Audyt licencji oprogramowania Opole

Skąd bierze się bałagan licencyjny w zakładzie należącym do grupy?

Z dwóch źródeł, które nigdy nie zostały ze sobą zestawione. Pierwsze to zakupy sprzed wejścia do grupy: systemy kupione ze sprzętem, programy branżowe nabyte kilkanaście lat temu, pakiety biurowe uzupełniane po jednym przy każdym nowym komputerze. Dowody na to leżą w segregatorach, w skrzynce byłego księgowego i w mailach osoby, która już nie pracuje.

Drugie to oprogramowanie przychodzące z umowy właściciela. Dział IT grupy przydziela dostęp do pakietu biurowego, do narzędzi bezpieczeństwa i do systemu raportowego, często bez przekazania zakładowi szczegółów. Po dwóch latach nikt na miejscu nie wie, co jest czyje, co można przenieść, a co przestanie działać, jeżeli właściciel zmieni umowę albo sprzeda spółkę.

Co dokładnie zestawiamy?

Obszar	Stan faktyczny	Podstawa uprawnienia
Systemy na komputerach	wersje z inwentaryzacji sprzętu	dowód zakupu, naklejka, umowa grupowa
Pakiet biurowy	konta aktywne i faktycznie używane	subskrypcja własna albo z umowy właściciela
Systemy serwerowe	liczba serwerów i rdzeni	licencja serwerowa plus prawa dostępowe
Bazy danych	wersja i sposób licencjonowania	zwykle najdroższa i najczęściej źle policzona
Programy branżowe	kto ich używa i jak często	umowy z dostawcami, często bez limitu w treści
Narzędzia inżynierskie	liczba stanowisk i licencje pływające	umowa z opisem sposobu współdzielenia
Oprogramowanie wgrane samodzielnie	spis ze stacji	zwykle brak jakiejkolwiek podstawy

Wiersz o prawach dostępowych do serwera jest tym, na którym najczęściej powstaje niedopłata. Firma kupuje serwer wraz z systemem i uznaje sprawę za zamkniętą, podczas gdy każdy użytkownik albo urządzenie korzystające z tego serwera wymaga osobnego uprawnienia. Przy kilkudziesięciu stanowiskach różnica jest wyraźna i wychodzi dopiero przy weryfikacji ze strony producenta.

Co się dzieje, gdy przychodzi pismo o weryfikacji?

Nic gwałtownego, i to jest pierwsza rzecz, którą warto powiedzieć. Producenci zaczynają od prośby o samodzielne zestawienie, dają na nie termin i dopiero na tej podstawie prowadzą dalszą rozmowę. Firma, która ma spis i dowody, kończy sprawę wymianą dokumentów. Firma, która ich nie ma, zaczyna gorączkowe poszukiwania i często odsyła dane niepełne, co przedłuża sprawę o miesiące.

Najgorszą reakcją jest odpowiedź napisana z pamięci w pierwszym odruchu, żeby mieć to z głowy. Deklaracja rozmijająca się ze stanem faktycznym zmienia charakter całej rozmowy, bo od tego momentu dotyczy ona już nie liczby licencji, tylko wiarygodności podanych informacji. Kilka dni na spis jest inwestycją o bardzo dobrej stopie zwrotu.

Czy audyt zawsze kończy się dokupieniem licencji?

Nie i to zaskakuje część firm. Zestawienie działa w obie strony: pokazuje braki, ale też nadwyżki, czyli rzeczy opłacane bez powodu. Typowe pozycje to subskrypcje przypisane osobom, które odeszły, dwa narzędzia do tego samego zadania kupione przez różne działy oraz plan wyższy, niż wymaga sposób pracy zespołu.

W zakładzie należącym do grupy dochodzi jeszcze jedna sytuacja: oprogramowanie opłacane lokalnie, choć jest już objęte umową właściciela. Nikt tego nie zauważa, bo faktury idą przez dwa różne budżety. Wskazanie takich pozycji potrafi pokryć koszt audytu w skali jednego roku, więc zawsze liczymy oszczędność razem z brakiem.

Czego ten audyt nie obejmuje?

Nie jest opinią prawną dotyczącą treści umów licencyjnych, choć wskazuje zapisy wymagające takiej opinii. Nie obejmuje zakupu brakujących licencji i nie pośredniczymy w nim, żeby wynik nie zależał od naszego zarobku na sprzedaży. Nie zastępuje weryfikacji prowadzonej przez producenta i nie daje wobec niej żadnej ochrony.

Stan całego zaplecza pokaże audyt IT, zgodność z normą audyt ISO 27001, a sprawy danych osobowych audyt RODO. Zakres ustalimy przez kontakt.

Treść sprawdzona i zaktualizowana: 14 sierpnia 2026