Ochrona poczty i filtrowanie treści Katowice

Dlaczego wiadomość od kogoś z własnej firmy jest u Was groźniejsza

W firmie mieszczącej się pod jednym adresem podszycie pod przełożonego ma naturalne ograniczenie. Ludzie widują się codziennie, znają styl pisania, a przy dziwnej prośbie wystarczy przejść korytarzem. W firmie rozłożonej na trzy obiekty ten hamulec znika, bo załoga magazynu i załoga zakładu spotykają się rzadko albo wcale.

Kierownik z drugiej lokalizacji istnieje wtedy dla pracownika wyłącznie jako adres i podpis. Prośba o pilne przygotowanie wydania, o przesłanie zestawienia albo o potwierdzenie danych do przelewu wygląda dokładnie tak jak dziesiątki poprzednich, bo wszystkie poprzednie też były tylko tekstem na ekranie.

Do tego dochodzi struktura właścicielska. Grupa złożona z kilku spółek ma kilka nazw, kilka domen i wewnętrzne fakturowanie między podmiotami, więc wiadomość z obcej domeny w sprawie rozliczenia nikogo nie dziwi. Właśnie w tę szczelinę wchodzi podszycie.

Co przychodzi jako poczta wewnętrzna, a nie jest nią

Typ wiadomości	Dlaczego przechodzi w firmie z kilkoma obiektami	Co ją zatrzymuje
Polecenie od kierownika z innej lokalizacji	odbiorca nie zna jego stylu ani numeru	lista ról i nazwisk w regułach filtra
Faktura z drugiej spółki grupy	rozliczenia wewnętrzne są tu codziennością	rekordy uwierzytelniające dla każdej domeny
Prośba o dane pracownika z centrali	dział kadr obsługuje wszystkie obiekty zdalnie	ustalona ścieżka potwierdzania takich próśb
Zmiana rachunku stałego dostawcy	zakupy prowadzi inna lokalizacja niż płatności	telefon pod numer z umowy, nigdy z wiadomości
Zgłoszenie serwisowe z zakładu	magazyn nie zna zespołu utrzymania ruchu	zgłoszenia wyłącznie kanałem systemowym
Załącznik z dokumentacją techniczną	pliki krążą między obiektami codziennie	badanie plików przed dostarczeniem
Wiadomość z dawnej domeny po przejęciu	nazwa jest w firmie pamiętana i budzi zaufanie	polityka odrzucania na nieużywanych domenach

Wiersz ostatni bywa najbardziej niedoceniany. Nazwa przejętej spółki żyje w pamięci kontrahentów i pracowników jeszcze latami, a ponieważ nikt już z niej nie wysyła, nikt też nie zauważy, że zaczął to robić ktoś obcy.

Ile domen ma naprawdę firma zbudowana z kilku spółek

Zwykle więcej, niż wynika ze spisu. Poza domeną główną są nazwy poszczególnych spółek, adres sklepu albo serwisu, jeśli istnieje, domena po przejętej firmie, wariant z inną końcówką kupiony kiedyś obronnie oraz nazwa używana wyłącznie przez system wysyłający powiadomienia.

Każda z nich może posłużyć do podszycia i każda musi mieć ustawione rekordy, także ta, z której nikt nie korzysta. Kolejność prac jest przy tym odwrotna do intuicji: domeny nieużywane porządkujemy najpierw, bo są najprostsze. Nie ma przy nich żadnych uprawnionych nadawców, więc politykę odrzucania da się włączyć od razu, bez okresu obserwacji.

Domeny pracujące wymagają cierpliwości. Najpierw spis nadawców, bo pod jedną nazwą wysyła zwykle serwer poczty, system handlowy, program produkcyjny generujący potwierdzenia, urządzenie wielofunkcyjne przesyłające skany oraz narzędzie kupione kiedyś przez marketing. Potem tryb obserwacji, potem kwarantanna, a odrzucanie na końcu.

Jak filtr rozpoznaje ludzi, których nie zna

Sama technika nie wie, kto u Was pracuje. Dlatego przy uruchomieniu powstaje lista osób i ról z każdego obiektu, wraz z adresami, którymi faktycznie piszą. Na tej podstawie filtr rozpoznaje sytuację, w której nadawca spoza organizacji podpisuje się nazwiskiem z firmy, oraz adres łudząco podobny do prawdziwego.

Lista wymaga utrzymania i to jest ta część, o której zwykle nikt nie myśli przy zakupie. Nowy kierownik zmiany, zmiana obowiązków, odejście osoby prowadzącej zakupy w jednym z obiektów, wszystko to musi trafić do reguł, inaczej po roku zaczynają one chronić firmę sprzed roku. Aktualizujemy je razem z przeglądem kont, żeby nie były osobnym zadaniem, o którym da się zapomnieć.

Co robimy, gdy wiadomość jednak dotarła

Zakładamy, że kiedyś dotrze, bo żaden filtr nie zatrzymuje wszystkiego. Pracownicy dostają jeden przycisk w programie pocztowym i jeden numer telefonu, ten sam we wszystkich obiektach.

Zgłoszona wiadomość znika ze wszystkich skrzynek, do których dotarła, nadawca trafia na listę zablokowanych, a my ustalamy, czy ktokolwiek w nią kliknął lub podał dane. W takim przypadku hasło zmieniamy natychmiast, sprawdzamy reguły przekierowań ustawione w tej skrzynce i przeglądamy historię logowań z ostatnich dni. Przy firmie z kilkoma lokalizacjami dochodzi jeszcze jeden krok: sprawdzamy, czy ta sama wiadomość nie poszła równolegle na adresy pozostałych obiektów, bo rozsyłka pod jedną firmę zwykle obejmuje wszystkie znalezione adresy naraz.

Osobie, która zgłosiła fałszywy alarm, odpisujemy w dwóch zdaniach, po czym poznać, że wiadomość była prawdziwa. Po kilku takich odpowiedziach zgłoszeń przychodzi mniej, za to prawie każde okazuje się trafne.

Gdzie kończy się skuteczność filtra

Filtr nie zatrzyma telefonu od rzekomego serwisu maszyn ani wiadomości wysłanej z prawdziwej, przejętej skrzynki kontrahenta, bo technicznie wszystko się w niej zgadza. Nie zastąpi drugiego składnika przy logowaniu i nie chroni przed wydaniem towaru na podstawie samego polecenia w wiadomości.

Nie prowadzimy również archiwizacji poczty na potrzeby postępowań ani analizy śledczej skrzynki po zdarzeniu, bo to osobne usługi z własnymi wymaganiami.

Nawyk sprawdzania nadawcy wypracowuje program szkoleń i testów, wejście na przejętą skrzynkę utrudnia logowanie wieloskładnikowe, a sześć warstw pod jedną umową prowadzi bezpieczeństwo IT dla firm. Przegląd domen zaczniemy po rozmowie przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026