Ochrona poczty i filtrowanie treści Zielona Góra

Kto naprawdę pisze na Wasz adres zamówień

W firmie handlowej albo usługowej skrzynka jest kanałem sprzedaży, a nie narzędziem wewnętrznym. Idą przez nią zapytania ofertowe, zamówienia w załączniku, awizacje przewoźników, reklamacje, dokumenty przewozowe, zgłoszenia serwisowe i aplikacje o pracę. Adres widnieje na stronie, na wizytówce, w podpisie każdego handlowca i w bazie każdego kontrahenta.

To sprawia, że jest jednocześnie najbardziej narażonym i najtrudniejszym do zabezpieczenia miejscem w firmie. Reguła ustawiona zbyt ostro kosztuje zamówienie, którego nikt nie zobaczy. Reguła ustawiona zbyt miękko kosztuje przelew wysłany na cudze konto. Dlatego tę usługę prowadzi się przez cały rok, a nie konfiguruje raz.

Zaczynamy zawsze od jednej rozmowy: kto w firmie ogląda tę skrzynkę, ile wiadomości przychodzi dziennie i po czym ta osoba poznaje wiadomość od stałego klienta. Odpowiedzi z tej rozmowy trafiają wprost do reguł.

Co wysyła w Waszym imieniu, choć nikt tego nie pamięta

Zanim domena może odrzucać cudze wiadomości, trzeba wiedzieć, co wysyła własne. Spis powstaje z raportów zbieranych przez dwa tygodnie i za każdym razem jest dłuższy, niż zakłada dział informatyczny.

Nadawca w Waszej firmie	Co wysyła	Co się psuje przy nagłym odrzucaniu
System magazynowy i handlowy	potwierdzenia zamówień, dokumenty wysyłkowe	klient przestaje dostawać potwierdzenia
Sklep albo portal dla kontrahentów	rejestracje, przypomnienia, faktury	zamówienie zostaje bez potwierdzenia
Przewoźnik piszący w Waszym imieniu	powiadomienia o przesyłce	odbiorca nie wie, że towar jedzie
Biuro rachunkowe i kadry	paski płacowe, wezwania, deklaracje	dokumenty giną bez śladu u odbiorcy
Formularz i newsletter ze strony	zapytania i wysyłki marketingowe	zapytania nie docierają do handlowca
Skaner wielofunkcyjny w biurze	skany wysyłane na adresy pracowników	ludzie przestają dostawać własne skany
Stara aplikacja po byłym pracowniku	powiadomienia z nieistniejącego adresu	nic, i to jest właściwy powód, żeby ją wyłączyć

Ostatni wiersz pojawia się w prawie każdym spisie. Aplikacja wysyła powiadomienia z adresu osoby, która odeszła trzy lata temu, nikt tego nie czyta i nikt o niej nie wie, dopóki nie zacznie się porządkowanie domeny.

Dlaczego podmieniony numer konta jest dla atakującego wygodniejszy niż szyfrowanie

Szyfrowanie wymaga wejścia do sieci, utrzymania się w niej i przygotowania. Zmiana numeru konta na fakturze wymaga jednej przejętej skrzynki po drugiej stronie i cierpliwości. Atakujący czyta korespondencję, czeka na moment płatności i wysyła wiadomość z prawdziwego adresu, w tym samym wątku, z tym samym podpisem i tą samą stopką.

Żadne narzędzie techniczne tego nie zatrzyma, bo wszystkie kontrole wypadają poprawnie. Zatrzymuje to wyłącznie procedura, więc zostawiamy ją w firmie na piśmie: zmiana rachunku wymaga potwierdzenia głosem, pod numerem z umowy, przez osobę inną niż ta, która wprowadza przelew.

Filtr robi w tym miejscu jedną rzecz, którą naprawdę potrafi: wyłapuje domeny różniące się jednym znakiem od nazw Waszych kontrahentów. Na ekranie telefonu taka nazwa wygląda identycznie i to jest wariant, który spotykamy częściej niż przejętą skrzynkę.

Co robimy ze skrzynką, na którą loguje się pół firmy

Adres ogólny z jednym hasłem znanym kilku osobom jest w każdym przeglądzie znaleziskiem z najwyższym priorytetem, i nie z powodów formalnych. Przy takim układzie nie da się włączyć drugiego składnika, nie da się ustalić, kto wysłał konkretną wiadomość, a odejście jednej osoby oznacza zmianę hasła dla wszystkich, więc nikt go nie zmienia.

Zamiana wygląda prościej, niż się wydaje. Adres zostaje ten sam, staje się skrzynką współdzieloną, a każda osoba wchodzi do niego własnym kontem z własnym drugim składnikiem. Klient niczego nie zauważa, bo nadawca wygląda identycznie.

Przy okazji porządkujemy reguły przekierowań. Skrzynki wspólne bywają naszpikowane przekazywaniem wiadomości na adresy prywatne, ustawionym kiedyś przez kogoś, kto pracował z domu. Każde takie przekierowanie wynosi korespondencję firmy poza wszelką kontrolę.

Jak uruchamiamy filtr, żeby po drodze nie zginęło zamówienie

Pierwszy tydzień pracujemy w trybie oznaczania, bez blokowania, i patrzymy, co reguły zrobiłyby z prawdziwym ruchem. Drugi tydzień to już blokowanie, ale z codziennym przeglądem kwarantanny razem z osobą z obsługi zamówień. Trzeci i czwarty to strojenie na podstawie tego, co ta osoba zwolniła i dlaczego.

Równolegle instalujemy przycisk zgłoszenia w programie pocztowym, żeby podejrzana wiadomość trafiała do oceny jednym kliknięciem, razem z nagłówkami, których nikt nie umiałby skopiować ręcznie. Jeżeli zgłoszenie okaże się realnym atakiem, usuwamy tę samą wiadomość ze wszystkich skrzynek w firmie.

Cała ta praca jest zdalna. Przyjazd do Zielonej Góry planujemy tylko wtedy, gdy chcecie, żebyśmy przeszli z zespołem przez sposób zgłaszania, i wtedy łączymy go z innymi terminami zamiast jechać osobno.

Czego filtr nie zatrzyma

Nie zatrzyma telefonu z prośbą o pilną zmianę danych do przelewu. Nie zatrzyma wiadomości wysłanej z prawdziwej skrzynki kontrahenta, bo formalnie wszystko się w niej zgadza. Nie zastąpi też drugiego składnika: filtrowanie utrudnia dotarcie prośby o hasło, ale nie chroni konta, którego hasło już wyciekło.

Odruch weryfikacji buduje program szkoleń i testów phishingowych, konto po wycieku hasła zabezpiecza logowanie wieloskładnikowe, a wszystkie warstwy w jednej umowie prowadzi bezpieczeństwo IT dla firm. Stan wyjściowy pokaże audyt bezpieczeństwa IT.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 31 lipca 2026