Audyt licencji oprogramowania Olsztyn

Co składa się na ten wykaz

Jeden dokument z trzema częściami. Pierwsza to spis, czyli co i w jakiej wersji jest zainstalowane na stanowiskach, zebrany z komputerów, a nie z rozmowy. Druga zestawia ten spis z dowodami zakupu i pokazuje pozycje bez pokrycia. Trzecia to rachunek bieżący, czyli wszystko, co odnawia się automatycznie, razem z datą kolejnego obciążenia.

Z tego powstają dwie listy do działania. Pierwsza mówi, co wyłączyć od ręki, i zwykle wraca do kasy w pierwszym albo drugim miesiącu. Druga mówi, co dokupić, żeby nie zostać z brakiem w momencie, w którym pyta o to producent albo kontrahent wymagający oświadczenia o legalności oprogramowania.

Gdzie w obiekcie sezonowym pieniądze wyciekają najciszej

W miejscu, w którym rok kalendarzowy nie zgadza się z rokiem obiektu. Umowa z pracownikiem kończy się we wrześniu, a konto pocztowe odnawia się w styczniu. Program do obsługi tarasu kupiony na jeden sezon odnawia się w lutym, kiedy taras stoi pod śniegiem. Nikt nie podejmuje decyzji o przedłużeniu, bo decyzja zapada sama, przy obciążeniu karty.

Pozycja	Jak jest liczona	Co się dzieje po sezonie
Konta pocztowe personelu	miesięcznie od użytkownika	odnawiają się mimo zakończonych umów
Pakiet biurowy recepcji	rocznie od stanowiska	płatny przez dwanaście miesięcy pracy przez pięć
System rezerwacyjny	od liczby pokoi albo miejsc	rachunek nie spada razem z obłożeniem
Program gastronomiczny	od stanowiska sprzedaży	kasa sezonowa zostaje w umowie na cały rok
Narzędzie marketingowe	miesięcznie, plan roczny	kupione pod jedną kampanię, odnawiane latami
Licencje dostępowe do serwera	od użytkownika albo urządzenia	rosną z każdym naborem, nikt ich nie liczy
Program graficzny	miesięcznie od stanowiska	jedno stanowisko, kilka opłacanych kont
Antywirus na stanowiskach	rocznie od urządzenia	licencje przypisane do wymienionego sprzętu

Suma tych pozycji w obiekcie na kilkadziesiąt stanowisk potrafi przekroczyć koszt samego przeglądu w pierwszym kwartale po jego wykonaniu. Nie dlatego, że ktokolwiek zawinił, tylko dlatego, że nikt nie miał tej listy w jednym miejscu.

Które braki bolą przy kontroli, a nie w budżecie

Te po drugiej stronie zestawienia. Licencje dostępowe do serwera są w tej grupie pozycją numer jeden, bo mało która firma wie, że poza samym systemem serwerowym trzeba mieć prawo dostępu dla każdego, kto z niego korzysta. W obiekcie z rotacją personelu ta liczba zmienia się co sezon i nikt jej nie przelicza.

Druga pozycja to wersje domowe pakietu biurowego na stanowiskach recepcji. Kupione w markecie razem z komputerem, uczciwie opłacone, a mimo to nieprzeznaczone do pracy w firmie. Trzecia to programy zainstalowane na próbę i używane od lat, zwykle do obróbki zdjęć albo do projektowania materiałów reklamowych.

Po co komu kalendarz odnowień ustawiony pod sezon

Żeby decyzja o przedłużeniu zapadała wtedy, gdy da się ją podjąć na spokojnie. Przy każdej pozycji z rachunku bieżącego wpisujemy datę kolejnego obciążenia i sugerowany moment przeglądu, zwykle wypadający w październiku albo w listopadzie. Wtedy widać, ile kont naprawdę pracowało, i widać, które z nich obsadzicie ponownie w maju.

Ten kalendarz jest jedyną częścią całej pracy, która chroni Was przed powtórzeniem przeglądu za dwa lata od zera. Bez niego wykaz starzeje się po kilku miesiącach, bo lista programów żyje razem z firmą.

Gdzie kończy się nasza rola przy licencjach

Nie reprezentujemy Was wobec producenta i nie prowadzimy postępowań wyjaśniających. Nie oceniamy, czy zapis w umowie sprzed lat wolno rozumieć na Waszą korzyść, bo to pytanie do prawnika. Nie sprzedajemy oprogramowania, więc nie mamy interesu w tym, żeby druga lista była dłuższa niż musi.

Stan sprzętu, na którym te programy pracują, opisuje audyt IT, a wymagania normy sprawdza audyt ISO 27001. Przegląd umawiamy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 7 września 2026