Ten tekst jest dla firmy, która już zdecydowała, że chce Microsoft 365, i została jej jedna rzecz do rozstrzygnięcia: który plan i kto to postawi. Porównujemy trzy plany Business po tym, co realnie zmieniają w codziennej pracy, a nie po długości listy funkcji.
Business Basic to poczta i pliki w przeglądarce. Standard dokłada aplikacje instalowane na komputerze. Premium dokłada zarządzanie urządzeniami i warunki logowania. Mikrofirma rozstrzyga zwykle między Standardem a Premium, a rozstrzyga to jedno pytanie: czy sprzęt firmy wychodzi poza biuro. Wszystkie plany Business mieszczą łącznie do 300 kont w firmie.
Ten wybór wygląda na wybór pakietu biurowego, a jest wyborem sposobu, w jaki firma odbiera dostęp odchodzącemu pracownikowi. Porównujemy trzy plany Business po tym, co zmieniają w codziennej pracy, a nie po długości listy funkcji. Cen licencji tutaj nie ma i piszemy w sekcji o koszcie, dlaczego.
Poczta w pakiecie hostingowym to skrzynka na listy przybita do płotu. Kto ma kluczyk, ten wyjmuje listy, a kluczyk jest jeden i chodzi po ludziach. Dopóki w firmie jest jedna osoba, wszystko działa i nie ma powodu tego ruszać.
Granicy nikt nie przekracza w konkretnym dniu, bo przekracza się ją stopniowo i po fakcie. Kluczyk zdążył się rozmnożyć.
Objawy są za każdym razem te same:
Osobno dochodzi objaw szósty, który z listy haseł wynika tylko pośrednio: wysyłka do dużego dostawcy poczty zaczyna lądować w spamie. Na hostingu współdzielonym Wasze wiadomości wychodzą z tego samego adresu sieciowego co wiadomości kilkuset innych firm, więc na reputację nadawcy pracuje także ten, kto akurat rozsyła ofertę do kupionej bazy adresów. Wpływu na to nie macie żadnego, a skutek dostajecie ten sam.
Każdy z tych punktów da się obejść pojedynczo. Razem opisują jedno: konta przestały należeć do firmy, a zaczęły należeć do ludzi, którzy znają hasła. To jest realny powód przejścia na Microsoft 365, a nie chęć posiadania nowszego Worda. Kupujecie wtedy konta imienne, skrzynki współdzielone z historią, uprawnienia opisane rolą zamiast hasłem oraz jedno miejsce, w którym widać, kto ma dostęp do czego. Reszta pakietu jest dodatkiem do tej jednej rzeczy.
Nowszy Word to dodatek. Sam z siebie nie jest argumentem.
Zostańmy przy kluczach, bo o to w tej różnicy chodzi. Pakiet biurowy kupiony w pudełku to klucz dorobiony na zapas i wydany pracownikowi. Klucz jest jego, działa zawsze i nie da się go unieważnić inaczej niż prosząc o zwrot.
Microsoft 365 to karta wejściowa do budynku. Otwiera drzwi, windę i szafkę, a firma w każdej chwili wyłącza ją w systemie, nie odbierając nikomu niczego fizycznie i nie wymieniając zamków. Produktem nie są tu programy. Produktem jest tożsamość pracownika, do której podpięta jest jego skrzynka, jego miejsce na pliki i jego zalogowane urządzenia.
Stąd bierze się cała reszta tekstu. Licencja wieczysta pakietu Office nie zna pojęcia konta firmowego, więc nie da się z niej odebrać dostępu, bo nie ma czego odbierać. Microsoft 365 zna, i dlatego wyłączenie jednej karty zamyka jednocześnie pocztę, pliki, Teams oraz sesje na wszystkich urządzeniach, na których ta osoba była zalogowana.
Mogę Ci jakoś pomóc?
Konsekwencja praktyczna jest taka, że porównywanie ceny subskrypcji z ceną pudełka nie ma sensu. To dwa różne zakupy, które przypadkiem zawierają ten sam edytor tekstu.
Trzy plany różnią się dwoma progami, a nie trzema poziomami jakości. Pierwszy próg to aplikacje instalowane lokalnie, drugi to zarządzanie urządzeniami i kontrola logowania. Wszystko poza tymi dwoma progami jest w każdym z trzech planów takie samo.
