Wdrożenie systemów Insert Olsztyn

Kiedy wdrożenie programu handlowego jest naprawdę skończone?

Nie w dniu, w którym program się uruchamia, i nie w dniu, w którym kończy się szkolenie. Wdrożenie jest skończone wtedy, gdy Wasz człowiek sam wystawia dokument, którego firma używa na co dzień, a wynik zgadza się z tym, co miało wyjść.

Rozróżnienie brzmi drobiazgowo, a rozstrzyga o powodzeniu całości. System zainstalowany i skonfigurowany potrafi wyglądać na gotowy przez kilka tygodni, dopóki nie trafi na pierwszą korektę, pierwszy zwrot, pierwszą dostawę z niepełną paletą. Wtedy okazuje się, że numeracja przewiduje jedno, magazyn drugie, a księgowość trzecie.

Dlatego ostatni dzień prac wygląda u nas inaczej niż prezentacja. Siadamy obok i patrzymy, jak Wasi ludzie wykonują konkretne operacje na własnych danych. Kilka z nich zawsze idzie inaczej, niż zakładaliśmy, i o to właśnie chodzi.

Dlaczego brak biura w Olsztynie zmienia sposób, w jaki kończymy pracę?

Bo odbiera nam wygodne wyjście. Wykonawca z tego samego miasta może zamknąć wdrożenie w stanie prawie gotowym i wrócić za tydzień, potem jeszcze za dwa, i po kwartale nikt już nie pamięta, co miało być dokończone. Znamy takie środowiska, bo je przejmujemy.

Nasz najbliższy adres to biuro w Toruniu, biuro główne UXU stoi w Gorzowie Wielkopolskim przy Baczyńskiego 24. Powrót do warmińskiej hurtowni jest wydarzeniem, a nie odruchem, więc musimy pracować tak, żeby nie był potrzebny. Wychodzi z tego układ, który jest korzystniejszy dla Was niż dla nas: maksimum przygotowania przed przyjazdem, odbiór wykonany Waszymi rękami i spisana lista tego, co jeszcze zostało.

Ta lista jest tu najważniejsza. Nie zapewnienie o dopilnowaniu i nie obietnica kontaktu, tylko wykaz z nazwiskami i terminami, do którego obie strony mogą wrócić w listopadzie. Bliskość wykonawcy zastępuje taki dokument tylko pozornie, bo łatwość powrotu jest właśnie tym, co pozwala go nie pisać.

Co sprawdzamy przy odbiorze w hurtowni i w zakładzie przetwórczym?

Sześć operacji, dobranych tak, żeby przejść przez cały obieg dokumentu. Wykonują je Wasi ludzie, nasz inżynier tylko patrzy i notuje.

Co powstaje	Kto to wykonuje	Co uznajemy za wynik
Przyjęcie dostawy albo surowca	magazynier	stan rośnie, partia dostaje numer i datę przydatności
Wydanie z magazynu z etykietą	magazynier	etykieta drukuje się z właściwej wagi, kod czyta się skanerem
Faktura sprzedaży dla stałego odbiorcy	fakturzystka	właściwy cennik, właściwy termin płatności, poprawny wydruk
Korekta wystawionego dokumentu	fakturzystka	stan i rozrachunek wracają do wartości sprzed korekty
Zamknięcie dnia na stanowisku sprzedaży	osoba przy kasie	raport dobowy zgodny z sumą dokumentów
Przekazanie dokumentów księgowości	osoba prowadząca ewidencję	plik dochodzi do biura rachunkowego i daje się wczytać

Wiersz ostatni bywa pomijany przez wykonawców i wraca po miesiącu jako telefon z biura rachunkowego. Sprawdzamy go przy odbiorze, bo naprawa formatu wymiany po zamknięciu pierwszego okresu oznacza poprawianie dokumentów już zaksięgowanych.

Kto podpisuje protokół i co dzieje się z listą braków?

Podpisuje osoba, która w firmie odpowiada za pracę w systemie, a nie ta, która podpisywała zamówienie. Różnica jest praktyczna: właściciel podpisze wszystko, bo widzi działający program, a kierowniczka magazynu wie, że etykieta drukuje się o jedną czynność za długo.

Lista braków dzieli się na trzy grupy i każda ma inny bieg. Rzeczy z naszego zakresu poprawiamy zdalnie w uzgodnionym terminie, bez dodatkowej opłaty. Rzeczy zależne od kogoś innego, czyli od producenta wagi, dostawcy sklepu internetowego albo od Insertu, zgłaszamy w Waszym imieniu i pilnujemy terminu odpowiedzi. Rzeczy będące nowym pomysłem wyceniamy osobno i mówimy o tym od razu, żeby nie rosły w cichy dług.

Po zamknięciu listy wdrożenie przechodzi w opiekę. Zgłoszenia użytkowników przyjmuje helpdesk IT Olsztyn, a całe środowisko razem z serwerem obejmuje obsługa informatyczna firm Olsztyn.

Czym wdrożenie w przetwórni różni się od wdrożenia w biurze handlowym?

Trzema rzeczami, i wszystkie trzy dotyczą tego, jak opisany jest towar.

Pierwsza to partia. Produkt spożywczy nie jest jedną pozycją w kartotece, tylko serią partii z własnym numerem, datą i pochodzeniem, a system musi umieć powiedzieć, która partia poszła do którego odbiorcy. Ustawienie tego po starcie oznacza rozdzielanie stanów, które już się zbudowały.

Druga to jednostki. Surowiec przyjmowany na wagę, sprzedawany w opakowaniach i rozliczany w kilogramach wymaga przeliczników wpisanych raz i konsekwentnie, bo pomyłka w tym miejscu wychodzi dopiero przy inwentaryzacji.

Trzecia to rytm roku. Warmińskie firmy przetwórcze i handlowe mają miesiące, w których nie da się niczego przełączać, więc termin startu ustala u nas kalendarz Waszej firmy, a nie nasza dostępność. Odcięcie starego programu planujemy na moment po spisie z natury i mówimy dokładnie, do której godziny powstają w nim dokumenty.

Poza naszym zakresem zostaje logika samego Insertu, należąca do producenta. Nie piszemy dodatków i nie zmieniamy działania programu, natomiast błąd zgłaszamy producentowi za Was i wdrażamy obejście, o ile takie istnieje. Warunki formalne współpracy opisuje firma informatyczna Olsztyn, a termin prac ustalimy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 14 sierpnia 2026