Audyt RODO Gdańsk

Skąd bierze się tutaj tyle kopii dokumentów tożsamości

W większości firm dane osobowe to nazwisko, adres i telefon. W agencji celnej, w biurze spedycyjnym i w firmie obsługującej ruch turystyczny wygląda to inaczej, ponieważ do prowadzenia sprawy potrzebna bywa kopia dokumentu, którym ktoś się legitymuje. Pełnomocnictwo z numerem dowodu, upoważnienie dla agenta, dane kierowcy odbierającego towar, dokument podróżny uczestnika wyjazdu.

Kopia taka przychodzi zwykle najprostszą drogą, czyli jako zdjęcie albo skan w wiadomości. Od tej chwili istnieje w firmie w kilku egzemplarzach naraz, choć nikt świadomie żadnego z nich nie tworzył. Dlatego przegląd prowadzimy wzdłuż jednej takiej kopii, a nie wzdłuż listy zainstalowanych programów.

Gdzie ten skan faktycznie leży po miesiącu

Miejsce	Jak tam trafił	Kiedy powinien zniknąć	Co zwykle zastajemy
Skrzynka osoby prowadzącej sprawę	przyszedł załącznikiem od klienta	po przeniesieniu do systemu	wiadomość zostaje w skrzynce na lata
Katalog sprawy na dysku wspólnym	zapisany do prowadzenia zlecenia	po upływie terminu przechowywania	katalog bez żadnej daty granicznej
Kopia robocza na pulpicie	ktoś potrzebował pliku pod ręką	tego samego dnia	plik leży kilkanaście miesięcy
Laptop wyjeżdżający w teren	zabrany do sprawy załatwianej u klienta	po powrocie do biura	katalog z dokumentami kilku klientów
Telefon pracownika	zdjęcie zrobione na miejscu	zaraz po wysłaniu do systemu	zdjęcie zostaje w galerii telefonu
Wiadomość przesłana dalej	przekazany do kolegi z drugiego działu	nie powinien powstać w tej formie	druga skrzynka z tym samym załącznikiem
Wydruk w teczce sprawy	potrzebny przy okienku albo przy odbiorze	po zamknięciu sprawy	teczka w szafie bez terminu brakowania
Kosz przy drukarce	wydruk nieudany albo zdublowany	natychmiast, w niszczarce	zwykły kosz przy urządzeniu

Ostatnia kolumna nie opisuje niedbalstwa. Opisuje skutek tego, że każda z tych kopii powstała w innym celu, w innej godzinie i przy innej sprawie, a żadna nie została zaplanowana jako zbiór danych, więc nikt nigdy nie ustalił dla niej terminu ani miejsca.

Co się zmienia, gdy dane muszą wyjechać poza Europę

W obrocie międzynarodowym część informacji z natury rzeczy trafia do podmiotów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Armator, agent w porcie docelowym, odbiorca końcowy, przewoźnik obsługujący ostatni odcinek trasy. To nie jest błąd ani niedopatrzenie, tylko treść wykonywanej usługi.

Nasza część zaczyna się tam, gdzie kończy się ocena prawna takiego przekazania. Sprawdzamy zakres, czyli które pola naprawdę opuszczają firmę i czy nie jest ich więcej, niż wymaga sprawa. Sprawdzamy kanał, ponieważ ten sam komplet danych wysłany zwykłą wiadomością i przekazany przez system kontrahenta zachowuje się zupełnie inaczej. Sprawdzamy wreszcie, czy po wysyłce zostaje ślad pozwalający odpowiedzieć na pytanie, co dokładnie i kiedy wyszło.

W praktyce najczęstszym brakiem nie jest sam transfer, tylko jego zakres. W załączniku obok pozycji potrzebnych do sprawy jedzie komplet zebrany na początku współpracy, bo tak wygodniej niż przygotowywać wycinek za każdym razem.

Co leży na sprzęcie, który codziennie wyjeżdża z biura

To jest obszar, którego przegląd w firmie stacjonarnej praktycznie nie ma. Laptop agenta bywa w ciągu tygodnia w biurze, w aucie, na terenie operatora i w domu, a przez cały ten czas wozi materiał kilku spraw naraz.

Interesują nas trzy rzeczy i sprawdzamy je w tej kolejności. Ile danych leży lokalnie zamiast w systemie, bo od tego zależy skala każdego zdarzenia. Czy urządzenie jest zaszyfrowane i czy da się je unieruchomić zdalnie, bo to przesądza o tym, co można powiedzieć klientowi po zgubieniu sprzętu. Oraz co dzieje się z materiałem po zamknięciu sprawy, czyli czy ktokolwiek kiedykolwiek go stamtąd usuwa.

Archiwum, które musi istnieć, i to, które nie musi

Firmy z tej branży mają zwykle poprawny odruch: dokumentów się nie kasuje, bo mogą być potrzebne. Odruch jest słuszny wobec zbiorów, które trzeba trzymać z obowiązku wynikającego z przepisów właściwych dla ich działalności, i całkiem niesłuszny wobec wszystkiego pozostałego.

Rozdzielamy więc te dwa światy technicznie. Po jednej stronie zbiory ze wskazanym powodem przechowywania i miejscem, w którym leżą pod kontrolą dostępu. Po drugiej katalogi, skrzynki i teczki, które przetrwały wyłącznie dlatego, że nikomu nie przypisano zadania ich przejrzenia. Druga strona bywa większa od pierwszej i to zwykle najbardziej zaskakuje zarząd, ponieważ jej nie widać w żadnym systemie ani na żadnej fakturze.

Wyznaczenie samych okresów przechowywania to praca prawnika albo inspektora ochrony danych. My pokazujemy, gdzie te zbiory fizycznie są, kto ma do nich dostęp i czy istnieje jakikolwiek mechanizm, który je kiedykolwiek zamknie.

Czego w tym przeglądzie nie robimy

Nie oceniamy podstaw prawnych przetwarzania, nie piszemy polityk, nie prowadzimy rejestru czynności i nie pełnimy funkcji inspektora ochrony danych. Nie przeprowadzamy prób włamania i nikogo nie reprezentujemy przed organem. Granicę rysujemy przed podpisaniem zlecenia, bo firma przekonana, że ma komplet obowiązków zamkniętych, a mająca połowę, jest w gorszym położeniu niż przed badaniem.

Szersze spojrzenie na całe środowisko daje audyt IT, a gdy pytanie o ochronę danych przyszło razem z wymaganiami operatora terminalu albo armatora, punktem wyjścia bywa badanie zgodności z ISO 27001, ponieważ obejmuje także procesy i dowody ich działania. Datę przeglądu uzgadniamy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026