Disaster Recovery i plan odtworzenia Opole

Kto po awarii dzwoni do kontrahenta i co ma powiedzieć

W większości planów odtworzenia pierwsze strony opisują serwery. W firmie spod Opola, która utrzymuje stałą wymianę dokumentów z odbiorcą zza granicy, pierwsza strona opisuje rozmowę.

Powód jest praktyczny. O awarii wiedzą wszyscy w firmie, bo widać ją od razu. Nie wie o niej jedyny uczestnik, który poniesie jej skutki na zewnątrz, czyli partner planujący u siebie przyjęcie towaru na podstawie Waszych dokumentów. Milczenie trwające pół dnia zamienia awarię techniczną w sprawę handlową, a sprawy handlowe żyją znacznie dłużej niż awarie.

W planie stoi więc gotowa treść wiadomości, imię osoby, która ją wysyła, i jej zastępca. Treść jest krótka i mówi trzy rzeczy: co się stało w kategoriach zrozumiałych dla odbiorcy, kiedy spodziewamy się pierwszej paczki i jaką drogą przekażemy dokumenty, gdyby normalny kanał nie wrócił do tego czasu. Nie ma w niej przeprosin rozpisanych na akapit ani szczegółów technicznych.

Jaki kanał zastępczy uzgadniamy przed awarią

To najczęściej pomijany element i jednocześnie ten, który ratuje najwięcej. Normalna wymiana idzie ustaloną drogą, zwykle przez serwer transferu z kluczami i uzgodnionym formatem plików. Gdy ta droga znika, potrzebna jest druga, która nie zależy od tej samej maszyny.

Uzgadniamy ją z partnerem zawczasu i zapisujemy w planie razem z jego danymi kontaktowymi. Bywa to wskazany adres poczty z ustalonym formatem załącznika, bywa skrzynka po stronie odbiorcy, bywa panel w jego systemie, do którego ktoś u Was ma konto założone specjalnie na tę okoliczność. Konto to sprawdzamy raz na pół roku, bo konta nieużywane wygasają cicho.

Warunek jest jeden i nie robimy tu wyjątków: kanał zastępczy musi być sprawdzony przynajmniej raz w warunkach spokojnych. Droga uzgodniona wyłącznie na papierze zawodzi w tym samym momencie, w którym jest potrzebna, i wtedy dwie firmy próbują ustalić przez telefon, w dwóch językach, jak przesłać plik.

W jakiej kolejności wraca firma z halą i wymianą danych

Kolejność wynika z tego, co odblokowuje pracę na zewnątrz, a nie z tego, co najłatwiej odtworzyć.

Krok	Co wraca	Co zaczyna działać	Rząd wielkości
1	logowanie i katalog użytkowników	dostęp do czegokolwiek, także terminali w hali	kilkanaście minut
2	serwer transferu i klucze kontrahentów	możliwość wysłania paczki, choćby ręcznie	kilkadziesiąt minut
3	baza systemu magazynowego	przyjęcia, wydania i dokumenty w systemie	zależy od rozmiaru, mierzone przy próbie
4	wydruk etykiet i dokumentów	załadunek bez zapisywania na papierze	krótko, po powrocie serwera wydruku
5	pliki, skany, korespondencja handlowa	rozliczenia i odpowiedzi na pytania partnera	godziny, w tle
6	archiwum umów i rozliczeń	odpowiedź na kontrolę i na reklamację	osobnym torem, poza godzinami szczytu

Wiersz drugi stoi wysoko wbrew intuicji technicznej. Serwer transferu bez bazy nie ma czego wysyłać, ale ma klucze i adresy, a to pozwala przekazać partnerowi choćby dokument przygotowany ręcznie. Odwrotna kolejność oznacza gotową paczkę, której nie ma jak dostarczyć.

Wiersz szósty świadomie zostaje na końcu. Archiwum liczone w latach nie musi wracać razem z halą i nie powinno, bo jego odtwarzanie zabiera pasmo i sprzęt potrzebne w tej chwili gdzie indziej.

Kto o czym decyduje w pierwszej godzinie

Plan przypisuje decyzje imiennie, nie stanowiskom, i do każdej dopisuje zastępcę. Trzy z nich powtarzają się w każdej firmie tego typu.

Pierwsza: czy odtwarzamy dane sprzed ostatniej udanej kopii, godząc się na utratę tego, co powstało później. Odpowiada za nią osoba znająca ciężar tych godzin dla firmy, zwykle właściciel albo kierownik magazynu, i musi mieć zastępcę, bo pytanie pada często rano.

Druga: czy uruchamiamy kanał zastępczy do partnera, czy czekamy na powrót normalnego. Odpowiada osoba prowadząca kontakt handlowy, bo to ona zna warunki umowy i to ona będzie z tego tłumaczyć się później.

Trzecia: czy hala pracuje dalej na papierze, czy wstrzymuje przyjęcia. Odpowiada kierownik zmiany, na podstawie liczby awizowanych dostaw i tego, ile z nich da się przyjąć bez systemu.

Inżynier nie podejmuje żadnej z tych trzech decyzji i to jest w planie napisane wprost. Podaje stan, warianty i czasy, natomiast wybór jest Wasz, bo jego skutki są handlowe.

Jak ćwiczymy i co z tego wychodzi

Raz w roku, w dniu wolnym po stronie odbiorcy, bierzemy jedno zdarzenie z listy i przechodzimy przez nie od początku do końca. Nie zatrzymujemy przy tym produkcji: odtwarzamy dane do środowiska odciętego od sieci, a resztę, czyli rozmowy i decyzje, przeprowadzamy naprawdę, z prawdziwymi ludźmi i z prawdziwym zegarem.

Z każdego ćwiczenia wychodzi lista rzeczy, które rozminęły się z dokumentem. Zwykle są to drobiazgi, których nie da się przewidzieć przy biurku: numer telefonu do partnera zapisany do osoby, która zmieniła pracę, konto w panelu odbiorcy wygasłe po pół roku bez użycia, hasło do rejestratora znane wyłącznie jednej osobie, formularz przyjęcia towaru bez miejsca na numer awizacji.

Poprawiamy je od razu i wpisujemy datę ćwiczenia do dokumentu. Ta data jest zresztą osobno użyteczna, bo pytają o nią kwestionariusze dostawcy przysyłane przez zagranicznych kontrahentów.

Czego ten dokument nie załatwia

Nie zastępuje kopii, nie skraca odtwarzania danych i nie kupi Wam środowiska zapasowego. Nie chroni też przed samą awarią, bo opisuje to, co po niej. Kopie i ich testy prowadzi backup danych firmy, narzędzie do uruchamiania maszyn z kopii opisuje Veeam, a nadzór, dzięki któremu o zdarzeniu wiadomo wcześnie, monitoring IT. Termin napisania planu ustalimy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 14 sierpnia 2026