Co | Business Basic | Business Standard | Business Premium |
|---|---|---|---|
Poczta z własną domeną (Exchange Online) | tak | tak | tak |
Pliki firmowe (SharePoint, OneDrive) | tak | tak | tak |
Teams, spotkania, kalendarze współdzielone | tak | tak | tak |
Word, Excel, Outlook, PowerPoint w przeglądarce | tak | tak | tak |
Te same aplikacje zainstalowane na komputerze | nie | tak | tak |
Zarządzanie laptopami i telefonami (Intune) | nie | nie | tak |
Dostęp warunkowy, czyli reguły logowania (Entra ID P1) | nie | nie | tak |
Ochrona komputerów i telefonów w wersji dla firm (Defender for Business) | nie | nie | tak |
Podstawowe filtrowanie poczty przed spamem i znanym złośliwym załącznikiem | tak | tak | tak |
Sprawdzanie linku w chwili kliknięcia i załącznika przed dostarczeniem | nie | nie | tak |
Etykiety poufności i reguły blokujące wysłanie danych na zewnątrz (Purview) | nie | nie | tak |
Logowanie wieloskładnikowe | tak | tak | tak |
Skrzynka użytkownika | 50 GB | 50 GB | 50 GB |
Archiwum skrzynki | 50 GB | 50 GB | 1,5 TB, rozrastane automatycznie |
Miejsce na pliki użytkownika (OneDrive) | 1 TB | 1 TB | 1 TB |
Trzy rzeczy z tej tabeli zaskakują ludzi najczęściej.
Logowanie wieloskładnikowe jest w każdym planie, więc argument „weźmiemy Premium dla bezpieczeństwa logowania” jest w tej jednej sprawie nietrafiony. Różnica jest inna, i najłatwiej ją zobaczyć na drzwiach. Drugi składnik logowania to drugi zamek: wchodzisz, jeśli masz oba klucze, i nikogo nie obchodzi, o której godzinie ani skąd przyszedłeś. Dostęp warunkowy z planu Premium to portier przy tych drzwiach: patrzy, czy przychodzisz ze służbowego laptopa, czy z nieznanego telefonu, czy jesteś w kraju, w którym firma pracuje, i dopiero wtedy przepuszcza albo dopytuje. Drugi zamek sprawdza, czy masz klucz. Portier sprawdza warunki, na jakich go używasz.
Filtrowanie poczty jest w każdym planie, ale nie to samo filtrowanie. Ochrona przed spamem i znanym złośliwym załącznikiem stoi w każdej dzierżawie z pocztą i nie kupuje się jej osobno. To, co dokłada Premium, to sprawdzanie podejrzanego linku w chwili kliknięcia i otwieranie załącznika w izolowanym środowisku, zanim trafi on do skrzynki. Firma, która słyszy „przecież filtr mamy w cenie”, ma rację co do pierwszej warstwy i nie ma jej co do drugiej.
Basic nie ma aplikacji instalowanych na komputerze i dla osoby, która pisze maile i odczytuje faktury, nie jest to żaden problem. Jest problemem dla każdego, kto otwiera arkusz z makrami, pracuje w Excelu z dodatkiem od dostawcy systemu księgowego albo drukuje z Worda dokumenty ze skomplikowanym formatowaniem. To jest cały test przy tym progu i da się go przeprowadzić w kwadrans, pytając trzy osoby o to, w czym faktycznie pracują.
Jedna liczba z tej tabeli robi więcej niż cała reszta i mało kto o niej mówi. Archiwum skrzynki w Basicu i w Standardzie to 50 GB, w Premium 1,5 TB dokładane automatycznie w miarę zapełniania. Firma, która chce trzymać korespondencję latami, dostaje w Premium miejsce, którego w dwóch niższych planach nie ma, i to jest argument innej wagi niż lista funkcji. Uwaga: miejsce to nie to samo co kopia zapasowa i piszemy o tym niżej.
Teams od 1 kwietnia 2024 sprzedawany jest osobno albo w komplecie, i to nie tylko w Europie. Producent wystawił każdy z planów Business w dwóch wariantach: z Teams i bez Teams. Praktyczna konsekwencja dla kupującego jest jedna: wariant wybiera się świadomie przy zamówieniu, bo firma, która weźmie plan bez Teams i dokupi Teams osobno, zapłaci dwa razy, a firma, która weźmie sam plan bez Teams i o dokupieniu zapomni, dostanie pakiet bez komunikatora.
Premium opłaca się wtedy, gdy sprzęt firmy wychodzi poza biuro, a nie wtedy, gdy firma przekroczyła jakąś liczbę pracowników. To kryterium rozstrzyga u nas dziewięć rozmów na dziesięć, bo cała warstwa, za którą dopłacacie, zaczyna działać dopiero wtedy, gdy urządzenie jest poza zasięgiem osoby, która mogłaby po nie pójść.
