Automatyzacja procesów w firmie Gorzów Wielkopolski

Dlaczego pierwszy etap spędzamy u Was, a nie przy klawiaturze

Automatyzacja jest w większości pracą zdalną i nie ma sensu udawać, że jest inaczej. Budowa przepływu, testy, poprawki i utrzymanie dzieją się przez sieć. Jest w tym jednak jeden etap, który przez wideorozmowę wychodzi źle: wybór procesu i zrozumienie, jak on naprawdę przebiega.

Opis procesu podany przez telefon jest zawsze wygładzony. Znika z niego czekanie na odpowiedź z drugiego działu, znikają dwa arkusze prowadzone równolegle na wypadek, gdyby system się pomylił, i znika osoba, która co rano poprawia dane z poprzedniego dnia, bo tak się przyjęło. Te trzy rzeczy zwykle decydują o tym, czy automatyzacja się opłaci.

Mamy tu przewagę czysto geograficzną. Biuro stoi przy Baczyńskiego 24, inżynierowie mieszkają w Gorzowie, więc obserwacja u klienta w mieście to przejazd, a nie planowanie delegacji. Dlatego robimy ją zawsze, także przy najmniejszym zleceniu, gdzie firmie z drugiego końca Polski by się to po prostu nie spięło.

Jak wygląda takie popołudnie

Poniżej typowy plan wizyty w firmie do kilkudziesięciu osób. Godziny są przykładowe, bo dopasowujemy je do tego, kiedy proces faktycznie się dzieje: w zakładzie produkcyjnym częściej rano, w biurze rachunkowym po południu.

Etap	Co robimy	Czego się dowiadujemy
pierwsze pół godziny	rozmowa z właścicielem albo kierownikiem	który proces boli najbardziej i dlaczego
godzina przy biurku	siedzimy obok osoby, która go wykonuje	ile trwa jedno przejście i gdzie się zacina
przejście przez firmę	idziemy tam, gdzie dane powstają	ile razy ta sama liczba jest przepisywana
pół godziny na liczby	liczymy wykonania z rejestru albo z kalendarza	czy skala uzasadnia koszt utrzymania
ostatnie pół godziny	mówimy, co da się zdjąć, a czego nie	zakres pierwszej wersji przepływu

Z tego popołudnia wychodzimy z dwiema liczbami: ile minut zajmuje jedno przejście i ile razy w miesiącu się ono powtarza. Iloczyn tych dwóch liczb jest całą podstawą wyceny sensu projektu. Jeśli wychodzi z niego, że zwrot przekracza rok, mówimy to jeszcze na miejscu i nie wystawiamy oferty.

Co widać na miejscu, czego nie widać przez ekran

Najczęstsze znalezisko to praca podwójna. Ta sama liczba jest wpisywana raz na kartce przy maszynie, drugi raz w arkuszu w biurze i trzeci raz w systemie handlowym. Nikt tego nie zgłasza jako problemu, bo każdy widzi tylko swój fragment.

Drugie to czekanie. Dokument albo zgłoszenie leży, dopóki ktoś nie wróci z hali, nie skończy rozmowy albo nie przyjdzie po południu. W arkuszu tego nie widać, w rejestrze systemu też nie, bo tam jest tylko moment końcowy.

Trzecie to praca zapasowa. Ludzie prowadzą własne zestawienia obok systemu, zwykle dlatego, że kiedyś dane się nie zgadzały i od tego czasu nikt systemowi do końca nie wierzy. Automatyzacja zbudowana bez wiedzy o takim arkuszu zostaje po miesiącu wyłączona, bo ludzie i tak liczą po swojemu.

Które procesy najczęściej wybierają firmy z okolicy

W zakładach produkcyjnych i hurtowniach zaczynamy zwykle od przenoszenia danych z hali do biura: raporty zmianowe, ewidencja przestojów, stany magazynowe, przyjęcia towaru. Wszystko to powstaje na kartce albo w skanerze, a kończy w arkuszu przepisane ręcznie.

W biurach rachunkowych pierwszy jest obieg dokumentów od klientów, opisany osobno przy automatyzacji obiegu faktur w Gorzowie. W przychodniach najczęściej powtarzalne powiadomienia i zestawienia dla sprawozdawczości, przy czym tam ostrożniej podchodzimy do danych i część rzeczy świadomie zostawiamy ludziom.

Wspólne dla wszystkich jest jedno: pierwszy proces ma być nudny. Spektakularne pomysły zostawiamy na później, kiedy w firmie działa już coś, czemu ludzie ufają.

Czym automatyzacja różni się od modelu językowego

Automatyzacja to przenoszenie danych i pilnowanie kolejności kroków. Nie ma w tym żadnej inteligencji i nie musi być, bo większość pracy do zdjęcia z ludzi polega na powtarzalnym przepisywaniu. Model językowy dokładamy w jednym miejscu: tam, gdzie trzeba odczytać treść dokumentu przychodzącego w wielu formatach.

Wtedy też mówimy, gdzie kończy się jego rola. Model wyciąga pola z dokumentu i przypisuje je do właściwych miejsc, ale nie ocenia sytuacji i nie bierze odpowiedzialności. Wszystko, co ma skutek na zewnątrz firmy, kończy się propozycją do zatwierdzenia przez człowieka. Raporty łączące dane z kilku źródeł, na przykład w Power BI, powstają już na tym, co przepływ zebrał.

Kiedy mówimy, że nie warto

Gdy proces wykonuje jedna osoba dwa razy w miesiącu. Gdy zmienia się szybciej, niż zdążylibyśmy go zbudować. Gdy nikt nie potrafi powiedzieć, kto odpowiada za wynik, bo wtedy najpierw trzeba to ustalić, a to nie jest praca informatyczna.

Zdarza nam się wyjść z takiego popołudnia bez oferty i uważamy to za dobry wynik. Wdrożenie, które ktoś wyłącza po pół roku, kosztuje obie strony więcej niż jedna szczera rozmowa na miejscu.

Platformę, na której te przepływy stoją, opisaliśmy przy wdrożeniu n8n, a stan środowiska, w którym mają działać, sprawdza przegląd infrastruktury w Gorzowie. Umówienie samego popołudnia zajmuje jeden telefon, numer jest w kontakcie.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 31 lipca 2026