelarii i w centrum usług dane bywają cudze?

Bo praca polega tam na prowadzeniu spraw kogoś innego. To zmienia całą rozmowę o infrastrukturze, bo obowiązki nie wynikają wtedy z własnej polityki, tylko z umów podpisanych z klientami. W Krakowie trafiamy na to szczególnie często, ponieważ obok kancelarii pracuje tu wiele centrów usług wspólnych obsługujących spółki z grupy oraz zespołów prowadzących rozliczenia i procesy dla zagranicznych zleceniodawców.

Umowy z takimi klientami zawierają zwykle trzy wymagania, które wracają niezależnie od branży. Dane jednego zleceniodawcy mają być oddzielone od danych pozostałych. Dostęp mają mieć wyłącznie osoby faktycznie pracujące przy sprawie. Po zakończeniu współpracy zbiór ma zostać wydany i usunięty, z potwierdzeniem.

Żadnego z tych trzech punktów nie da się dobrze wykonać na jednym wspólnym serwerze, na którym przez lata odkładało się wszystko. Można je za to wykonać, gdy środowisko powstaje razem ze zleceniem i kończy się razem z nim.

Co wydzielamy osobno, a co zostaje razem?

Nie każda sprawa potrzebuje własnej maszyny i mnożenie środowisk bez powodu kończy się tym, że nikt nie wie, co jeszcze pracuje. Poniżej podział, który proponujemy przy pierwszym spisie.

Co pracuje	Kto z tego korzysta	Gdzie to stawiamy	Co przesądza
Sprawy prowadzone dla jednego klienta z wymogiem rozdziału	wskazany zespół	osobna maszyna, wygaszana po zamknięciu	zapis w umowie z tym klientem
Bieżące sprawy pozostałych klientów	cała kancelaria albo dział	wspólne środowisko z uprawnieniami na zespoły	brak wymogu rozdziału, jeden właściciel danych
Praca osób spoza Waszej firmy	biegły, prawnik zewnętrzny, konsultant	osobna maszyna z kontem wygasającym	dostęp ma się skończyć bez czyjegoś zgłoszenia
Wymiana plików ze zleceniodawcą	klient i wyznaczone osoby u Was	maszyna widoczna z internetu, tylko ona	usługa otwarta na świat nie stoi obok danych
System obiegu dokumentów	wszyscy pracujący w spółce	wspólne środowisko, z kopią poza nim	narzędzie wewnętrzne, nie zbiór jednego klienta
Próby przed zmianą w aplikacji	wdrożeniowcy i osoba odbierająca	osobna maszyna z danymi zastępczymi	nie ma powodu, żeby test dotykał prawdziwych akt
Archiwum spraw zamkniętych	rzadko ktokolwiek, zwykle na żądanie	osobny zasób z ustalonym okresem trzymania	inne wymagania niż praca bieżąca

Trzeci wiersz przynosi najwięcej porządku przy najmniejszym nakładzie. Konto z terminem wygaśnięcia znika samo, a to jedyny sposób, żeby dostęp przyznany na miesiąc rzeczywiście trwał miesiąc, a nie dwa lata do następnego przeglądu uprawnień.

Jak wygląda dostęp przydzielany na czas zadania?

Zaczyna się od pytania, czego dana osoba potrzebuje, a nie od tego, co najprościej nadać. Konto powstaje z datą końca, przypisaniem do jednego środowiska i jedną opisaną drogą wejścia, zwykle przez tunel, a nie przez usługę wystawioną wprost do internetu. Logowanie zabezpieczamy drugim składnikiem, bo osoba spoza firmy pracuje na własnym sprzęcie i w sieci, nad którą nikt u Was nie panuje.

Po stronie zapisu zostaje dziennik: kto się logował, kiedy i skąd. Nie robimy z niego narzędzia do kontrolowania ludzi, tylko materiał na wyciąg w sytuacji, w której klient albo audytor pyta, kto miał dostęp do jego materiałów. To pytanie w kancelarii pada rzadko, ale gdy już padnie, jest zwykle zadane na piśmie i z terminem.

Co ustalamy przy Reducie 26a, a co robimy przez łącze?

Postawienie maszyny, przeniesienie na nią usługi, powiększenie zasobów i cała późniejsza opieka nie wymagają, żeby ktokolwiek gdziekolwiek jechał. Sprzęt pracuje w centrum danych na terenie Polski, a do środowiska wchodzicie tunelem z dowolnego adresu. W naszym krakowskim biurze nie stoi sprzęt klientów i nie budujemy takiego wrażenia.

Do stołu siadamy, gdy lista pytań nie mieści się w jednej rozmowie telefonicznej. Które umowy z klientami wymagają rozdziału, a które go nie wspominają. Kto po Waszej stronie zamawia nowe środowisko i kto potwierdza jego wygaszenie. Jak długo po zamknięciu sprawy trzymamy obraz, zanim skasujemy całość. Spotkanie proponujemy u Was albo przy Reducie 26a, a do firm z Wieliczki, Skawiny, Niepołomic, Zabierzowa i Myślenic dojeżdżamy w umówionym terminie.

Czego maszyna wirtualna nie rozwiąże?

Bałaganu w uprawnieniach, jeśli przeniesiemy je bez zmian. Rozdzielenie danych na osobne środowiska ma sens dopiero wtedy, gdy przy okazji ktoś przejrzy listę osób mających dostęp, a to praca po Waszej stronie i nikt jej nie wykona za zespół. Nie rozwiąże też pracy na plikach rozsyłanych pocztą, bo wtedy kopia dokumentu i tak leży w kilkunastu skrzynkach.

Przy obciążeniu wysokim i utrzymującym się przez całą dobę uczciwiej policzyć serwer dedykowany od 590 zł netto miesięcznie. Przy sprawnej maszynie kupionej niedawno taniej wychodzi przewieźć ją do szafy niż wynajmować kolejną. A gdy chodzi wyłącznie o stronę oraz pocztę, wystarczy hosting od 99 zł netto.

Spis środowisk i termin uruchomienia ustalimy przez kontakt albo telefonicznie pod +48 888 777 822. Koszt stałej opieki policzycie w kalkulatorze.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026