Trzy sytuacje, w których odpowiedź brzmi „Premium”:
Jest jeszcze czwarty powód, słabszy od tamtych trzech i wart osobnego zdania, bo bywa jedynym: archiwum skrzynki. Firma, która ma trzymać korespondencję latami, w Standardzie dostaje na to 50 GB, a w Premium 1,5 TB dokładane automatycznie.
Mogę Ci jakoś pomóc?
Sytuacja, w której Premium jest nadmiarowe, jest jedna i wygląda tak: cały zespół pracuje na komputerach stacjonarnych w jednym biurze, na jednej sieci, nikt nie zabiera pracy do domu i nikt nie pyta Was o dziennik logowań. Wtedy Standard plus porządnie ustawione reguły poczty załatwiają sprawę, a Intune stoi opłacony i niewykorzystany.
Mieszanie planów w jednej firmie jest dozwolone i zwykle najbardziej opłacalne. Handlowiec z laptopem dostaje Premium, magazynier korzystający z jednego terminala dostaje Basic. Producent nie wymaga jednego planu dla wszystkich, a większość firm i tak kupuje jeden, bo nikt im nie powiedział, że nie musi. Przegląd przypisań po kwartale zwykle zwalnia kilka licencji.
Więcej o tym, dlaczego samo hasło przestało wystarczać, jest w naszym wpisie MFA: dlaczego samo hasło już nie wystarcza .
Pytania niżej zadajemy przed każdą wyceną i odpowiedź na nie zamyka temat planu szybciej niż czytanie listy funkcji.
W czym naprawdę pracują ludzie? Jeśli w przeglądarce, Basic wystarczy. Jeśli ktokolwiek ma dodatek do Excela od dostawcy oprogramowania księgowego albo handlowego, potrzebny jest Standard, i nie ma tu pola do dyskusji.
Czy sprzęt wychodzi z biura? To pytanie o Premium i tylko o Premium.
Kto zostaje z kontem po odejściu pracownika? Odpowiedź „nie wiemy” oznacza, że przed migracją trzeba ustalić właściciela każdej skrzynki, a nie po niej.
Ile miesięcy wstecz musicie umieć odtworzyć jedną wiadomość? Żaden plan nie odpowiada na to pytanie w sposób, który zaspokoi audytora, i warto rozumieć dlaczego. Producent odpowiada za to, że usługa działa i że jego serwerownia nie zgubi Waszych danych. Za to, co w tych danych jest, odpowiadacie Wy. Kosz i wersje dokumentu to nie archiwum, tylko przedsionek: rzeczy leżą w nim przez ustalony czas, po którym znikają, i leżą w tym samym mieszkaniu, do którego włamał się ten, kto przejął konto administratora. Kopia niezależna od producenta mieszka pod innym adresem i jest osobnym zakupem oraz osobną decyzją.
Tę czwartą kwestię rozwijamy przy okazji nośników w tekście o tym, po co w backupie firmowym są kasety LTO .
Werdykt jest jednoznaczny i nie brzmi „to zależy”.
Poczta u dostawcy hostingu ma sens do momentu, w którym firma ma jedną osobę i żadnych danych do stracenia. Powyżej tego progu przegrywa na jednej rzeczy: nie zna pojęcia zarządzanej tożsamości, więc nie ma jak odebrać dostępu, wymusić drugiego składnika ani sprawdzić, kto się zalogował. Cena jest niska, bo produkt jest inny.
Google Workspace to realna alternatywa i wybieramy go bez oporów w firmach, które nie mają ani jednej aplikacji desktopowej wiążącej je z Windows. Wygrywa prostotą administracji i pracą w przeglądarce. Przegrywa wszędzie tam, gdzie w firmie stoi program księgowy, handlowy albo branżowy pisany pod Windows i pod Excela, a w polskiej mikrofirmie stoi prawie zawsze.
Zamiana jednego na drugie po dwóch latach kosztuje więcej niż wybór, więc to jest decyzja na lata, a nie na kwartał.
Mogę Ci jakoś pomóc?
Trzeci wariant, o którym rzadko ktoś myśli, to zostawienie części usług tam, gdzie są. Firma z działającą pocztą i wyłącznie plikowym bałaganem może kupić sam SharePoint zamiast całego pakietu, i czasem to jest właściwa odpowiedź.
