Google Workspace to firmowa poczta, dyski i pakiet biurowy działające w przeglądarce, rozliczane za użytkownika. Ten tekst opisuje, jak to działa i co warto wiedzieć, zanim firma się na to zdecyduje.
Google Workspace to zestaw narzędzi do pracy biurowej sprzedawany firmom w abonamencie: poczta pod własną domeną, dysk na pliki, edytory dokumentów i arkuszy, kalendarz, wideorozmowy i konta użytkowników z uprawnieniami. Całość działa w przeglądarce, a nie jako program instalowany na komputerze, i to jedno założenie tłumaczy większość różnic opisanych niżej.
Podstawą nie jest skrzynka, tylko konto. To ono decyduje, do jakich plików pracownik ma dostęp, w jakich kalendarzach widnieje, do których wideorozmów wejdzie i czym potwierdza tożsamość przy logowaniu. Administrator zakłada je, nadaje uprawnienia i, co ważniejsze, odbiera je jednym ruchem przy odejściu pracownika.
Konsekwencja jest korzystna i rzadko doceniana: pożegnanie pracownika przestaje być zbieraniem dostępów po kilkunastu systemach, a staje się jedną czynnością. Konsekwencja odwrotna jest taka, że przejęcie firmowego konta daje napastnikowi dostęp do wszystkiego naraz, dlatego drugi składnik logowania nie jest tu dodatkiem, tylko warunkiem sensowności całego układu.
Pliki leżą na dysku w usłudze, a nie na komputerze. Kilka osób może pracować na tym samym dokumencie w tej samej chwili, widząc nawzajem swoje kursory, a każda zmiana trafia do historii wersji, z której da się wrócić do stanu sprzed tygodnia.
Udostępnianie odbywa się przez uprawnienie do pliku, nie przez wysłanie kopii w załączniku. To zmienia codzienne nawyki bardziej niż jakakolwiek funkcja: znika kategoria problemów zaczynająca się od pytania, która wersja z pięciu przysłanych mailem jest tą właściwą.
Oba pakiety obejmują ten sam zakres: pocztę, pliki, pakiet biurowy i spotkania. Różnią się punktem ciężkości.
W Workspace dokument powstaje i żyje w przeglądarce, a praca bez internetu jest trybem dodatkowym. W Microsoft 365 plik na dysku pozostaje pełnoprawnym obywatelem, a program biurowy zainstalowany na komputerze jest normalnym sposobem pracy, choć pliki również mogą leżeć w chmurze.
Dla firmy pracującej głównie w przeglądarce różnica bywa niewidoczna. Staje się widoczna w dwóch sytuacjach: gdy pojawia się program księgowy, magazynowy albo branżowy oczekujący pliku w formacie pakietu Microsoftu, oraz gdy ktoś przysyła arkusz z rozbudowanymi mechanizmami, które po otwarciu w innym edytorze zachowują się inaczej.
To najważniejsza rzecz do zrozumienia i najczęściej pomijana przy planowaniu. Dokument utworzony w edytorze Google nie jest plikiem w klasycznym rozumieniu, który dałoby się skopiować na pendrive. Jest zapisem w usłudze, a to, co widać na dysku, to odnośnik do niego.
Wynikają z tego trzy praktyczne rzeczy. Pierwsza: żeby dokument otworzył ktoś spoza usługi, trzeba go wyeksportować, czyli zapisać w formacie pakietu biurowego albo w formacie do druku, a eksport jest zamianą na najbliższy odpowiednik, nie przeniesieniem jeden do jednego. Druga: kopia zapasowa takich dokumentów wymaga świadomej decyzji, bo skopiowanie zawartości dysku nie kopiuje ich zawartości. Trzecia: odnośnik wklejony do umowy, wiadomości albo do dokumentacji przestaje działać w chwili, gdy dokument zostanie przeniesiony, a konto usunięte razem z pracownikiem zabiera ze sobą pliki, których był właścicielem, jeśli wcześniej nikt ich nie przekazał.
Trzy pytania oszczędzają najwięcej kłopotu. Czy programy używane w firmie potrzebują plików w formacie Microsoftu i jak często. Kto będzie właścicielem dokumentów: pracownik czy dysk zespołu, bo od tego zależy, co się stanie po jego odejściu. Oraz co się dzieje przy wyjściu z usługi, bo eksport całości jest wykonalny, ale zamienia dokumenty na inny format i wymaga czasu, a im później ktoś o to zapyta, tym więcej treści zdążyło powstać.
Nie sprawdzi się w firmie, w której praca opiera się na programach instalowanych lokalnie i wymieniających pliki w formacie Microsoftu, bo każda taka wymiana będzie kosztowała eksport i import. Nie zastąpi kopii zapasowej: kosz oraz historia wersji nie pełnią jej roli, a odpowiedzialność za dane pozostaje po stronie firmy. I nie działa dobrze przy słabym łączu, bo praca w przeglądarce przenosi ryzyko przestoju z serwera na łącze, a to w części lokalizacji jest realną różnicą.
Mogę Ci jakoś pomóc?
Ten tekst jest dla firmy, która wybiera platformę do codziennej pracy i chce wiedzieć, czym ten wybór skończy się za dwa lata. Opisujemy różnice widoczne w pracy zespołu, przenoszenie poczty w obie strony i rachunek za zmianę zdania.
Czytaj wpis
Wystarczy jeden wyciek bazy danych gdzieś w internecie, żeby hasło do Twojej poczty firmowej przestało być tajemnicą. Pokazuję, jak działa uwierzytelnianie wieloskładnikowe i dlaczego to jeden z najprostszych sposobów, żeby to zablokować.
Czytaj wpisKlikając „Akceptuję”, zgadzasz się na przechowywanie plików cookie przez UXU w celu poprawy działania strony, analizy i wsparcia działań marketingowych.