250 starego sprzętu i jedno pytanie. Jak się go legalnie pozbyć? Potrzebny jest audyt sprzętu aby ustalić czy nadaje się on do użytku, jakiej jest klasy oraz jaka jest jego wartość. Nie zapominajmy o obowiązku kasowania danych. Tym wszystkim zajedliśmy się dla naszego klienta.
NAWA (Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej) to państwowa agencja zatrudniająca ok. 120-150 osób oraz zajmująca się umiędzynarodowieniem polskiej nauki i szkolnictwa wyższego. Działa pod nadzorem ministra ds. nauki oraz finansują wiele programów, które pozwalają polskiemu szkolnictwu działać na całym świecie.
W dużym skrócie:
Audyt sprzętu ma za zadanie na papierze potwierdzić:
Jako jednostka audytująca bierzemy pełną odpowiedzialność za rzetelne potwierdzenie stanu rzeczywistego danego urządzenia. Sprawdzamy szczegółowo każde urządzenie za pomocą specjalistycznego oprogramowania, dzięki czemu wykluczamy czynnik ludzki ze sprawdzania parametrów technicznych.
Po takim audycie firma dostaje pełen raport wraz z opisem i zdjęciami ewentualnych uszkodzeń. Tym raportem może się posługiwać podczas sprzedaży lub zleceniu napraw danego sprzętu.
Nie mogą one same z siebie zadecydować o sprzedaży lub wyrzuceniu danego sprzętu. Muszą mieć one jakąś podkładkę. Tutaj na białym koniu wjeżdża UXU i audytuje wasz sprzęt. Dzięki czemu macie podkładkę co z danym sprzętem powinniście zrobić.
Zacznijmy może od liczb:
Każde urządzenie wymaga innego podejścia, nie mówiąc o tym, że wśród typu urządzenia mamy różne modele urządzeń, co również utrudnia sprawę.
Mogę Ci jakoś pomóc?
W pierwszej kolejności wypadałoby odebrać sprzęt od klienta ponieważ audyt trwał zdecydowanie więcej niż jeden dzień. Tak też zrobiliśmy. Po zapakowaniu sprzętu na busa i przetransportowaniu do naszej siedziby ekipa audytująca zaczęła prace.
W pierwszej kolejności trzeba było oznaczyć cały sprzęt. W grę weszły naklejki odporne na temperaturę, aby nie odkleiły się podczas pracy urządzenia. Poza podstawowym oznaczeniem urządzenia składającym się z typu sprzętu oraz numeru porządkowego np. PC027 oznacza 27 komputer stacjonarny, na naklejce widniał też kod QR pozwalający po zeskanowaniu od razu wyświetlić wszystkie dane odnośnie tego urządzenia w naszej aplikacji lub w naszym panelu klienta. A jak wyglądała taka naklejka?
źródło: ZdjęcieOględziny oraz testy sprawnościPo oznaczeniu urządzenia musieliśmy:
Przy urządzeniach nieposiadających nośników pamięci historia tutaj się kończyła, a co z resztą?
W urządzeniach posiadających nośniki pamięci, takie jak komputery czy telefony, musieliśmy wykasować dane. Nie jest to zwykłe kliknięcie "formatuj" na dysku. Musieliśmy zadbać o to, aby tych danych nie dało się już przywrócić. Użyliśmy do tego programu Active@KillDisk, dzięki któremu do każdego wyczyszczonego dysku mieliśmy elektroniczny certyfikat, który potwierdzał wykonanie czyszczenia dysku.
Po kasowaniu zostało tylko wprowadzenie certyfikatów do naszego panelu klienta i wygenerowanie raportu z całego procesu.
W raporcie było tak naprawdę wszystko. Wszystkie zdjęcia, każdy opis, certyfikaty, uszkodzenia, niesprawności oraz to co najważniejsze dla klienta czyli liczby. Podsumowania całości w postaci tabelek. Jakie ilości sprzętu trafiły do jakiej kategorii, ile to wszystko jest warte, które modele są najbardziej uszkodzone itd. Przykładowe podsumowanie kategorii i wartości z naszego raportu (z wstawionymi przykładowymi danymi z uwagi na bezpieczeństwo danych klienta).
źródło: Przykładowy raport poaudytowyDostarczenie sprzętu klientowiNa sam koniec po wykonaniu audytu w ciągu 7 dni, dostarczyliśmy klientowi sprzęt w wyznaczonym terminie. Nie powstrzymała nas nawet przeszkoda w postaci braku windy na piąte piętro. Sprawnie wnieśliśmy całość sprzętu wraz z 2 przemysłowymi drukarkami.
Potem zostało tylko odebranie sprzętu przez klienta oraz sprawdzenie czy wszystko się zgadza. Niestety tego kroku nie da się przyspieszyć i najwięcej czasu zeszło właśnie na tym.
Mogę Ci jakoś pomóc?
Ostatnim krokiem było przekazanie raportu w postaci: PDF, XML, paczki ze zdjęciami, paczki z certyfikatami, oraz certyfikatów w jednym PDF. Oczywiście wszystkie te dane były też w głównym PDF, ale czasem klientowi wystarczy sięgnięcie do certyfikatów zamiast wertować 1117-stronicowy raport, bo dokładnie tyle miał stron.
250 sztuk sprzętu, 7 dni i masa roboty do zrobienia. A jaki był efekt? Zadowolony klient, który nareszcie może się pozbyć całego magazynu sprzętu, z którym nie ma co zrobić.
Nie wierzycie, że klient był zadowolony? Sprawdźcie referencje, które od niego dostaliśmy, a jeżeli wy też macie w firmie magazyn zawalony starym sprzętem i nie wiecie co z nim zrobić, to napiszcie do nas i pozbądźcie się problemu.
Mogę Ci jakoś pomóc?
Zestaw zmienia się codziennie, więc przy kolejnej wizycie zobaczysz inny wycinek bloga.
Firma Y dostała prezent: wypłynęła kompletna baza klientów jej największego konkurenta. Hasła, problemy, słabości - wszystko na talerzu. Wystarczyło zadzwonić do tych klientów, prawda? Zobaczcie, co z tego wyszło i jaka lekcję płynie z tego dla całej branży.
Czytaj artykułStary komputer w zakurzonym garażu jako serwer, dodatkowo z przepełnionymi dyskami, to sposób na katastrofę, a nie nowoczesna firma. Zmigorwaliśmy infrastrukturę klienta na bezpieczne środowisko i uporządkowaliśmy to co nas zaskoczyło w systemach.
Czytaj artykułWszystkie ważne pliki na komputerach pracowników i brak centralnego miejsca do zarządzania pocztą. Z czym się to wiąże i jakie problemy to może generować? Co się zmieniło w codziennej rutynie zwykłego pracownika?
Czytaj artykułKrótka rozmowa wystarczy, żeby ocenić zakres prac i podać widełki kosztu. Bez zobowiązań.
Klikając „Akceptuję”, zgadzasz się na przechowywanie plików cookie przez UXU w celu poprawy działania strony, analizy i wsparcia działań marketingowych.