Migracja poczty to nie jest kopiowanie skrzynek. Kopiowanie to najprostszy jej etap, przebiega w tle, na działającej poczcie, i nikt go nie zauważa. Boli wszystko, co dzieje się wokół.
Etapy, w tej kolejności:
Lista rzeczy, które w praktyce psują migrację, jest krótsza, niż się wydaje, i za każdym razem ta sama:
Co przeoczone | Co się z tym dzieje |
|---|---|
Adresy techniczne | drukarka wielofunkcyjna wysyłająca skany, system ERP wysyłający faktury, formularz na stronie. Każde z nich ma gdzieś wpisany serwer i hasło, o którym nikt nie pamięta, a po przełączeniu przestaje wysyłać. Znajduje się je przed migracją albo w poniedziałek rano |
Reguły przekazywania | ustawione lata temu, często do adresów prywatnych, i widoczne dopiero, gdy ktoś je wypisze ze starego serwera |
Kalendarze i uprawnienia delegowane | asystentka zarządzająca kalendarzem prezesa to konfiguracja, która nie przenosi się sama przy migracji przez IMAP |
Poczta na hostingu współdzielonym | zwykle udostępnia tylko IMAP, a IMAP przenosi wiadomości i nie przenosi kalendarzy ani kontaktów. Trzeba to wiedzieć przed, nie po |
Archiwa PST na dyskach lokalnych | leżą w |
Reputacja nadawcy | wpisy SPF, DKIM i DMARC ustawiane po przełączeniu, a nie przed nim, kończą się lądowaniem w spamie u największych dostawców |
Profile Outlooka | na każdym komputerze trzeba je przebudować, i to jest ten moment, w którym ludzie zauważają, że coś się działo |
Dwie liczby z naszych opublikowanych stron usług, dla skali: typowe wdrożenie Microsoft 365 dla firmy do dwudziestu osób zajmuje około dwóch dni pracy, a sama migracja do dwudziestu skrzynek około półtora dnia. Przerwa w odbieraniu poczty wynosi zero dni, bo stara skrzynka pozostaje dostępna do czasu potwierdzenia kompletności.
Rachunek za Microsoft 365 ma dwie części i mylenie ich jest najczęstszą przyczyną tego, że oferty wydają się nieporównywalne.
Pozycja | Kto wystawia | Jak rozliczana | Od czego zależy |
|---|---|---|---|
Subskrypcje planów | producent albo partner | miesięcznie lub rocznie, od konta | liczba osób i wybrane plany |
Uruchomienie środowiska | firma informatyczna | jednorazowo | zakres, liczba stanowisk, stan wyjściowy |
Migracja poczty | firma informatyczna | jednorazowo | liczba i rozmiar skrzynek, źródło |
Bieżąca opieka | firma informatyczna | miesięcznie | liczba kont, zakres, czas reakcji |
Cen licencji w tym tekście nie podajemy. Powód jest konkretny: ta sama pozycja kosztuje inaczej przy zobowiązaniu rocznym i przy rozliczeniu z miesiąca na miesiąc, inaczej u producenta i u partnera, a stawki są ogłaszane w walucie i przeliczane. Kwota wpisana w artykuł przestaje być prawdziwa szybciej, niż ktokolwiek zdąży ją zauważyć, a nieaktualna cena w tekście doradczym jest gorsza niż brak ceny. Aktualną podamy w ofercie.
Pułapki modelu licencyjnego warto natomiast znać, bo one się nie zmieniają:
Zakres każdej z tych pozycji rozpisujemy w katalogu usług Microsoft 365 .
Trzy rzeczy, powiedziane wprost, bo klient i tak je zobaczy w trzecim miesiącu.
Nazwy planów zmieniają się częściej niż ich zawartość. Firma, która kupiła coś trzy lata temu, ma dziś licencję o innej nazwie i to samo w środku, a w rozmowie handlowej brzmi to jak dwa różne produkty.
Centrum administracyjne jest podzielone na kilka portali. Konta w jednym, poczta w drugim, urządzenia w trzecim, ochrona w czwartym. Osoba bez doświadczenia nie znajdzie ustawienia, o którym wie, że istnieje.
Domyślne ustawienia są ustawione pod wygodę, nie pod bezpieczeństwo. Udostępnianie plików na zewnątrz, samodzielna rejestracja urządzeń i szerokie uprawnienia aplikacji trzeciej strony bywają włączone od pierwszego dnia. Nowa dzierżawa bez przeglądu tych ustawień jest otwarta szerzej, niż jej właściciel sądzi.
