#microsoft 365

Firma zwykle przechodzi na Microsoft 365 nie dlatego, że potrzebuje nowszego edytora tekstu. Przechodzi wtedy, gdy okazuje się, że konta przestały należeć do firmy, a zaczęły należeć do ludzi, którzy znają hasła.

Czym jest Microsoft 365

Microsoft 365 to zestaw usług sprzedawanych w abonamencie za osobę: poczta w Exchange Online, pakiet biurowy, miejsce na pliki w OneDrive i SharePoint oraz tożsamość użytkownika, do której podpięte są uprawnienia. Rodzina planów Business mieści łącznie do trzystu kont w jednej firmie.

Produktem nie są tutaj programy. Produktem jest konto pracownika, a wszystko pozostałe wisi na nim jak na haku: skrzynka, pliki, spotkania i zalogowane urządzenia.

Jak działa tożsamość

Pakiet biurowy kupiony w pudełku to klucz dorobiony na zapas i wydany pracownikowi. Klucz jest jego, działa zawsze i nie da się go unieważnić inaczej niż prosząc o zwrot. Microsoft 365 działa jak karta wejściowa do budynku: otwiera drzwi, windę i szafkę, a firma w każdej chwili wyłącza ją w systemie, nie odbierając nikomu niczego fizycznie i nie wymieniając zamków.

Konkret jest taki, że wyłączenie jednej karty zamyka naraz pocztę, pliki, komunikator oraz sesje na wszystkich urządzeniach, na których dana osoba była zalogowana. Kolejność przy odejściu pracownika ma przy tym znaczenie: najpierw blokuje się konto, potem przekształca skrzynkę w zasób współdzielony albo przekazuje ją przełożonemu, a licencję zdejmuje się dopiero po tej operacji. Odwrócenie tych kroków kasuje dostęp do korespondencji, która miała zostać w firmie.

Czym różni się od poczty u dostawcy hostingu

Skrzynka w pakiecie hostingowym bywa uznawana za odpowiednik konta w usłudze chmurowej, a dzieli je jedna rzecz: hosting nie zna pojęcia zarządzanej tożsamości. Nie ma więc jak odebrać dostępu, wymusić drugiego składnika logowania ani sprawdzić, kto się logował. Cena jest niska, ponieważ produkt jest inny.

Dochodzi do tego reputacja nadawcy. Na hostingu współdzielonym wiadomości wychodzą z tego samego adresu sieciowego co wiadomości kilkuset innych firm, więc na ocenę nadawcy pracuje także ten, kto akurat rozsyła ofertę do kupionej bazy adresów.

Co dzieli plany

Trzy plany Business różnią się dwoma progami, a nie trzema poziomami jakości. Pierwszy próg to aplikacje instalowane na komputerze, których Basic nie ma. Drugi to zarządzanie urządzeniami i reguły logowania, obecne wyłącznie w Premium.

Dwie rzeczy z tego podziału zaskakują najczęściej. Logowanie wieloskładnikowe jest w każdym planie, więc nie jest powodem do dopłaty. Filtrowanie poczty także jest w każdym planie, ale nie to samo: ochrona przed spamem i znanym złośliwym załącznikiem stoi w każdej dzierżawie, natomiast sprawdzanie linku w chwili kliknięcia i otwieranie załącznika w izolowanym środowisku dokłada dopiero Premium. Osobno warto znać liczby archiwum skrzynki: pięćdziesiąt gigabajtów w Basicu i Standardzie wobec półtora terabajta dokładanego automatycznie w Premium.

Na co uważać

Producent odpowiada za to, że usługa działa i że jego serwerownia nie zgubi danych. Za zawartość skrzynek odpowiada firma. Kosz, wersje dokumentów i zawieszenie usuwania są przedsionkiem, a nie archiwum: działają przez ograniczony czas, a przechowywane są w tej samej dzierżawie co chronione dane, więc przejęte konto administratora sięga po nie równie łatwo jak po resztę. Kopia niezależna od producenta jest osobnym zakupem i osobną decyzją.

Druga pułapka dotyczy ustawień domyślnych, które nastawione są pod wygodę, a nie pod bezpieczeństwo. Udostępnianie plików na zewnątrz, samodzielna rejestracja urządzeń i szerokie uprawnienia aplikacji zewnętrznych bywają włączone od pierwszego dnia, przez co nowa dzierżawa bez przeglądu jest otwarta szerzej, niż jej właściciel sądzi. Trzecia dotyczy migracji poczty: kopiowanie skrzynek idzie w tle i nikt go nie zauważa, a boli wszystko wokół, czyli adresy techniczne wpisane w drukarce i w systemie wystawiającym faktury, reguły przekazywania sprzed lat, uprawnienia delegowane do kalendarzy i archiwa leżące na dyskach lokalnych.

Kiedy lepiej wybrać co innego

Przy jednej osobie, jednej skrzynce i braku danych klientów poczta u dostawcy hostingu wystarcza, a firma zapłaciłaby za warstwę, której nie użyje. Sens znika także tam, gdzie aplikacja krytyczna dla firmy wymaga lokalnego serwera pocztowego, a jej producent nie wspiera pracy z usługą chmurową.

Realną alternatywą bywa Google Workspace, który wygrywa prostotą administracji wszędzie tam, gdzie firma nie ma ani jednej aplikacji na komputerze wiążącej ją z Windows. Przegrywa dokładnie tam, gdzie stoi program księgowy, handlowy albo branżowy pisany pod Windows i pod arkusz kalkulacyjny.