Wdrożenie systemów Insert Olsztyn

Kiedy wdrożenie programu handlowego jest naprawdę skończone?

Nie w dniu, w którym program się uruchamia, i nie w dniu, w którym kończy się szkolenie. Wdrożenie jest skończone wtedy, gdy Wasz człowiek sam wystawia dokument, którego firma używa na co dzień, a wynik zgadza się z tym, co miało wyjść.

Rozróżnienie brzmi drobiazgowo, a rozstrzyga o powodzeniu całości. System zainstalowany i skonfigurowany potrafi wyglądać na gotowy przez kilka tygodni, dopóki nie trafi na pierwszą korektę, pierwszy zwrot, pierwszą dostawę z niepełną paletą. Wtedy okazuje się, że numeracja przewiduje jedno, magazyn drugie, a księgowość trzecie.

Dlatego ostatni dzień prac wygląda u nas inaczej niż prezentacja. Siadamy obok i patrzymy, jak Wasi ludzie wykonują konkretne operacje na własnych danych. Kilka z nich zawsze idzie inaczej, niż zakładaliśmy, i o to właśnie chodzi.

Kiedy w firmie żyjącej sezonem da się w ogóle przełączyć system?

W kilku wąskich oknach w roku i to one wyznaczają termin, a nie nasz grafik. Hurtownia zaopatrująca ośrodki nad jeziorami przez lipiec i sierpień nie ma dnia, w którym wolno cokolwiek zatrzymać. Zakład przetwórczy nie przełączy się w środku kampanii, bo surowiec przyjeżdża wtedy, kiedy przyjeżdża. Zostaje jesień, zima i tygodnie tuż po spisie z natury.

Dlatego rozmowę o wdrożeniu zaczynamy od kalendarza Waszej firmy, a nie od tego, kiedy mamy wolne ręce. Ustalamy datę odcięcia starego programu i mówimy dokładnie, do której godziny powstają w nim dokumenty, żeby nikt nie wystawiał faktury w dwóch systemach naraz. Po tej godzinie stany, rozrachunki i numeracja mają już jedno źródło.

Do samego dnia startu wchodzimy przygotowani, bo instalacja, konfiguracja bazy, uprawnienia i szablony dokumentów powstają wcześniej, przez sieć. Dzięki temu w firmie zostaje do zrobienia to, czego zdalnie zrobić się nie da: praca Waszych ludzi na własnych dokumentach i spisanie tego, co jeszcze nie działa. Ta lista jest tu najważniejsza, bo jest wykazem z nazwiskami i terminami, do którego obie strony mogą wrócić w listopadzie, a nie zapewnieniem o dopilnowaniu.

Co sprawdzamy przy odbiorze w hurtowni i w zakładzie przetwórczym?

Sześć operacji, dobranych tak, żeby przejść przez cały obieg dokumentu. Wykonują je Wasi ludzie, nasz inżynier tylko patrzy i notuje.

Co powstaje	Kto to wykonuje	Co uznajemy za wynik
Przyjęcie dostawy albo surowca	magazynier	stan rośnie, partia dostaje numer i datę przydatności
Wydanie z magazynu z etykietą	magazynier	etykieta drukuje się z właściwej wagi, kod czyta się skanerem
Faktura sprzedaży dla stałego odbiorcy	fakturzystka	właściwy cennik, właściwy termin płatności, poprawny wydruk
Korekta wystawionego dokumentu	fakturzystka	stan i rozrachunek wracają do wartości sprzed korekty
Zamknięcie dnia na stanowisku sprzedaży	osoba przy kasie	raport dobowy zgodny z sumą dokumentów
Przekazanie dokumentów księgowości	osoba prowadząca ewidencję	plik dochodzi do biura rachunkowego i daje się wczytać

Wiersz ostatni bywa pomijany przez wykonawców i wraca po miesiącu jako telefon z biura rachunkowego. Sprawdzamy go przy odbiorze, bo naprawa formatu wymiany po zamknięciu pierwszego okresu oznacza poprawianie dokumentów już zaksięgowanych.

Kto podpisuje protokół i co dzieje się z listą braków?

Podpisuje osoba, która w firmie odpowiada za pracę w systemie, a nie ta, która podpisywała zamówienie. Różnica jest praktyczna: właściciel podpisze wszystko, bo widzi działający program, a kierowniczka magazynu wie, że etykieta drukuje się o jedną czynność za długo.

Lista braków dzieli się na trzy grupy i każda ma inny bieg. Rzeczy z naszego zakresu poprawiamy zdalnie w uzgodnionym terminie, bez dodatkowej opłaty. Rzeczy zależne od kogoś innego, czyli od producenta wagi, dostawcy sklepu internetowego albo od Insertu, zgłaszamy w Waszym imieniu i pilnujemy terminu odpowiedzi. Rzeczy będące nowym pomysłem wyceniamy osobno i mówimy o tym od razu, żeby nie rosły w cichy dług.

Po zamknięciu listy wdrożenie przechodzi w opiekę. Zgłoszenia użytkowników przyjmuje helpdesk IT Olsztyn, a całe środowisko razem z serwerem obejmuje obsługa informatyczna firm Olsztyn.

Czym wdrożenie w przetwórni różni się od wdrożenia w biurze handlowym?

Trzema rzeczami, i wszystkie trzy dotyczą tego, jak opisany jest towar.

Pierwsza to partia. Produkt spożywczy nie jest jedną pozycją w kartotece, tylko serią partii z własnym numerem, datą i pochodzeniem, a system musi umieć powiedzieć, która partia poszła do którego odbiorcy. Ustawienie tego po starcie oznacza rozdzielanie stanów, które już się zbudowały.

Druga to jednostki. Surowiec przyjmowany na wagę, sprzedawany w opakowaniach i rozliczany w kilogramach wymaga przeliczników wpisanych raz i konsekwentnie, bo pomyłka w tym miejscu wychodzi dopiero przy inwentaryzacji.

Trzecia to etykieta. Na opakowaniu produktu spożywczego numer partii, data i waga muszą zgadzać się z tym, co siedzi w systemie, więc szablon etykiety, waga i drukarka są częścią wdrożenia, a nie osobnym zadaniem dla dostawcy urządzenia. Dlatego sprawdzamy je na towarze schodzącym z pakowni, bo wydruk próbny nie mówi nic o tym, jak kod zachowa się na zgniecionej folii.

Poza naszym zakresem zostaje logika samego Insertu, należąca do producenta. Nie piszemy dodatków i nie zmieniamy działania programu, natomiast błąd zgłaszamy producentowi za Was i wdrażamy obejście, o ile takie istnieje. Warunki formalne współpracy opisuje firma informatyczna Olsztyn, a termin prac ustalimy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 7 września 2026