Odradzamy rzadko i zawsze z tego samego powodu: firma zapłaciłaby za warstwę, której nie użyje.
Środowisko lokalne bywa też mieszane z chmurowym i to jest osobny temat, którego nie zamykamy w tym wpisie. Kto zaczyna od strony kont i zasad w środowisku lokalnym, znajdzie punkt wyjścia we wpisie co to jest Active Directory i GPO .
Tak, zmiana planu na istniejącym koncie nie rusza poczty ani plików. Zmienia się to, co konto ma dostępne, a nie to, gdzie leżą dane. Pracę trzeba wykonać po stronie konfiguracji, bo Intune i dostęp warunkowy nie włączają się same w dniu zmiany licencji.
Tak i zwykle tak właśnie robimy. Plan przypisuje się do konta, nie do firmy, więc osoba pracująca wyłącznie w przeglądarce może mieć Basic, a handlowiec z laptopem Premium. Jedyne ograniczenie dotyczy sumy: wszystkie plany z rodziny Business mieszczą łącznie do 300 kont w jednej firmie, a powyżej tego progu przechodzi się na plany dla dużych organizacji.
Producent odpowiada za to, że usługa działa i że jego serwerownia nie zgubi danych. Za zawartość skrzynek odpowiadacie Wy. Kosz, wersje dokumentów i zawieszenie usuwania są przedsionkiem, a nie archiwum: działają przez ograniczony czas i leżą w tym samym miejscu co dane, więc przejęte konto administratora sięga do nich tak samo łatwo jak do reszty. Kopia niezależna od producenta jest osobnym zakupem.
Migracja do dwudziestu skrzynek to około półtora dnia pracy, a przerwy w odbieraniu poczty nie ma, bo kopiowanie idzie w tle na działającej skrzynce. Przełączenie robimy poza godzinami pracy. Stara poczta pozostaje dostępna do momentu, w którym potwierdzimy kompletność przeniesienia.
Ta kolejność jest najczęstszym błędem firm robiących to samodzielnie.
Nie. Drugi składnik logowania działa w każdym z trzech planów Business i jest to drugi zamek w drzwiach: sprawdza, czy masz klucz. Premium dokłada portiera przy tych drzwiach, czyli reguły mówiące, z jakich urządzeń, z jakich miejsc i w jakich sytuacjach użytkownik w ogóle jest wpuszczany, a osobno zarządzanie samymi urządzeniami.
Licencje kupujecie na siebie, bez naszej marży, a my rozliczamy się za pracę. Ma to jedną praktyczną konsekwencję: właścicielem dzierżawy jesteście Wy, więc zmiana firmy informatycznej nie oznacza migracji danych po raz drugi.
Przygotujemy dobór planów per stanowisko i wycenę wdrożenia razem z migracją, po jednej rozmowie o tym, w czym pracują Wasi ludzie i gdzie dziś stoi poczta. Napiszcie przez formularz kontaktowy albo zadzwońcie pod +48 888 777 822. Firmy z Wielkopolski obsługujemy z biura przy Bnińskiej 44 w Poznaniu, zakres usług dla Poznania jest opisany osobno.
Mogę Ci jakoś pomóc?
Zestaw zmienia się codziennie, więc przy kolejnej wizycie zobaczysz inny wycinek bloga.
CISA dopisała do katalogu aktywnie wykorzystywanych podatności błąd w Excelu, dla którego poprawka istnieje od 2009 roku. Tekst wyjaśnia mechanizm ataku, listę zagrożonych produktów i działania, które warto podjąć, zanim ktoś otworzy niewłaściwy plik.
Czytaj artykułLangflow, narzędzie do budowania agentów AI, ma krytyczną lukę: każdy, kto widzi serwer w sieci, może uruchomić na nim własny kod, bez konta i bez logowania. CISA wpisała podatność do katalogu aktywnie wykorzystywanych luk. Poniżej mechanizm, skala ryzyka i wymagane działania.
Czytaj artykułCISA dodała CVE-2026-65400 do katalogu podatności faktycznie wykorzystywanych w atakach. Błąd w macOS pozwala według wpisu zalogować się do usługi Screen Sharing bez ważnych poświadczeń. Tekst wyjaśnia mechanizm luki, jej znaczenie dla firmy i zalecane działania.
Czytaj artykułKrótka rozmowa wystarczy, żeby ocenić zakres prac i podać widełki kosztu. Bez zobowiązań.
Klikając „Akceptuję”, zgadzasz się na przechowywanie plików cookie przez UXU w celu poprawy działania strony, analizy i wsparcia działań marketingowych.