Audyt licencji oprogramowania Gdańsk

Dwie listy, które w tej branży zawsze się mieszają

Klasyczny przegląd licencji odpowiada na jedno pytanie: czy macie prawo używać tego, co macie zainstalowane. W firmie okołoportowej to pytanie obejmuje mniej niż połowę narzędzi, którymi ludzie pracują na co dzień. Reszta to konta nadane przez kogoś innego: przez przewoźnika, przez operatora, przez klienta albo przez administrację.

Różnica jest zasadnicza i porządkuje całą pracę. Licencję kupujecie, więc odpowiadacie za jej ważność i za liczbę stanowisk. Dostęp dostajecie, więc odpowiadacie za coś zupełnie innego: za to, kto go u Was ma i co się z nim dzieje, gdy ta osoba przestaje pracować. Wrzucone do jednego zestawienia oba tematy giną, bo pilnuje się ich innymi środkami i w innym rytmie.

Co jest licencją, a co tylko na nią wygląda

Rodzaj narzędzia	Czyj to tytuł	Jak wygląda opłata	Gdzie powstaje strata
Pakiet biurowy w abonamencie	Wasz	miesięcznie od konta	miejsca po osobach, które odeszły
Program spedycyjny	Wasz	stanowiska plus moduły	moduł dokupiony pod jedno zlecenie
Podpis elektroniczny i certyfikaty	Wasz, przypisany do osoby	odnawiany co rok albo co dwa	odnowienie przegapione w tygodniu urlopu
Panel przewoźnika	jego, nadany Wam umową	zwykle bez opłaty	konto osoby, która już tu nie pracuje
System klienta z dostępem dla agenta	jego	bez opłaty po Waszej stronie	dostęp czynny po zakończonym kontrakcie
Narzędzie do śledzenia przesyłek	zależy od umowy	abonament albo prowizja	dwa narzędzia liczące to samo
Platforma rezerwacyjna w obiekcie	dostawcy	prowizja od transakcji	kanał wyłączony handlowo, wciąż podpięty
Baza danych pod systemem	Wasz	od użytkowników albo rdzeni	integracje liczone tak samo jak ludzie

Wiersze czwarty i piąty odpowiadają za rzecz, której klasyczny przegląd nie wychwyci w ogóle. Konto w cudzym systemie nie generuje faktury, nie pojawia się w spisie z komputera i nie da się go znaleźć narzędziem inwentaryzacyjnym. Istnieje wyłącznie po drugiej stronie i tam pozostaje aktywne tak długo, jak długo nikt o nim nie przypomni.

Co się dzieje z dostępami po odejściu pracownika

W firmie, w której jedna osoba miała konta u kilkunastu podmiotów, odejście uruchamia zwykle jedną czynność: zamknięcie poczty i komputera. Reszta zostaje, ponieważ nikt nie prowadzi wykazu, a przypomnienie musiałoby przyjść od kontrahenta, który nie ma powodu go wysyłać.

Sprawdzamy więc dwie rzeczy naraz. Po pierwsze, czy istnieje jakakolwiek lista podmiotów, które nadały Waszym ludziom dostęp. Po drugie, czy karta obiegowa albo lista czynności przy zakończeniu współpracy zawiera punkt o powiadomieniu tych podmiotów. Dopisanie jednej rubryki do formularza, który firma i tak wypełnia, zamyka tu problem trwalej niż jakiekolwiek narzędzie.

Skąd bierze się nadwyżka w firmie z ruchem sezonowym

Z rytmu, w którym decyzje zakupowe zapadają szybko, a decyzje o wyłączeniu nie zapadają wcale. Przed sezonem trzeba obsadzić stanowiska, więc konta zakłada się hurtem, a plan podnosi na wyższy wariant, bo brakuje jednej funkcji. Po sezonie nikt nie wraca do tej decyzji, ponieważ osoba, która ją podejmowała, kończy pracę razem z okresem wzmożonego ruchu.

Do tego dochodzą narzędzia kupione od ręki kartą firmową w tygodniu, w którym coś było potrzebne natychmiast. Każde z osobna kosztuje kilkadziesiąt złotych miesięcznie i nie zwraca uwagi na wyciągu, a po roku razem tworzą pozycję, którą widać dopiero po zsumowaniu dwunastu miesięcy.

Co zestawiamy, żeby wynik był prawdziwy

Cztery zbiory, a nie trzy, i to jest jedyna różnica wobec przeglądu w firmie stacjonarnej. Pierwszy to spis odczytany z urządzeń. Drugi to wykaz kont i planów z paneli dostawców. Trzeci to faktury z pełnego roku, łącznie z płatnościami kartą. Czwarty to lista podmiotów, które nadały Wam dostęp do swoich systemów, budowana w rozmowie, bo nie ma jej w żadnym rejestrze.

Dopiero przecięcie tych zbiorów odpowiada na pytanie o nadwyżkę i o braki, ponieważ każdy z osobna myli się w inną stronę. Aktywność sprawdzamy na końcu: konto istniejące i konto używane to dwie różne rzeczy, a różnica między nimi bywa największą pojedynczą pozycją w całym zestawieniu.

Gdzie stawiamy granicę tej pracy

Oprogramowania nie sprzedajemy, więc żadne wskazanie z raportu nie jest ofertą handlową. Wyniku nie przekazujemy nikomu poza Wami, bo należy wyłącznie do Was. Bez Waszej decyzji niczego nie usuwamy z urządzeń, nawet gdy narzędzie wygląda na porzucone, bo bywa potrzebne raz w roku do jednego zestawienia. Nie orzekamy o legalności w sensie prawnym, lecz opisujemy stan faktyczny zestawiony z posiadanymi uprawnieniami.

Całe środowisko, ze sprzętem, łączami i kopiami, bada audyt IT, a bieżące pilnowanie kosztów i konfiguracji wchodzi w obsługę informatyczną. Termin uzgadniamy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 2 sierpnia 2026